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Manchmal lassen sich Vendoren zuverlässiger erkennen, wenn Sie einen Datensatz mit möglichen Vendoren aufbauen und verwenden. Ein solcher Datensatz ermöglicht es außerdem, bestimmten Vendoren benutzerdefinierte Ausgabentypen zuzuweisen. Wenn Mitarbeiter eines Unternehmens beispielsweise üblicherweise Bürobedarf und Schreibwaren bei einem bestimmten Vendor kaufen, können Sie „Bürobedarf“ als Ausgabentyp für diesen Vendor festlegen. Dann wird bei allen erfassten Belegen dieses Vendors der Ausgabentyp automatisch auf „Bürobedarf“ gesetzt.

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Vendor-Datensatz einrichten

Die Felder und Regeln für Datensatzprüfungen sind standardmäßig deaktiviert. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um sie zu aktivieren.
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Die Datensatzfelder aktivieren

Aktivieren Sie im Document Definition Editor die folgenden Felder, indem Sie auf der Registerkarte Allgemein im Dialogfeld „Feldeigenschaften“ auf Bei Verifizierung anzeigen klicken: VendorID_Dataset, VendorName_Dataset, VendorExpenseType_Dataset und FinalExpenseType.
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Die Datensatzregeln aktivieren

Aktivieren Sie im Dialogfeld Eigenschaften der Dokumentdefinition die folgenden Regeln: Vendor Database Check, Copy Expense Type und Copy Company Name.
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Eine Schaltfläche für den Datenbankabgleich hinzufügen

Um während der Verifizierung nach Vendors zu suchen, fügen Sie dem Datenformular eine Schaltfläche hinzu:
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Eine Schaltfläche einfügen

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Formular und wählen Sie im Kontextmenü Schaltfläche einfügen aus, oder klicken Sie auf Formular → Steuerelement einfügen → Schaltfläche.
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Die Schaltfläche für einen Datenbankabgleich festlegen

Klicken Sie im geöffneten Dialogfeld auf die Registerkarte Format, geben Sie Datenbankabgleich als Aktionstyp an und wählen Sie dann die Regel Vendor Database Check aus.
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Die Document Definition speichern und veröffentlichen

Speichern und veröffentlichen Sie Ihre Document Definition.
Vendor-Namen werden jedes Mal automatisch zum Datensatz hinzugefügt, wenn das Programm auf einem Beleg einen neuen Namen erkennt. Je größer Ihr Vendor-Datensatz wird, desto zuverlässiger kann das Programm Vendors erkennen.

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Vendoren bearbeiten und suchen

Um den Vendor-Datensatz zu bearbeiten oder während der Verifizierung einen bestimmten Vendor zu finden:
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Den Datensatz aus dem Datenformular öffnen

Klicken Sie auf die Schaltfläche, die Sie dem Datenformular hinzugefügt haben.
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Eine Aktion auswählen

Klicken Sie je nach gewünschter Aktion auf die Schaltfläche Datensatz bearbeiten, Datensatz hinzufügen, Daten zurücksetzen oder Auswählen.
Beim Hinzufügen oder Bearbeiten eines Datensatzes können Sie einen Ausgabentyp angeben, der für den jeweiligen Vendor typisch ist. Wenn ein Benutzer das nächste Mal einen Beleg von diesem Vendor erfasst, wird dieser Ausgabentyp im Feld Expense type (Final) angezeigt. Weitere Informationen finden Sie unter Vendoren und Geschäftsbereiche in der Datenbank suchen.