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ABBYY FlexiCapture puede exportar documentos a una biblioteca de documentos de Microsoft SharePoint. El resultado es una biblioteca con las imágenes de sus documentos y columnas adicionales que contienen los valores de los campos seleccionados. Estos valores se pueden utilizar para realizar búsquedas e indexar documentos.

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Requisitos previos

  • Versiones compatibles: Microsoft SharePoint 2013, 2016, 2019 y 365.
  • Los permisos de colaborador son suficientes para modificar la configuración de exportación y exportar documentos.
  • Los datos se pueden exportar a los siguientes tipos de columna de SharePoint: texto de una sola línea, texto de varias líneas, Number, Divisa, DateTime, Managed Metadata, ForLookup y Sí/No. Para obtener más información, consulte Convertir datos al exportarlos a Microsoft SharePoint 2013.
  • La opción Enable Kernel-mode authentication debe estar seleccionada para el sitio de SharePoint en la configuración de Internet Information Services (IIS). De lo contrario, la exportación falla con el error Cannot connect to SharePoint server: Unauthorized access to SharePoint server.

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Configurar la exportación a SharePoint

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Abrir Configuración de exportación

En el editor de Definición de Document, seleccione Definición de Document → Configuración de exportación.
2

Agregar un perfil de exportación de SharePoint

Haga clic en Agregar y seleccione Exportar a SharePoint en el campo Tipo.
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Establecer el alcance de la exportación

Especifique si la exportación es obligatoria y qué documentos desea exportar (con errores, sin errores o ambos). Para activar la exportación en función de los valores de los campos, seleccione Condición de campo y haga clic en Opciones.
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Conectarse a SharePoint

Haga clic en Conectar y, en el cuadro de diálogo, especifique:
  • URL del servidor: la dirección del servidor que aloja sus bibliotecas de SharePoint. El estado de la conexión aparece debajo de la dirección del servidor; si está desconectado, haga clic en Conectar para volver a conectarse.
  • Opcionalmente, haga clic en Configuración de conexión para configurar los parámetros de autenticación y proxy (de forma predeterminada, se usa la autenticación de Windows).
Para conectarse a Microsoft SharePoint 365, seleccione un método de autenticación:
  • SharePoint Online: introduzca el nombre de usuario y la contraseña de SharePoint.
  • SharePoint Online OAuth: haga clic en Usar inicio de sesión OAuth. En el Asistente de autorización de OAuth 2.0, haga clic en el vínculo para iniciar sesión en su cuenta de Microsoft (la ventana del navegador se cierra automáticamente después de iniciar sesión) y, a continuación, vuelva al asistente y haga clic en Finish. Para obtener más información, consulte autenticación de OAuth 2.0.
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Seleccionar la biblioteca y el tipo de contenido

  • Seleccione una biblioteca de la lista Seleccionar biblioteca de SharePoint.
  • Haga clic en Examinar y localice la carpeta en la biblioteca.
  • En el campo Tipo de contenido, seleccione el tipo de contenido de sus documentos (compatible a partir de Microsoft SharePoint 2007). El tipo de contenido determina qué campos de SharePoint están disponibles para la asignación.
  • Seleccione un modo de adición de archivos de la lista.
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Asignar los campos

Haga clic en Asignación de campos y, en el cuadro de diálogo Asignación de campos, asigne los campos de Definición de Document (a la izquierda) a las columnas de documentos de SharePoint. Para cada campo, excepto los grupos y las tablas, puede seleccionar una columna vacía de SharePoint.
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Establecer las opciones de imagen

  1. Configure las opciones para guardar imágenes. Si exporta a archivos, especifique la carpeta de destino (se crea automáticamente si no existe) y haga clic en Editar para configurar una plantilla de nombre de archivo. Especifique los campos que desea ocultar. Haga clic en Siguiente.
  2. Seleccione el formato de imagen, la calidad y el color. Para cambiar la resolución, seleccione Cambiar resolución a y elija un valor. Para PDF o PDF/A, puede crear archivos PDF con capacidad de búsqueda. Haga clic en Siguiente.
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Finish

Introduzca un nombre para el perfil de exportación y haga clic en Finish. Los documentos se exportan a SharePoint con el estado Checked In, cada uno con una columna que contiene los valores de los campos especificados.
La ruta de acceso a un archivo (incluido el nombre de archivo) no puede superar la longitud máxima de ruta de acceso del sistema operativo (260 caracteres en Windows). Evite estos caracteres en los nombres de archivo: ~, #, %, &, {, }.

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Conversión de datos al exportar a Microsoft SharePoint 2013

Puede convertir datos a uno de estos formatos al exportar a Microsoft SharePoint 2013:
  • Texto de una sola línea
  • Texto de varias líneas
  • Number
  • Divisa
  • DateTime
  • Sí/No
También puede convertir el tipo de datos de una celda a un formato compatible. Por ejemplo, puede convertir fechas a DateTime o Text, y marcas de verificación a Sí/No o Text. Los tipos de datos exportados que no sean compatibles aparecerán atenuados.