Exportar a una base de datos

Abrir la configuración de exportación

En el editor de Definición de Document, seleccione Definición de Document → Export Settings.

Agregar un perfil de exportación a una base de datos

Haga clic en Add y seleccione Export to ODBC-compatible database en el campo Type.

Definir el alcance de la exportación

Especifique si la exportación es obligatoria, si se deben exportar imágenes y qué documentos se deben exportar (con errores, sin errores o ambos). Haga clic en Next.

Conectarse a la base de datos

Introduzca los parámetros de conexión en el cuadro Connection string o haga clic en Setup y configúrelos en el cuadro de diálogo Data Link Properties. Use el proveedor y el controlador de su base de datos (consulte Proveedores y controladores de bases de datos). El proveedor y el controlador deben estar disponibles en el equipo que realiza la exportación.

Seleccionar el esquema

Seleccione un esquema en la lista desplegable. Para Microsoft SQL, el esquema es opcional (para la exportación, el almacenamiento en caché y la gestión de reglas); si deja el campo en blanco, se utiliza el esquema dbo. Para PostgreSQL, especifique el esquema public.

Si una base de datos no contiene tablas, el esquema dbo no aparece en la lista. Para usarlo, seleccione el valor en blanco en el campo de esquema.

Asignar los campos

Haga clic en Test Connection para comprobar la conexión y, a continuación, asigne los campos de Definición de Document a la base de datos:

Para crear automáticamente tablas nuevas, haga clic en Crear tablas automáticamente. Se crea una tabla independiente para cada sección del documento, con los campos de Definición de Document y sus tipos de datos correspondientes.
Para exportar a tablas existentes, haga clic en Configurar asignación de campos y, en el cuadro de diálogo Asignación de campos, seleccione una tabla de base de datos para cada sección del documento y una columna para cada campo. También puede guardar datos mediante procedimientos almacenados.

Haga clic en Next.

Definir las opciones de imagen

Complete este paso solo si desea guardar imágenes (imágenes de documentos o campos Imagen).

Elija guardar las imágenes en la base de datos o como archivos. Para los archivos, configure una plantilla de nombres de archivo (haga clic en Edit) y el comportamiento de sobrescritura (consulte Reglas para nombrar archivos de exportación). Especifique los campos que desea ocultar. Haga clic en Next.
Seleccione el formato de imagen, la calidad y el color. Para cambiar la resolución, seleccione Change resolution to y elija un valor. Para PDF o PDF/A, puede crear archivos PDF con capacidad de búsqueda. Haga clic en Next.

Finish

Introduzca un nombre para el perfil de exportación y haga clic en Finish.

Proveedores y controladores de bases de datos

Base de datos	Proveedor	Controlador
Microsoft SQL 2016 SP2, 2017 o 2019	Proveedor OLE DB para controladores ODBC	SQL Server
Access 2003, 2007 o 2010	Proveedor OLE DB para controladores ODBC	Controlador de Microsoft Access
Oracle 10g, 11g o 12c	Proveedor de Oracle para OLE DB	No se requiere
PostgreSQL	Proveedor OLE DB para controladores ODBC	No se requiere

Al elegir un proveedor, tenga en cuenta lo siguiente:

En Microsoft SQL, seleccionar OLE DB Provider for SQL Server puede causar problemas con determinados tipos de datos y campos largos.
Para conectar la versión de 64 bits de FlexiCapture a una base de datos de Access, instale el controlador de 64 bits de Access Database Engine x64.
Para Oracle, consulte Exportar a una base de datos de Oracle.

Asignar campos a la base de datos

El cuadro de diálogo Field Mapping muestra las secciones y los campos del documento a la izquierda, y las tablas y columnas de la base de datos a la derecha.

Si la base de datos ya contiene tablas, seleccione una tabla para cada sección y una columna para cada campo.
Si no contiene tablas, haga clic en Crear tablas automáticamente para crearlas con la estructura necesaria para la exportación; los campos del documento se asignarán a las columnas.

