Passer au contenu principal
Lors du traitement des documents, vous pouvez avoir besoin de vérifier les données extraites d’un document par rapport aux enregistrements de catalogues de données. Ce processus peut être automatisé au moyen des règles Data Catalog Lookup, qui permettent notamment :
  • de comparer des factures et des commandes avec des bases de fournisseurs et de destinataires ;
  • de renseigner les valeurs manquantes des champs du document à partir des enregistrements correspondants du catalogue de données, par exemple :
    • Numéros de commande et montants
    • Coordonnées de l’entreprise
    • Noms et descriptions des biens et services
Pour plus d’informations sur les catalogues de données pour les Compétences de document, voir Using data catalogs. Pour configurer une règle de recherche dans un catalogue de données, procédez comme suit :
  1. Cliquez sur New Rule dans les propriétés du champ.
  2. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, sélectionnez le type de règle Data Catalog Lookup.
  3. Dans la liste déroulante Data Catalog for Lookup, sélectionnez le catalogue de données qui sera utilisé pour vérifier les valeurs des champs du document. Remarque : Pour comparer simultanément les valeurs des champs du document aux enregistrements de plusieurs catalogues de données, vous devez créer une règle distincte pour chacun de ces catalogues.
  4. Une fois le catalogue de données sélectionné, le tableau suivant apparaît : Configuration de Data Catalog Lookup La colonne Catalog Column contient les noms des colonnes du catalogue de données sélectionné.
  5. Dans la colonne Skill Field, utilisez les listes déroulantes pour indiquer les champs extraits du document qui correspondent aux champs du catalogue. Si vous n’avez pas besoin de rechercher un champ particulier, ou si un champ n’est pas présent dans votre document, laissez la cellule correspondante du tableau vide.
    Remarque : Une règle ne peut contenir des champs que d’un seul groupe répétitif. Si vous devez rechercher des valeurs provenant de plusieurs groupes répétitifs de votre document, créez une règle distincte pour chacun de ces groupes.
  6. Dans la colonne Action, spécifiez les actions à effectuer à l’aide des paires de champs :
    • Sélectionnez Exact Comparison pour faire correspondre des valeurs uniques telles que les identifiants fiscaux et les identifiants d’articles.
    • Sélectionnez Fuzzy Comparison pour faire correspondre des valeurs pouvant présenter de légères différences, comme des noms de rue et des adresses d’organisations.
    • Sélectionnez Get Value from Data Catalog pour copier une valeur d’un enregistrement du catalogue vers le champ correspondant du document. Cette action n’est possible que si Exact Comparison ou Fuzzy Comparison est spécifié pour au moins une paire de champs lors de la configuration de la règle.
  7. Si nécessaire, modifiez le nom de votre règle à l’aide du champ de texte Rule Name et cliquez sur Save.
Une fois la règle créée, le lien vers la compétence apparaît dans la liste des catalogues de la section Data Catalogs. La règle nouvellement créée s’exécutera pour tous les champs du document spécifiés lors de sa configuration. Les règles de recherche dans le catalogue de données existantes ne sont exécutées que lors de l’extraction des champs. Lorsque les valeurs des champs du document sont modifiées manuellement, la recherche automatique dans le catalogue n’est pas exécutée pour les nouvelles valeurs. Pour exécuter une seconde fois les règles de recherche dans le catalogue de données pour des champs, vous pouvez soit téléverser un nouveau fichier dans l’ensemble de documents de la compétence, soit envoyer le document en relecture manuelle. Les règles de recherche dans le catalogue de données fonctionnent correctement uniquement si les comparaisons exactes et approximatives renvoient au plus un enregistrement correspondant dans le catalogue. Sinon, l’une des deux erreurs suivantes peut se produire :
  • No records found signifie que le type de comparaison spécifié n’a trouvé aucune correspondance dans le catalogue pour le champ du document.
  • Too many records found signifie que le type de comparaison spécifié a trouvé plus d’une correspondance dans le catalogue pour le champ du document.
Pour éviter ces erreurs, lors de la configuration de la règle, spécifiez au moins un champ qui possède soit une valeur unique, soit une valeur qui ne peut pas correspondre à plus d’un enregistrement du catalogue.

​
Recherche manuelle des valeurs de champ dans les catalogues de données

Si nécessaire, vous pouvez rechercher manuellement des valeurs de champ dans un catalogue de données. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Search situé à droite de la zone contenant une valeur de champ pour laquelle une règle a été configurée, puis utilisez la barre de texte qui s’affiche pour saisir la valeur recherchée (complète ou partielle, avec au moins 3 caractères). La recherche sera effectuée dans tous les champs du catalogue de données. Sélectionnez la valeur appropriée dans la liste des résultats de recherche d’un clic gauche. Cette action copiera cette valeur du catalogue de données dans tous les champs du document associés à cette colonne du catalogue lors de la configuration de la règle.
Remarque : Après avoir renseigné une valeur de document à l’aide d’un enregistrement du catalogue, vous ne pourrez plus la modifier manuellement. En cas d’erreur, vous pouvez effectuer la recherche manuellement, puis sélectionner l’enregistrement approprié. Les valeurs des champs du document seront remplacées par les valeurs sélectionnées à partir du catalogue, et la règle sera exécutée une seconde fois.
Si la valeur requise n’a pas été trouvée dans le catalogue de données, cliquez sur Clear Document Fields ou appuyez sur Ctrl+Suppr. Cela renseignera les champs spécifiés lors de la configuration de la règle à partir des valeurs du document, sans utiliser les valeurs des enregistrements correspondants du catalogue de données.

​
Voir également