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ABBYY FlexiCapture ermöglicht den Export von Dokumenten in eine Microsoft™ SharePoint-Dokumentbibliothek. Dadurch erhalten Sie eine Bibliothek mit Ihren Dokumentbildern sowie zusätzlichen Spalten für jedes Dokument, die die Werte bestimmter Felder enthalten.
  1. Die folgenden Versionen von Microsoft™ SharePoint werden unterstützt: Microsoft SharePoint 2013, Microsoft SharePoint 2016, Microsoft SharePoint 2019 und Microsoft SharePoint 365.
  2. Berechtigungen auf Mitwirkendenebene reichen aus, um die Exporteinstellungen zu ändern und Dokumente nach Microsoft SharePoint zu exportieren.
  3. Daten können in die folgenden SharePoint-Spaltentypen exportiert werden: Single line of text, Multiple lines of text, Number, Currency, DateTime, Managed Metadata, ForLookup oder Yes/No (Einzelheiten finden Sie weiter unten im Abschnitt Daten beim Export nach Microsoft SharePoint 2013 konvertieren).
  4. Für die SharePoint-Website muss in den Einstellungen von Internet Information Services (IIS) die Option Enable Kernel-mode authentication aktiviert sein.
Wenn diese Option nicht aktiviert ist, tritt beim Export der folgende Fehler auf: „Cannot connect to SharePoint server: Unauthorized access to SharePoint server.“ So konfigurieren Sie den Export nach Microsoft SharePoint:
  1. Wählen Sie im Document Definition Editor Document Definition → Exporteinstellungen…
  2. Klicken Sie auf Hinzufügen…
  3. Wählen Sie im Feld Type die Option Export to SharePoint aus.
  4. Geben Sie an, ob der Export obligatorisch ist.
  5. Legen Sie die Exportbedingungen fest.
    • Geben Sie an, ob Dokumente mit Fehlern, Dokumente ohne Fehler oder beide exportiert werden sollen.
    • Geben Sie bei Bedarf die Feldwerte an, die dieses Exportprofil auslösen sollen. Wählen Sie dazu die Option Field condition und klicken Sie auf Options…
  6. Konfigurieren Sie Ihre SharePoint-Verbindung.
Klicken Sie auf Verbinden… und geben Sie im daraufhin geöffneten Dialogfeld Folgendes an:
  1. Server-URL Geben Sie die Adresse des Servers ein, auf dem sich Ihre SharePoint-Bibliotheken befinden. Unter der Serveradresse wird der Verbindungsstatus angezeigt. Wenn die Verbindung zum Server unterbrochen ist, klicken Sie auf die Schaltfläche Connect…, um die Verbindung wiederherzustellen.
  2. Falls erforderlich, klicken Sie auf die Schaltfläche Connection Settings…, um Authentifizierungsparameter und Proxy-Einstellungen einzurichten (standardmäßig werden die Windows-Authentifizierungsparameter verwendet). Um eine Verbindung mit Microsoft SharePoint 365 herzustellen, müssen Sie eine Authentifizierungsmethode auswählen:
    1. SharePoint Online. Geben Sie den Benutzernamen und das Kennwort des SharePoint-Benutzers an.
    2. SharePoint Online OAuth:
      1. Klicken Sie auf Use OAuth Login.
      2. Klicken Sie im OAuth 2.0 Authorization Wizard auf den Link, um sich bei Ihrem Microsoft-Konto anzumelden. Sobald Sie angemeldet sind, wird das Browserfenster automatisch geschlossen.
      3. Kehren Sie zum OAuth 2.0 Authorization Wizard zurück und klicken Sie auf Finish. Hinweis: Weitere Informationen zur Autorisierung mit OAuth 2.0 finden Sie unter Authenticating using OAuth 2.0.
  3. Sobald Sie mit dem SharePoint-Server verbunden sind, wählen Sie eine Bibliothek aus der Liste Select SharePoint library aus.
  4. Klicken Sie auf Browse… und suchen Sie den gewünschten Ordner in der Bibliothek.
  5. Wählen Sie im Feld Content-Type den Inhaltstyp Ihrer Dokumente aus (unterstützt ab Microsoft SharePoint 2007). Dadurch können Sie Werte in die Felder exportieren, die dem ausgewählten Inhaltstyp entsprechen. Hinweis: Content-Type ist die Liste der in SharePoint ausgewählten Inhaltstypen. Der ausgewählte Inhaltstyp bestimmt, welche SharePoint-Felder für das Mapping verfügbar sind.
  6. Wählen Sie in der Liste einen Modus zum Hinzufügen von Dateien aus.
  7. Geben Sie nun an, welche Felder der Document Definition exportiert werden sollen und wohin. Klicken Sie auf die Schaltfläche Field Mapping… und wählen Sie die gewünschten Optionen im Dialogfeld Field Mapping aus. In diesem Dialogfeld müssen Sie eine Zuordnung zwischen den Feldern der Document Definition und den SharePoint-Dokumentspalten festlegen. Die Felder der Document Definition werden links angezeigt. Für jedes zu exportierende Feld der Document Definition (mit Ausnahme von Gruppen und Tabellen) können Sie eine leere SharePoint-Spalte auswählen.
  8. Geben Sie die Optionen zum Speichern der Bilder an und klicken Sie auf Next>.
    • Wenn Sie Daten in Dateien exportieren, geben Sie den Zielordner an und klicken Sie auf Edit…, um eine Dateinamensvorlage festzulegen. Wenn der angegebene Ordner nicht vorhanden ist, wird er automatisch erstellt. Hinweis: Die Länge des Dateipfads (einschließlich des Dateinamens) darf die vom Betriebssystem zulässige maximale Pfadlänge nicht überschreiten. Die maximale Pfadlänge in Windows-Betriebssystemen beträgt 260 Zeichen. Hinweis: Wir empfehlen, die folgenden Zeichen nicht in Dateinamen zu verwenden: ~, #, %, &, {, }.
    • Geben Sie bei Bedarf Felder an, die beim Export ausgeblendet werden sollen.
  9. Geben Sie die Optionen für die Bildspeicherung an und klicken Sie auf Next>.
    • Wählen Sie das gewünschte Bildformat, die Qualität und den Farbmodus aus.
    • Um die Auflösung der Quellbilder zu ändern, wählen Sie Change resolution to und anschließend den passenden Wert aus der Liste aus.
    • Wenn Sie PDF oder PDF/A als Speicherformat auswählen, können Sie durchsuchbare PDF-Dateien erstellen.
  10. Geben Sie einen Namen für das Exportprofil ein und klicken Sie auf Finish.
Dokumente werden nach SharePoint exportiert und erhalten den Status Checked In. Für jedes Dokument gibt es eine entsprechende Spalte mit den Werten aus den angegebenen Feldern. Diese Werte können für Suchvorgänge und die Dokumentenindizierung verwendet werden.
Sie können Daten beim Export nach Microsoft SharePoint 2013 in eines der folgenden Formate konvertieren:
  • Einzelne Textzeile
  • Mehrere Textzeilen
  • Number
  • Currency
  • DateTime
  • Ja/Nein
Sie können auch den Datentyp einer Zelle in ein kompatibles Format konvertieren. Zum Beispiel können Sie:
  • Datumswerte in den Datentyp DateTime oder Text konvertieren.
  • Häkchen in den Datentyp Ja/Nein oder Text konvertieren.
Alle exportierten, aber nicht unterstützten Datentypen werden ausgegraut angezeigt.