Importer des documents à partir d’un service de messagerie
Importez des pièces jointes d’e-mail (et, si nécessaire, le corps de l’e-mail) dans Vantage depuis une boîte aux lettres Microsoft 365 via Microsoft Graph, un compte Microsoft ou toute autre boîte aux lettres IMAP.
Vous pouvez importer les pièces jointes d’e-mail de votre boîte aux lettres dans ABBYY Vantage et, si nécessaire, y inclure le corps de l’e-mail. L’activité Input accède à un seul dossier de messagerie par compétence.
Après la publication de la compétence, Vantage vérifie le dossier de messagerie spécifié une fois par minute.
Vantage traite chaque nouvel e-mail comme suit :
Si l’e-mail contient des pièces jointes, une nouvelle transaction est créée pour l’ensemble des pièces jointes du message.
Si l’importation du corps de l’e-mail est activée, le corps de l’e-mail est converti en HTML et ajouté à la même transaction. Vantage traite également les e-mails intégrés de premier niveau et leurs pièces jointes.
Vantage importe jusqu’à 50 e-mails par vérification. Si plus de 50 e-mails sont en attente, il importe les 50 plus anciens et traite les autres lors des vérifications suivantes.
Si le débit devient un facteur limitant, répartissez le travail entre deux compétences, chacune avec son propre dossier de messagerie, afin que deux agents récupèrent les e-mails en parallèle.
Vantage enregistre les données suivantes dans les paramètres d’enregistrement de la transaction :
Parameter name
Description
EmailSubject
Le sujet de l’e-mail.
EmailDate
La date et l’heure d’envoi de l’e-mail, y compris le fuseau horaire. Format : MM/DD/YYYY HH:MM:SS +/-HH:MM.
EmailSender*
L’adresse e-mail de l’expéditeur.
EmailAddressee*
Les adresses e-mail des destinataires, séparées par des virgules sans espace.
EmailCopyAddressee*
Les adresses e-mail des destinataires en copie, séparées par des virgules sans espace.
** Vantage stocke uniquement les adresses e-mail, et non les noms de l’expéditeur ou des destinataires.*
Vantage ne crée pas de paramètres dont la valeur est vide. Par exemple, si un e-mail n’a pas d’objet, la transaction n’aura pas de paramètre d’enregistrement EmailSubject.
Vantage enregistre le type de source (MailImport) et le nom du fichier source dans les paramètres d’enregistrement du document SourceType et SourceFileName.Pour consulter les paramètres d’enregistrement du document et de la transaction, ajoutez les colonnes correspondantes dans la section Transactions de Skill Monitor.Vantage les exporte également vers le fichier JSON de sortie, que vous configurez dans la section Exported Data de l’activité Output. Les paramètres d’enregistrement de la transaction sont aussi disponibles via l’API Vantage.Les noms de fichier ne peuvent pas contenir les caractères suivants ; Vantage remplace chacun d’eux par un trait de soulignement lorsque vous téléversez le fichier : / : ? # [ ] @ ! $ & ' ( ) * + , ; = \. Vantage enregistre les noms de fichier d’origine dans les paramètres d’enregistrement du document. Récupérez-les à l’aide d’un exemple de script d’activité personnalisée.
Si le format d’une pièce jointe n’est pas pris en charge, la transaction échoue et le traitement s’arrête pour tous les autres documents qu’elle contient. Consultez l’erreur correspondante dans la section Error log de Skill Monitor.Si un e-mail n’a pas de pièces jointes et que l’importation du corps du message est désactivée, Vantage ne crée aucune transaction, mais marque quand même l’e-mail comme traité.Vantage supprime définitivement les e-mails traités ou les déplace vers le dossier que vous spécifiez lors de la configuration de la connexion à la boîte aux lettres. Les e-mails qui ne peuvent pas être importés sont déplacés vers le dossier des exceptions que vous spécifiez.
Si un e-mail est importé avec succès mais que la transaction échoue, l’e-mail est placé dans le dossier Processed.
Si Vantage ne peut pas accéder au dossier d’importation, il consigne une erreur dans la section Error log de Skill Monitor.
Accorder à ABBYY Vantage l’accès à Microsoft Graph
Avant que les membres de votre organisation puissent utiliser Sign in with Microsoft Graph, un administrateur Microsoft 365 doit exécuter une seule fois un script PowerShell. Ce script ajoute l’application d’entreprise ABBYY Vantage à votre tenant Microsoft Entra si elle n’y figure pas encore, puis accorde à ABBYY Vantage les autorisations dont elle a besoin, au nom de tous les utilisateurs du tenant.Si vous utilisez uniquement Sign in with Microsoft ou Sign in with other email account, vous n’avez pas besoin d’exécuter ce script.Pour exécuter le script, vous devez disposer d’un compte doté au minimum du rôle Cloud Application Administrator dans Microsoft Entra ID. Pour plus d’informations, consultez Accorder ou révoquer des autorisations d’API par programmation.
