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製品について

ABBYY Invoice Reader は導入が容易なアプリケーションで、企業が請求書からデータをすばやく効率的に取得し、ERP システムに入力できるようにします。ABBYY FlexiCapture Standalone をベースとしています。

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設定

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管理者による初期システム設定

ABBYY Invoice Reader のインストールとライセンスのアクティブ化が完了したら、次の手順を実行します。

1. 請求書キャプチャプロジェクトを開きます。
2. Document Definition の設定で、事業部門リストとベンダー リストをインポートします (詳細は「Setting Up」を参照してください) 。

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管理者による設定

ABBYY Invoice Reader は、 (事業部門およびベンダー リストのインポート設定を除き) 設定不要で、インストール後すぐに使用できます。必要に応じて、管理者は invoice の取り込み設定を変更できます。

1. 利用可能な事業部門とベンダーに関するデータを更新し、新しい項目を追加するため、事業部門およびベンダー リストを再インポートします。
2. field の設定を変更します。
3. ルール セットを変更します。
4. 各国の税率を変更します (XML ファイルを編集) 。
5. エクスポート設定を変更します。
6. 新しいルールを追加します。
7. ABBYY FlexiLayout Studio を使用してベンダー用のレイアウト バリエーションを作成し、それをインポートします。

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請求書の取り込み

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オペレーターによる請求書の取り込み

オペレーターは請求書からERPシステムにデータを取り込みます。認識エラーのない請求書は自動的に処理されます。オペレーターが確認してエラーを修正するのは、エラーや警告がある請求書と、ステータスがRejectedまたはExceptionの請求書だけです。これが完了すると、請求書のステータスはValidに変わるか、現在のステータスがオペレーターによって確認されます。データの確認と検証を行う際、オペレーターは次の作業を行う必要があります。

1. 請求書のステータスを確認します。ステータスがValid以外の場合は、その原因を特定し、そのステータスになった問題を解決します。これらの問題を解決できない場合 (請求書の形式が正しくない、またはデータベースでベンダーが見つからない場合) は、請求書のステータスを確認します。
2. 認識エラーがないか、またデータベース内のベンダー グループおよび事業部門 グループから正しいデータが取り込まれているかを確認します。エラーがある場合は、データベースから正しいエントリを選択します。
3. ルール エラーとルール警告を確認し、修正を試みます。
4. 画像と照合しながら、合計金額、請求書番号、請求日のfield値を確認します。
5. 誤認識された文字を修正します。オペレーターは文字を1文字ずつ修正することも、新しい値を入力することもできます (入力を開始すると候補の一覧が表示されます) 。画像上で新しいregionを指定することもできます (古い値は新しいregionの値に置き換えられます) 。
6. 請求書の確認を完了し、エクスポートのために送信します。

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複雑な構造の請求書に対する認識精度の向上

オペレーターは、請求書の取り込み中にシステムを学習させることができます。field のマッチングが調っていた場合、またはまったく行われなかった場合、オペレーターは文書画像上で該当する field を指定し、Train ボタンをクリックして学習モードをアクティブ化できます。その請求書は、他のサンプルとともに学習に使用されます。学習セッションが正常に完了すると、その結果は後で請求書の取り込み時に使用できるよう保存されます。

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製品概要

ABBYY FlexiCapture のスタンドアロン版をインストールするには、次の手順に従います。

1. Autorun メニューで Standalone Installation を選択します (autorun.exe ファイルを手動で実行することもできます) 。
2. セットアッププログラムは、お使いのオペレーティングシステムのバージョンと、必要な管理者権限があるかどうかを確認します。オペレーティングシステムのバージョンがこのプログラムでサポートされていない場合、または必要な管理者権限がない場合は、警告メッセージが表示され、セットアッププログラムは終了します。
3. すべてのチェックが正常に完了すると、エンドユーザー使用許諾契約が表示されます。使用許諾契約をよく読み、内容に同意する場合は、該当するオプションを選択して Next ボタンをクリックします。
4. ダイアログが開き、ユーザー情報の入力を求められます。必要な情報を入力して、インストールを続行します。
5. 次のダイアログで、使用可能なインストールモードのいずれかを選択します。
   • Administrator Station
   • Operator Station
   • Administrator and Operator Station

