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Um den Export in eine Datei zu konfigurieren, gehen Sie wie folgt vor:
  1. Klicken Sie im Fenster des Document Definition Editors auf Document Definition → Export Settings…
  2. Klicken Sie auf Add… und wählen Sie im Feld Type die Option Export to data files aus.
  3. Geben Sie an, ob der Export obligatorisch ist.
  4. Geben Sie an, ob Bilder exportiert werden sollen.
  5. Geben Sie an, welche Dokumente (mit und/oder ohne Fehler) exportiert werden sollen, und klicken Sie auf Next>.
  6. Geben Sie die Exportparameter an und klicken Sie auf Next>. Welche Exportparameter angepasst werden können, hängt vom im Feld Target angegebenen Wert ab.
    • Dateinamen und Struktur der Hot-Folder-Unterordner neu erstellen,
Wenn Sie diesen Wert auswählen, entspricht die Ordnerstruktur derjenigen im Hot Folder, aus dem die Dokumentbilder importiert wurden. Wenn Sie diesen Exporttyp konfigurieren, wählen Sie im Feld Export path den Ordner aus, dessen Hot-Folder-Struktur nachgebildet werden soll.
  • Alle Dokumente in eine Datei exportieren,
Wählen Sie diesen Wert aus, um alle Daten in eine Datei zu exportieren. Wenn Sie diesen Exporttyp konfigurieren, geben Sie im Feld Export path den Pfad und den Namen der Datei an, in die die Daten exportiert werden sollen.
  • separaten Ordner für jeden Batch erstellen,
Wählen Sie diesen Wert aus, um jedes Dokument in eine separate Datei zu exportieren:
  • Geben Sie im Feld File prefix den Pfad und die ersten Zeichen des Dateinamens an;
  • Damit jeder Batch in einen separaten Ordner exportiert wird, wählen Sie separaten Ordner für jeden Batch erstellen aus.
  • Ordnerstruktur und Dateinamen mithilfe einer Vorlage erstellen,
Wenn Sie diesen Wert auswählen, werden die Dateinamen und die Unterordnerstruktur abhängig von den Dokumentparametern erstellt.
  • Geben Sie den Stamm-Exportpfad in Export path an.
  • Geben Sie die Optionen für die Dateibenennung an. Klicken Sie dazu auf Edit… und legen Sie die erforderlichen Regeln fest. Weitere Informationen finden Sie unter Benennungsoption für Exportdatei.
  • Wählen Sie im Feld If file exists die Aktion aus, die das Programm ausführen soll, wenn bereits eine Datei mit dem generierten Namen vorhanden ist.
Der Exportpfad wird relativ zum Stammordner angegeben, der in Project Properties festgelegt ist. Sie müssen nur den Namen des Unterordners angeben, in dem die Dokumente gespeichert werden. Wenn Sie einen Exportpfad verwenden müssen, der sich vom Stammpfad in Project Properties unterscheidet, müssen Sie den Exportpfad im UNC-Format angeben (\computer_name\share_name[\path]). Stellen Sie außerdem sicher, dass alle am Export beteiligten Stationen Zugriff auf den angegebenen Speicherort haben. Exportfehler treten auf, wenn der Pfad im folgenden Format angegeben wird: [path].
  1. Wählen Sie ein Dateispeicherformat, geben Sie zusätzliche Exporteigenschaften für den ausgewählten Dateityp an und wählen Sie bei Bedarf die Textkodierung aus. Klicken Sie dann auf Next>.
  • Wählen Sie Werttyp beim Export beibehalten aus, um die Daten entsprechend ihren Typen zu exportieren. Deaktivieren Sie diese Option, um alle Daten mit dem Typ General zu exportieren. Hinweis: Funktioniert nur für Felder des Typs Number.
  • Wählen Sie Separate Datei für wiederholbares Element erstellen aus, um Tabellen und Felder mit mehreren Wiederholungen in separate Dateien zu exportieren. Beachten Sie den Hinweis.
  • Konfigurieren Sie bei Bedarf die Feldnamen und das Format. Klicken Sie dazu auf Feldzuordnung und geben Sie im Dialogfeld Feldzuordnung die Feldnamen und das Format von Feldern mit Zahlen und Datumsangaben an.
  • Wählen Sie die Excel-Version aus (5.0/95; 97-2003; 97-2003 (kompatibel mit 5,0/95)).
  • Wählen Sie Werttyp beim Export beibehalten aus, um die Daten entsprechend ihren Typen zu exportieren. Deaktivieren Sie diese Option, um alle Daten mit dem Typ General zu exportieren. Hinweis: Funktioniert nur für Felder des Typs Number.
  • Wählen Sie Separate Datei für wiederholbares Element erstellen aus, um Tabellen und Felder mit mehreren Wiederholungen in separate Dateien zu exportieren. Beachten Sie den Hinweis.
  • Wählen Sie für Excel 5.0/95 eine Codepage aus. Siehe Dateiformat für den Export.
  • Konfigurieren Sie bei Bedarf die Feldnamen und das Format. Klicken Sie dazu auf Feldzuordnung und geben Sie im Dialogfeld Feldzuordnung die Feldnamen und das Format von Feldern mit Zahlen und Datumsangaben an.
  • Geben Sie die zusätzlichen Daten an, die exportiert werden sollen (Feldpositionen und -typen, Fehler, Daten zur Erkennungsqualität).