Dans PowerShell, exécutez le script suivant en remplaçant <your-tenant-id> par l’ID de votre tenant. Lorsque vous y êtes invité, connectez-vous avec votre compte administrateur et acceptez les autorisations demandées par Microsoft Graph PowerShell.
Connect-MgGraph -TenantId "<your-tenant-id>" ` -Scopes "Application.ReadWrite.All","DelegatedPermissionGrant.ReadWrite.All"$appId = "084b980d-4a5f-4014-8309-6f8fe7187193"# 1. Créer le principal de service (application d'entreprise) s'il est absent$sp = Get-MgServicePrincipal -Filter "appId eq '$appId'"if (-not $sp) { $sp = New-MgServicePrincipal -AppId $appId}# 2. Principal de service de Microsoft Graph dans ce tenant (existe toujours)$graph = Get-MgServicePrincipal -Filter "appId eq '00000003-0000-0000-c000-000000000000'"# 3. Étendues à accorder, séparées par des espaces$scopes = "openid profile email offline_access User.Read Mail.ReadWrite Mail.ReadWrite.Shared IMAP.AccessAsUser.All"# 4. Créer l'octroi, ou le mettre à jour s'il existe déjà$grant = Get-MgOauth2PermissionGrant -Filter "clientId eq '$($sp.Id)' and resourceId eq '$($graph.Id)' and consentType eq 'AllPrincipals'"if ($grant) { Update-MgOauth2PermissionGrant -OAuth2PermissionGrantId $grant.Id -Scope $scopes} else { New-MgOauth2PermissionGrant -BodyParameter @{ clientId = $sp.Id consentType = "AllPrincipals" resourceId = $graph.Id scope = $scopes }}
Le script accorde à ABBYY Vantage les autorisations déléguées suivantes : openid, profile, email, offline_access, User.Read, Mail.ReadWrite, Mail.ReadWrite.Shared et IMAP.AccessAsUser.All.Si ABBYY Vantage dispose déjà d’un octroi dans votre tenant, le script le met à jour. Vous pouvez donc réexécuter le script sans risque.
Une fois le script exécuté, les utilisateurs de votre organisation peuvent connecter leur boîte aux lettres via Sign in with Microsoft Graph.
Cliquez sur le bloc de l’activité Input dans votre flow de traitement des documents. Si le flow ne contient pas encore d’activité Input, ajoutez-en une depuis le volet Activities.
2
Sélectionner Email comme source supplémentaire
Dans le volet des actions (Actions), cochez Select additional source et choisissez Email.
Sélection d’Email comme source Input supplémentaire
3
Ouvrir les paramètres et choisir le type de compte
Cliquez sur Settings. La boîte de dialogue Input Settings: Email s’ouvre. Sélectionnez un type de compte, puis cliquez sur Continue.Les types de compte disponibles sont Sign in with Microsoft, Sign in with Microsoft Graph et Sign in with other email account. L’option Sign in with Microsoft Graph n’apparaît que si Microsoft Graph est activé dans votre environnement.
Indiquer les dossiers d’importation et des exceptions
Une fois que vous êtes connecté, la boîte de dialogue affiche Select required folders. Dans Import folder, sélectionnez le dossier à partir duquel Vantage importe les e-mails. Dans Exception folder for emails that could not be imported, sélectionnez le dossier destiné aux e-mails que Vantage ne parvient pas à importer.Une fois la compétence publiée, Vantage crée un dossier VantageProcessing dans le dossier d’importation indiqué. Les e-mails sont d’abord déplacés vers ce dossier de service, puis Vantage les traite selon vos paramètres.
Ne sélectionnez pas un dossier d’importation déjà utilisé par une autre Compétence de processus de votre tenant. Si plusieurs compétences partagent le même dossier d’importation, il est impossible de contrôler quelle compétence traite un e-mail donné.
6
Choisir l’action à appliquer aux e-mails traités
Dans What to do with successfully imported emails, sélectionnez Delete pour supprimer définitivement les e-mails traités. Delete est l’option par défaut et ne nécessite aucun dossier.Pour conserver les e-mails traités, sélectionnez Move to a folder. Un champ obligatoire, Folder for successfully imported emails, s’affiche. Sélectionnez le dossier de destination.
