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Pour lire les informations figurant sur des formulaires, une application de traitement de formulaires doit :
  1. Déterminer l’emplacement des éléments du formulaire.
  2. Séparer le contenu des champs des bordures de champ, du marquage de texte, des arrière-plans, du texte explicatif, etc.
Les formulaires lisibles par machine permettent au programme d’exécuter ces tâches. Pour que la première tâche soit exécutée correctement, les formulaires doivent correspondre au modèle de formulaire ou à la Document Definition, c’est-à-dire que l’emplacement de tous les éléments du formulaire doit être identique sur tous les formulaires d’un même type. Pour que la seconde tâche soit exécutée correctement, les formulaires doivent être conçus pour la saisie automatisée, c’est-à-dire de manière à ce que le programme puisse facilement distinguer les données à capturer des éléments de formulaire non reconnaissables, tels que les bordures de champ, le marquage de texte, les arrière-plans ou le texte explicatif.