  • Wählen Sie Werttyp beim Export beibehalten aus, wenn Sie das XML-Schema mit Feldtypbeschreibungen speichern möchten.
  • Wählen Sie die Codierung aus. Siehe Dateiformat für den Export.
  • Geben Sie bei Bedarf die Feldnamen an. Klicken Sie dazu auf Feldzuordnung und geben Sie im Dialogfeld Feldzuordnung die Feldnamen an.
  • Wählen Sie das Spaltentrennzeichen aus.
  • Wählen Sie Separate Datei für wiederholbares Element erstellen aus, wenn Tabellen und Felder mit mehreren Wiederholungen in separate Dateien exportiert werden sollen. Beachten Sie den Hinweis.
  • Wählen Sie die Codierung und eine Codepage aus. Siehe Dateiformat für den Export.
  • Konfigurieren Sie bei Bedarf die Feldnamen und das Format. Klicken Sie dazu auf Feldzuordnung und geben Sie im Dialogfeld Feldzuordnung die Feldnamen und das Format von Feldern mit Zahlen und Datumsangaben an.
  • Wählen Sie das Spaltentrennzeichen aus.
  • Wählen Sie Separate Datei für wiederholbares Element erstellen aus, wenn Tabellen und Felder mit mehreren Wiederholungen in separate Dateien exportiert werden sollen. Beachten Sie den Hinweis.
  • Wählen Sie die Codierung und eine Codepage aus. Siehe Dateiformat für den Export.
  • Konfigurieren Sie bei Bedarf die Feldnamen und das Format. Klicken Sie dazu auf Feldzuordnung und geben Sie im Dialogfeld Feldzuordnung die Feldnamen und das Format von Feldern mit Zahlen und Datumsangaben an.
  • Wählen Sie Werttyp beim Export beibehalten aus, um Daten entsprechend ihrem Typ zu exportieren. Deaktivieren Sie diese Option, damit alle Felder vom Typ Text sind.
  • Wählen Sie Separate Datei für wiederholbares Element erstellen aus, wenn Tabellen und Felder mit mehreren Wiederholungen in separate Dateien exportiert werden sollen. Beachten Sie den Hinweis.
  • Wählen Sie eine Codepage aus. Siehe Dateiformat für den Export.
  • Konfigurieren Sie bei Bedarf die Feldnamen. Klicken Sie dazu auf Feldzuordnung und geben Sie im Dialogfeld Feldzuordnung die Feldnamen an.
  • Geben Sie die zusätzlichen Daten an, die exportiert werden sollen (Feldpositionen und -typen, Fehler, Daten zur Erkennungsqualität).
  • Wählen Sie Werttyp beim Export beibehalten aus, um die Daten entsprechend ihrem Typ zu exportieren.
  • Wählen Sie die Codierung aus. Siehe Dateiformat für den Export.
  • Geben Sie bei Bedarf die Feldnamen an. Klicken Sie dazu auf Feldzuordnung und geben Sie im Dialogfeld Feldzuordnung die Feldnamen an.
Führen Sie die Schritte 8 und 9 nur aus, wenn Sie in Schritt 4 die Option Dokumentbilder speichern ausgewählt haben.
  1. Wenn Sie die Bilder speichern möchten, geben Sie die Parameter für das Speichern der Bilder an und klicken Sie auf Weiter>.
    • Wählen Sie aus, ob die Bilder zusammen mit den Daten gespeichert werden sollen oder ob ein Bildordner angegeben werden soll;
    • Wählen Sie das Benennungsschema für Bilddateien aus: entsprechend den Datendateien oder anders. Siehe Benennungsoption für Exportdatei.
    • Geben Sie die Felder an, die Bilder enthalten, die beim Export ausgeblendet werden sollen.
  2. Wenn Bilder gespeichert werden sollen, geben Sie die Speicheroptionen für Bilder an und klicken Sie auf Weiter>.
    • Wählen Sie das gewünschte Bildformat, die Qualität und die Farbe aus.
    • Um die Auflösung der Quellbilder zu ändern, wählen Sie Auflösung ändern auf aus und wählen Sie den entsprechenden Wert aus der Liste.
    • Wenn Sie PDF oder PDF/A als Speicherformat auswählen, können Sie durchsuchbare PDF-Dateien erstellen.
  3. Geben Sie einen Namen für das Exportprofil ein und klicken Sie auf Finish.
Das Programm exportiert alle Werte der Dokumentfelder in eine oder mehrere Dateien im angegebenen Format. Hinweis: Standardmäßig werden Wiederholungsfelder (d. h. Felder mit mehreren Instanzen und Tabellen) in separate Dateien exportiert, für die ein neuer Ordner erstellt wird. Der Name des Ordners besteht aus dem Namen der Exportdatei. Um den Export von Wiederholungsfeldern in separate Dateien zu deaktivieren, deaktivieren Sie auf der Registerkarte des Exportziel-Assistenten die Option Separate Datei für wiederholbares Element erstellen (die Option ist für alle Formate außer XML verfügbar). In diesem Fall werden Wiederholungsfelder in eine Exportdatei exportiert, und das Programm fügt für jede Elementinstanz eine neue Zeile hinzu.
Beim Exportieren von Daten zu exportierten Bildern (Bildern von Seiten oder Feldern) in eine Datei kann der Dateipfad wie folgt sein:
  • relativ, wenn die Bilder in denselben Ordner wie die Datei (oder in einen ihrer Unterordner) exportiert werden;
  • in allen anderen Fällen absolut.