最初または 3 番目のインストールオプションを選択します (Invoice Reader をセットアップするには Administrator Station をインストールする必要があります) 。

6. 次に、インストール先フォルダーを選択します。既定では、プログラムは %systemdrive%\Program Files\ABBYY FlexiCapture 12 にインストールされます。選択したハードディスクに十分な空き容量がない場合は、各ハードディスクの空き容量と、インストールに必要な容量を示すウィンドウが表示されます。十分な空き容量があるディスクを選択して、インストールを続行します。
7. プログラムファイルがコンピューターにコピーされます。インストールが完了すると、セットアッププログラムに、アプリケーションが正常にインストールされたことを示すメッセージが表示されます。
8. ABBYY FlexiCapture 12 License Manager が自動的に起動し、シリアル番号をアクティブ化できるようになります。Activate License… をクリックし、試用版ライセンスのシリアル番号を入力します。Next… をクリックし、アクティベーション ウィザードの指示に従います。ライセンスをアクティブ化するには、インターネット接続が必要です。

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セットアップ

インストール メディア上の InvoiceReader フォルダーに Invoice Reader プロジェクトがあります。このフォルダーをディスクにコピーしてください。 次に、Start > All Programs > ABBYY FlexiCapture 12 > ABBYY FlexiCapture 12 Administrator station をクリックして Administrator Station を開きます。プロジェクトを開くよう求められるので、Browse… をクリックし、InvoiceReader > FC Project フォルダー内の Invoice.fcproj プロジェクトを選択します。 このセクションで説明する操作は、Administrator station を使用して実行してください。 請求書の処理を始める前に、データベースからベンダーと事業部門のデータをプロジェクトにインポートする必要があります。 データベース要件:

• 現在、SQL データベースまたは Microsoft Excel ファイルからインポートできます。別の種類のデータベースを使用している場合は、Excel スプレッドシートにエクスポートしてください。
• 各データベース エントリには、一意の ID (VendorID field) が含まれている必要があります。
• ベンダー データベースと Business Unit データベースは同じ構造です。どちらのデータベースにも、次の field が含まれている必要があります:
• VendorId - INT;
• VATID - NVARCHAR;
• NationalVATID - NVARCHAR;
• IBAN - NVARCHAR;
• CountryCode - NVARCHAR;
• Name - NVARCHAR;
• Street - NVARCHAR;
• ZIP - NVARCHAR;
• Country - NVARCHAR;
• City - NVARCHAR;
• BankAccount - NVARCHAR.
• CountryCode は空にできません。ISO-3166 alpha-2 形式 (2 文字コード) の国コードを使用してください。また、Name、VATID、IBAN も入力してください。これにより、認識精度が大幅に向上します。

Vendors データベースに接続するには、以下の手順に従ってください。

1. Document Definition を開きます。Project メニューを開き、Document Definitions… をクリックし、European Invoice definition を選択して、Edit… ボタンをクリックします。
2. Document Definition Editor で、Document Definition メニューを開き、Document Definition Properties… を選択して、Rules タブを開きます。
3. Show in list ドロップダウンリストで Rules stored in the object and its children を選択し、ルール ツリーを展開して、Invoice Layout > ベンダー > Database check を選択し、Edit… をクリックします。
4. データベースへの接続を設定します。データベース接続設定は、Set… ボタンをクリックすると開く Data Link Properties ダイアログで構成できます。
5. リストからデータベース スキーマとテーブルを選択します。
6. Update Cache ボタンをクリックします。

Business Units データベースも同じ方法で接続できますが、1 つだけ異なります。3 番目の手順では、Invoice Layout > BU > Check Business Unit rule を選択します。 言語、形式、通貨、VAT 率、Key words、およびその他の国別設定は、現在 InvoiceSettings.xml ファイル (Project folder > FC Project > Templates) に保存されています。VAT 率やキーワードなどの国別設定は、これらのファイルを編集して調整できます。 画像やエラーのある文書のエクスポート設定、出力形式、データベースへのエクスポート設定など、事前定義されたエクスポート設定を変更することもできます。これらの設定を変更するには、Document Definition を開いて編集します (Project > Document Definitions… を開き、European Invoice definition を選択して、Edit… ボタンをクリックします) 。次に、Document Definition メニューを開き、Export Settings… を選択します。