Paramètres des dossiers et de post-traitement dans la boîte de dialogue Input Settings: Email
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(Facultatif) Activer l’importation du corps des e-mails
L’option Import mail body est désactivée par défaut. Activez-la pour importer le corps de l’e-mail. Vantage convertit le corps au format HTML et l’ajoute à la même transaction que les pièces jointes.
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Enregistrer
Cliquez sur Save. Vantage enregistre les paramètres et ferme la boîte de dialogue.
L’adresse e-mail connectée à l’activité s’affiche dans le volet des actions (Actions) lorsque vous sélectionnez le bloc Input. Cliquez sur Settings sous l’adresse e-mail pour afficher ou modifier les paramètres d’importation actuels. Pour déconnecter le compte de messagerie, cliquez sur Sign out dans la boîte de dialogue Input Settings: Email. Les modifications apportées aux paramètres ne prennent effet qu’une fois la compétence publiée.
La déconnexion du compte de messagerie réinitialise tous les paramètres.
Dans la boîte de dialogue de connexion Microsoft, sélectionnez votre compte actuel si vous y êtes déjà connecté, ou utilisez-en un autre. Une fois l’authentification réussie, la boîte de dialogue de connexion se ferme.La première fois que vous vous connectez avec un compte Microsoft, Vantage demande l’autorisation de :
Se connecter à l’application à l’aide d’un compte professionnel ou scolaire.
Accéder à l’adresse e-mail principale et aux informations de profil de base de l’utilisateur.
Accéder aux informations de l’utilisateur et les mettre à jour, même lorsque celui-ci n’utilise pas l’application.
Accéder aux e-mails dans les boîtes aux lettres de l’utilisateur, ainsi que les mettre à jour, les créer et les supprimer (mais sans les envoyer).
Sign in with Microsoft Graph se connecte à une boîte aux lettres Microsoft 365 via l’API Microsoft Graph plutôt que via IMAP. C’est l’option recommandée pour une boîte aux lettres Microsoft 365. Vous n’avez pas besoin de saisir d’adresse ni de port de serveur de messagerie.Avant que quiconque dans votre organisation puisse utiliser cette option, votre administrateur Microsoft 365 doit exécuter un script de configuration, une seule fois. Pour plus d’informations, consultez Accorder à ABBYY Vantage l’accès à Microsoft Graph.Connectez-vous au compte Microsoft propriétaire de la boîte aux lettres. Une fois l’authentification réussie, la boîte de dialogue de connexion se ferme et vous passez à la sélection des dossiers.Microsoft Graph importe les mêmes formats de pièces jointes que les autres types de comptes et les traite de la même manière.Si la connexion réussit mais que Vantage ne parvient pas à accéder à la boîte aux lettres, la boîte de dialogue affiche une erreur HTTP 403. Le compte est bien connecté, mais il ne dispose pas de l’autorisation nécessaire à Vantage sur la boîte aux lettres.Si l’option n’apparaît pas dans la boîte de dialogue Input Settings: Email, Microsoft Graph n’est pas activé dans votre environnement. Contactez votre équipe de compte ABBYY.
Indiquez votre adresse e-mail et votre mot de passe, l’adresse du serveur IMAP et le port IMAP. Le port par défaut est 993 ; il est rarement nécessaire de le modifier. Cliquez sur Se connecter.Si Vantage ne parvient pas à se connecter au serveur, la boîte de dialogue de connexion au compte reste ouverte et une icône d’erreur s’affiche à côté des champs de saisie.
Indicateurs d’erreur de connexion à la messagerie dans la boîte de dialogue Input Settings: Email
Si toutes les informations saisies sont correctes, l’erreur de connexion provient généralement de l’une des causes suivantes.
Cause
Solution
Le serveur de messagerie a bloqué une tentative de connexion suspecte.
Consultez votre messagerie. Si vous avez reçu une notification concernant une tentative de connexion bloquée, confirmez que cette tentative venait bien de vous.
Le compte est un compte Google sans authentification à deux facteurs, et l’accès des applications moins sécurisées est restreint.
Autorisez l’accès des applications moins sécurisées et, si vous y êtes invité, confirmez la tentative d’accès de Vantage.
Le serveur exige un mot de passe spécifique à l’application.
Certains services, tels que Yahoo et Google avec authentification à deux facteurs, exigent des mots de passe spécifiques pour les applications tierces. Générez-en un en suivant les instructions du service, puis utilisez-le dans les paramètres de l’activité Input.
Une fois l’authentification réussie, l’adresse e-mail connectée s’affiche dans la boîte de dialogue Input Settings: Email.
Les administrateurs peuvent désactiver l’importation de documents dans Skill Monitor. La désactivation de l’importation par e-mail n’affecte pas l’importation de documents via l’API.
