Saltar al contenido principal
ABBYY FlexiCapture le permite exportar documentos a una biblioteca de documentos de Microsoft™ SharePoint. Como resultado, obtendrá una biblioteca con las imágenes de sus documentos y columnas adicionales para cada documento que contendrán los valores de determinados campos.
  1. Se admiten las siguientes versiones de Microsoft™ SharePoint: Microsoft SharePoint 2013, Microsoft SharePoint 2016, Microsoft SharePoint 2019 y Microsoft SharePoint 365.
  2. Los permisos de colaborador son suficientes para cambiar la configuración de exportación y exportar documentos a Microsoft SharePoint.
  3. Los datos se pueden exportar a los siguientes tipos de columnas de SharePoint: texto de una sola línea, texto de varias líneas, Number, Divisa, DateTime, Metadatos administrados, ForLookup o Sí/No (para obtener más información, consulte la sección Conversión de datos al exportar a Microsoft SharePoint 2013 a continuación).
  4. La opción Habilitar autenticación en modo kernel debe estar seleccionada para el sitio de SharePoint en la configuración de Internet Information Services (IIS).
Si esta opción no está seleccionada, se producirá el siguiente error durante la exportación: “No se puede conectar al servidor de SharePoint: acceso no autorizado al servidor de SharePoint.” Para configurar la exportación a Microsoft SharePoint:
  1. En el editor de Definición de Document, seleccione Definición de Document → Configuración de exportación…
  2. Haga clic en Agregar…
  3. Seleccione Exportar a SharePoint en el campo Tipo.
  4. Especifique si la exportación es obligatoria.
  5. Especifique las condiciones de exportación.
    • Especifique si se deben exportar los documentos con errores, los documentos sin errores o ambos.
    • Si es necesario, especifique los valores de los campos que deben activar este perfil de exportación. Para ello, seleccione la opción Condición de campo y haga clic en Opciones…
  6. Configure la conexión a SharePoint.
Haga clic en Conectar… y, en el cuadro de diálogo que se abre, especifique lo siguiente:
  1. URL del servidor. Introduzca la dirección del servidor donde se encuentran sus bibliotecas de SharePoint. Debajo de la dirección del servidor se indica el estado de la conexión. Si el servidor está desconectado, haga clic en el botón Connect… para restablecer la conexión.
  2. Si es necesario, haga clic en el botón Configuración de conexión… para configurar los parámetros de autenticación y la configuración del proxy (los parámetros de autenticación de Windows se usan de forma predeterminada). Para conectarse a Microsoft SharePoint 365, deberá seleccionar un método de autenticación:
    1. SharePoint Online. Especifique el nombre y la contraseña del usuario de SharePoint.
    2. SharePoint Online OAuth:
      1. Haga clic en Use OAuth Login.
      2. En el Asistente de autorización de OAuth 2.0, haga clic en el enlace para iniciar sesión en su cuenta de Microsoft. Una vez iniciada la sesión, la ventana del navegador se cerrará automáticamente.
      3. Vuelva al Asistente de autorización de OAuth 2.0 y haga clic en Finish. Nota: Para obtener más información sobre la autorización con OAuth 2.0, consulte Autenticación con OAuth 2.0.
  3. Una vez conectado al servidor de SharePoint, seleccione una biblioteca en la lista Select SharePoint library.
  4. Haga clic en Browse… y localice la carpeta deseada en la biblioteca.
  5. En el campo Content type, seleccione el tipo de contenido de sus documentos (compatible a partir de Microsoft SharePoint 2007). Esto le permitirá exportar valores a los campos correspondientes al tipo de contenido seleccionado. Nota: Content type es la lista de tipos de contenido seleccionados en SharePoint. El tipo de contenido seleccionado determina qué campos de SharePoint están disponibles para la asignación.
  6. Seleccione en la lista un modo de adición de archivos.
  7. Ahora especifique qué campos de la Definición de Document se exportarán y a dónde. Haga clic en el botón Field Mapping… y seleccione las opciones deseadas en el cuadro de diálogo Field Mapping. En este cuadro de diálogo, debe establecer una correspondencia entre los campos de la Definición de Document y las columnas de documentos de SharePoint. Los campos de la Definición de Document se muestran a la izquierda. Para cada campo de la Definición de Document que se vaya a exportar (con la excepción de grupos y tablas), puede seleccionar una columna vacía de SharePoint.
  8. Especifique las opciones de guardado de imágenes y haga clic en Next>.
    • Si va a exportar datos a archivos, especifique la carpeta de destino y haga clic en Edit… para definir una plantilla de nombre de archivo. Si la carpeta especificada no existe, se creará automáticamente. Nota: La longitud de la ruta al archivo (incluido el nombre del archivo) no puede superar la longitud máxima de ruta permitida por el sistema operativo. La longitud máxima de ruta en los sistemas operativos Windows es de 260 caracteres. Nota: No recomendamos usar los siguientes caracteres en los nombres de archivo: ~, #, %, &, {, }.
    • Si es necesario, especifique los campos que deben ocultarse durante la exportación.
  9. Especifique las opciones de almacenamiento de imágenes y haga clic en Next>.
    • Seleccione el formato de imagen, la calidad y el color que desee.
    • Para cambiar la resolución de las imágenes de origen, seleccione Change resolution to y, a continuación, elija el valor adecuado en la lista.
    • Si selecciona PDF o PDF/A como formato de almacenamiento, puede crear archivos PDF con capacidad de búsqueda.
  10. Introduzca un nombre de perfil de exportación y haga clic en Finish.
Los documentos se exportarán a SharePoint y recibirán el estado Checked In. Cada documento tendrá una columna correspondiente que contendrá los valores de los campos especificados. Estos valores pueden utilizarse para búsquedas e indexación de documentos.
Puede convertir datos a uno de los siguientes formatos al exportar a Microsoft SharePoint 2013:
  • Texto de una sola línea
  • Texto de varias líneas
  • Number
  • Divisa
  • DateTime
  • sí/no
También puede convertir el tipo de datos de una celda a un formato compatible. Por ejemplo, puede:
  • Convertir fechas al tipo de datos DateTime o Text.
  • Convertir marcas de verificación al tipo de datos sí/no o Text.
Los tipos de datos exportados que no sean compatibles aparecerán atenuados.