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Lors du traitement de documents, vous pouvez avoir besoin de vérifier les données qui en sont extraites par rapport aux enregistrements stockés dans des catalogues de données. Les règles de recherche dans un catalogue de données vous permettent d’automatiser cette tâche. Avec ces règles, vous pouvez :
  • Comparer des factures et des commandes avec des bases de données de fournisseurs et de destinataires
  • Renseigner automatiquement les champs manquants du document à l’aide d’enregistrements correspondants du catalogue, tels que :
    • Numéros de commande et montants
    • Informations sur l’entreprise
    • Noms et descriptions des biens et services
Pour plus d’informations sur les catalogues de données pour les Compétences de document, voir Utilisation des catalogues de données. Pour créer une règle de recherche dans un catalogue de données, procédez comme suit :
  1. Cliquez sur New Rule dans les propriétés du champ.
  2. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, choisissez Data Catalog Lookup comme type de règle et cliquez sur Next.
  3. Dans la liste déroulante Data Catalog for Lookup, sélectionnez un catalogue de données qui sera utilisé pour valider les valeurs des champs du document. Remarque : Si vous devez comparer des valeurs à plusieurs catalogues de données, créez une règle distincte pour chacun d’eux.
  4. Après avoir sélectionné un catalogue de données, le tableau suivant apparaît : Configuration de la recherche dans un catalogue de données Catalog Column répertorie les colonnes du catalogue sélectionné.
  5. Dans la colonne Skill Field, associez chaque colonne du catalogue au champ de document extrait correspondant à l’aide des listes déroulantes. Laissez un champ vide si vous n’avez pas besoin d’effectuer une recherche dessus ou s’il n’est pas présent dans votre document.
    Remarque : Une seule règle peut référencer des champs provenant d’un seul groupe répétitif. Pour rechercher des valeurs dans plusieurs groupes répétitifs, créez une règle distincte pour chaque groupe.
  6. Dans la colonne Action, définissez la façon dont chaque paire de champs sera traitée :
    • Exact Comparison. Pour la correspondance de valeurs uniques telles que les identifiants fiscaux ou les identifiants de produits.
    • Fuzzy Comparison. Pour les valeurs susceptibles de différer légèrement, comme les noms de rue ou les adresses d’organisations. La comparaison floue utilise un seuil de 30 %, ce qui signifie qu’au moins 70 % de la valeur doit correspondre. Elle n’est pas sensible à la casse.
    • Get Value from Data Catalog. Copie la valeur du catalogue dans le champ correspondant du document. Cette option n’est disponible que si au moins une paire de champs dans la règle utilise Exact Comparison ou Fuzzy Comparison.
  7. (Facultatif) Modifiez le nom dans le champ Rule Name et cliquez sur Save.

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Après avoir créé une règle

  • Un lien vers la compétence apparaît sous le catalogue, dans la section Data Catalogs.
  • La règle s’exécute automatiquement pour tous les champs de document mis en correspondance lors de la configuration.
  • Les règles de recherche existantes ne s’exécutent que pendant l’extraction des champs. Si un utilisateur modifie manuellement les valeurs des champs, la recherche automatique ne sera pas relancée pour ces nouvelles valeurs.
    • Pour relancer les règles, téléchargez un nouveau fichier dans l’ensemble de documents de la compétence ou envoyez le document en relecture manuelle.

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Comportement de correspondance et erreurs possibles

Les règles de recherche dans le catalogue de données fonctionnent de manière fiable uniquement si les comparaisons (exactes ou approximatives) ne renvoient pas plus d’un enregistrement correspondant. Dans le cas contraire, l’une des erreurs suivantes peut se produire :
  • Aucun enregistrement trouvé. Aucun enregistrement du catalogue ne correspond à la comparaison spécifiée.
  • Trop d’enregistrements trouvés. Plus d’un enregistrement du catalogue correspond.
Pour éviter ces erreurs, assurez-vous qu’au moins un champ mis en correspondance utilise une valeur qui soit unique, soit ne puisse pas correspondre à plusieurs enregistrements du catalogue.

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Recherche manuelle de valeurs de champ dans les catalogues de données

Pour rechercher des valeurs de champ dans un catalogue de données, procédez comme suit :
  1. Cliquez sur le bouton Search à droite de la zone de valeur de champ pour laquelle une règle a été configurée.
  2. Dans la barre de recherche qui apparaît, saisissez la valeur que vous souhaitez trouver (complète ou partielle, au moins 3 caractères). Pour la recherche approximative, le seuil est de 30 %, ce qui signifie que 70 % de la valeur doivent correspondre. La recherche n’est pas sensible à la casse. Le système effectuera une recherche dans tous les champs du catalogue de données sélectionné.
  3. Sélectionnez la valeur correcte dans les résultats de recherche par un clic gauche. La valeur de catalogue sélectionnée est alors copiée dans tous les champs de document liés à cette colonne de catalogue lors de la configuration de la règle.
Lorsqu’un champ de document a été renseigné à l’aide d’un enregistrement de catalogue, la modification manuelle est désactivée. Si la valeur est incorrecte, effectuez à nouveau la recherche et sélectionnez un autre enregistrement. Les champs du document seront mis à jour pour correspondre aux nouvelles valeurs de catalogue choisies, et la règle sera exécutée de nouveau. Si la valeur requise n’a pas pu être trouvée dans le catalogue de données, cliquez sur Clear Document Fields ou appuyez sur Ctrl+Suppr. Cela restaure les champs spécifiés lors de la configuration de la règle à l’aide des valeurs extraites du document, sans appliquer de valeurs de catalogue de données.

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Voir aussi