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A veces, los proveedores se pueden detectar con mayor fiabilidad si acumula y utiliza un conjunto de datos de posibles proveedores. Ese conjunto de datos también permitirá a los usuarios especificar tipos de gasto personalizados para determinados proveedores. Por ejemplo, si los empleados de la empresa suelen comprar material de oficina y papelería a un proveedor concreto, puede especificar “Material de oficina” como tipo de gasto para este proveedor. A partir de ese momento, en todos los recibos capturados de este proveedor, el tipo de gasto cambiará automáticamente a “Material de oficina”. Los campos y las reglas para las comprobaciones del conjunto de datos están deshabilitados de forma predeterminada. Para habilitarlos, complete los pasos siguientes.
  1. En el Editor de Definición de Document, habilite los siguientes campos haciendo clic en Show on verification en la pestaña General del cuadro de diálogo de propiedades del campo: VendorID_Dataset, VendorName_Dataset, VendorExpenseType_Dataset y FinalExpenseType.
  2. En el cuadro de diálogo Document Definition Properties, habilite las siguientes reglas: Vendor Database Check, Copy Expense Type y Copy Company Name.
  3. Para poder buscar proveedores durante la verificación, agregue un botón al formulario de datos (haga clic con el botón derecho en el formulario y seleccione Insert Button en el menú contextual o haga clic en Form → Insert Control → Button). En el cuadro de diálogo que se abre, haga clic en la pestaña Format y especifique Database Lookup como tipo de acción; después, seleccione la regla Vendor Database Check.
  4. Guarde y publique su Definición de Document.
Los nombres de los proveedores se agregarán automáticamente al conjunto de datos cada vez que el programa detecte un nombre nuevo en un recibo. A medida que aumente su conjunto de datos de proveedores, el programa podrá detectar proveedores con mayor fiabilidad. Para editar el conjunto de datos de proveedores o encontrar un proveedor concreto durante la verificación, haga clic en el botón que agregó al formulario de datos y, a continuación, haga clic en el botón Edit record, Add record, Reset data o Select, según la acción que desee realizar (para obtener más información, consulte Búsqueda de proveedores y unidades de negocio en la base de datos). Al agregar o editar un registro, puede especificar un tipo de gasto habitual para ese proveedor. La próxima vez que un usuario capture un recibo de este proveedor, este tipo de gasto aparecerá en el campo Expense type (Final).