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Il arrive que les fournisseurs soient détectés de manière plus fiable si vous constituez et utilisez un jeu de données de fournisseurs possibles. Un tel jeu de données permet également aux utilisateurs de définir des types de dépenses personnalisés pour certains fournisseurs. Par exemple, si les employés d’une entreprise achètent habituellement des fournitures de bureau et de la papeterie auprès d’un fournisseur donné, vous pouvez définir « Fournitures de bureau » comme type de dépense pour ce fournisseur. Ainsi, pour tous les reçus capturés de ce fournisseur, le type de dépense sera automatiquement remplacé par « Fournitures de bureau ». Les champs et les règles de vérification du jeu de données sont désactivés par défaut. Pour les activer, suivez les étapes ci-dessous.
  1. Dans le Document Definition Editor, activez les champs suivants en cliquant sur Show on verification dans l’onglet General de la boîte de dialogue des propriétés du champ : VendorID_Dataset, VendorName_Dataset, VendorExpenseType_Dataset et FinalExpenseType.
  2. Dans la boîte de dialogue Document Definition Properties, activez les règles suivantes : Vendor Database Check, Copy Expense Type et Copy Company Name.
  3. Pour pouvoir rechercher des fournisseurs pendant la vérification, ajoutez un bouton au formulaire de données (cliquez avec le bouton droit sur le formulaire et sélectionnez Insert Button dans le menu contextuel, ou cliquez sur Form → Insert Control → Button). Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, cliquez sur l’onglet Format, définissez Database Lookup comme type d’action, puis sélectionnez la règle Vendor Database Check.
  4. Enregistrez et publiez votre Document Definition.
Les noms des fournisseurs seront automatiquement ajoutés au jeu de données chaque fois que le programme détectera un nouveau nom sur un reçu. À mesure que votre jeu de données de fournisseurs s’étoffe, le programme pourra détecter les fournisseurs avec une plus grande fiabilité. Pour modifier le jeu de données des fournisseurs ou trouver un fournisseur particulier pendant la vérification, cliquez sur le bouton que vous avez ajouté au formulaire de données, puis sur le bouton Edit record, Add record, Reset data ou Select, selon l’action à effectuer (pour plus d’informations, consultez Recherche de fournisseurs et d’unités commerciales dans la base de données). Lors de l’ajout ou de la modification d’un enregistrement, vous pouvez définir un type de dépense habituel pour le fournisseur concerné. La prochaine fois qu’un utilisateur capture un reçu de ce fournisseur, ce type de dépense apparaîtra dans le champ Expense type (Final).