Los grupos de campos, los campos con varias instancias y las tablas de documentos se exportan a tablas independientes, vinculadas a la tabla principal mediante una clave primaria y una clave externa. FlexiCapture agrega estas claves automáticamente cuando es necesario; solo debe especificar el campo al que se exportará la clave.

Use esquemas con pocos objetos. Antes de la exportación, ABBYY FlexiCapture consulta la base de datos para obtener información sobre todos los objetos del esquema, por lo que un esquema grande puede hacer que la creación de tablas tarde mucho tiempo (hasta varias horas).

También puede:

Agregar automáticamente una columna que falta a una tabla existente: deje el campo del documento asignado a un campo de base de datos con un nombre similar y (auto) entre paréntesis, o seleccione el campo y haga clic en Auto.
Usar Auto para crear una tabla nueva con el nombre de la sección o tabla de Definición de Document, o Nuevo para crear una tabla para cada campo cuando los nombres sean distintos.
Usar Subir y Bajar para ordenar las columnas de una tabla creada automáticamente.
Usar Formato para configurar cómo se guardan los campos tipados; por ejemplo, el número de decimales de un campo Número, o el formato y los separadores de un campo Fecha.

Al exportar un campo Hora, cree una columna de tipo DateTime en la tabla de la base de datos. La columna SmallDateTime predeterminada provoca un error.

Según la opción que seleccione, el contenido de los campos Imagen y las imágenes del documento se pueden exportar al sistema de archivos o a la base de datos. Al exportar a archivos independientes, el nombre y la ruta del archivo se almacenan en el campo de base de datos correspondiente (configurado al asignar los campos). Si la ruta de exportación está en un disco de red, asegúrese de que todas las estaciones que trabajan con él tengan acceso. Si la cadena de ruta supera los 255 caracteres, se produce un error. Aumente el límite de caracteres de esa columna.

Exportación mediante procedimientos almacenados

Además de exportar directamente a tablas de base de datos, puede guardar datos mediante procedimientos almacenados. Un procedimiento almacenado es un objeto de base de datos: un conjunto de instrucciones SQL que se compila una vez y se almacena en el servidor. Los procedimientos almacenados pueden realizar cálculos numéricos y con caracteres, así como operaciones estándar de base de datos. Ventajas frente a la exportación directa:

Mayor rapidez al trabajar con la base de datos.
Cálculos adicionales.
Integridad de los datos.

Un procedimiento almacenado de ejemplo para Microsoft SQL:

Create procedure Export( @userId as int, @lastName as nvarchar(255), @firstName as nvarchar(255) )
as
begin
  if Exists( Select Id from Users where Id = @userId ) begin
     Update Users set LastName = @lastName, FirstName = @firstName where Id = @userId
  end else begin
     Insert into Users ( Id, LastName, FirstName ) values ( @userId, @lastName, @firstName )
  end
end

Los tres parámetros que se pasan al procedimiento son campos de un documento de FlexiCapture: un identificador (UserId), el nombre (FirstName) y el apellido (LastName). Si no existe ninguna entrada con ese identificador en la tabla Users, se añade una nueva entrada. Si ya existe una, se reemplazan su nombre y apellido por los valores de los campos de FlexiCapture.

Configurar la exportación con procedimientos almacenados

Primero, establezca una conexión con la base de datos (consulte los pasos anteriores). Haga clic en Configurar asignación de campos y seleccione un procedimiento almacenado para guardar los datos. A diferencia de la asignación a columnas de tablas, los campos disponibles para exportar son los parámetros tipados del procedimiento: el tipo de cada parámetro debe coincidir con el tipo de datos del campo de Definición de Document asignado. Asigne los campos del documento a los parámetros del procedimiento. Para exportar tablas y campos complejos (por ejemplo, campos con varias instancias), así como campos independientes, configure los índices adecuados para vincular las entradas secundarias con la entrada principal del documento. Especifique el valor de retorno (@RETURN_VALUE) o un parámetro de salida como clave principal que se puede exportar (ROW_INDEX). A continuación, el procedimiento escribe los datos en la tabla y devuelve el identificador de la entrada actual, que se pasa al procedimiento al exportar las entradas secundarias.