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請求書処理

請求書の処理を開始するには、バッチを作成し (任意) 、スキャナから請求書画像を取り込むか、[Load images…] ボタンをクリックして画像をロードする必要があります。画像のロード オプションは、ボタン右側の矢印から選択できます。事前にバッチを作成しない場合は、スキャンまたは画像のロードを開始したときに自動的に作成されます。Invoice Reader は、ABBYY FlexiCapture で利用可能なすべてのインポート形式とインポート機能をサポートしています。 認識されたデータは検証中に確認できます。データはバリデーションルールに照らしてチェックも行われます。不整合が見つかった場合は、警告が表示されます。エラーを修正すると警告は消え、データが再度チェックされて、バリデーションルールを満たしていることが確認されます。 請求書には、Valid、Exception、Rejected の 3 つのステータスがあります。請求書のステータスはバリデーションルールによって決まります。

• Valid

すべてのルール チェックに合格しており、請求書を ERP システムにエクスポートできます。

• Exception

法令違反の有無を確認するすべてのルールは満たしていますが、ERP システムにエクスポートする際に追加の作業が必要になります (たとえば、データベースに新しいベンダーを追加する、またはベンダーを指定せずに請求書を入力するなど) 。

• Rejected

法令違反の有無を確認するルールを満たしていません (必須データが見つからなかった、請求書に記載されていない、または誤って認識された場合) 。必須データを指定するか (認識エラーの場合) 、請求書を個別に処理する必要があります (たとえば、請求書が無効であるか、書式が正しくない場合は、ベンダーに返送する必要があることがあります) 。 請求書のステータスは、エラーが修正されると自動的に変更されます。オペレーター は請求書のステータスを手動で変更することもできます (変更を行う前に、その理由を入力する必要があります) 。 検証プロセスを開始するには、任意の請求書をダブルクリックします。Document Editor ウィンドウが開きます。 Document Editor ウィンドウは、ページ イメージ、データ フォーム、および Errors Window (この領域は請求書にエラーがある場合にのみ表示されます) の 3 つの部分に分かれています。エラーには、アセンブリ エラー、一致しない Region のエラー、書式エラー、ルール エラーの 4 種類があります。ページ上部の対応するボタンをクリックすると、表示するエラーの種類を選択できます。4 種類のエラーは任意に組み合わせて選択できます。 データ フォームのショートカット メニューを使用すると、field の値を確認したり、書式エラーを表示するかどうかを選択したり、検証が必要な前または次の項目に移動したり、field ナビゲーション モードを変更したりできます。 データ領域では、不確かに認識された文字や疑わしい文字が色付きで表示され、データ型が正しくない field やルールを満たしていない field が強調表示されます。不確かな文字を含む field のデータがすべて正しいことを確認するには、その上にマウス ポインターを置いて Enter キーを押します。 オペレーター は検証段階で、データベースからベンダーと事業部門を選択できます。オペレーター が Vendor field または 事業部門 field のいずれかに入力を開始すると、データベース ルックアップ ウィンドウが自動的に開きます。オペレーター は、ベンダー セクションまたは 事業部門 セクションの [Find…] ボタンをクリックして開く Find Field ダイアログを使用して、ベンダーや事業部門を検索することもできます。ダイアログの上部には検索ボックスがあり、左下には、検索クエリを含む field を持つ事業部門のリストまたはベンダーのリストがあります。リストから項目を選択するには、その項目をクリックし (その際、ウィンドウ下部に詳細情報が表示されます) 、その後 [Select] ボタンをクリックします。 [Export] ボタンをクリックすると、既定の設定でデータをエクスポートできます。ボタン右側の矢印をクリックすると、その他のエクスポート オプションを選択できます。既定では、データはプロジェクト フォルダー内の Export フォルダー (InvoiceReader > FC Project > Export > <Batch name>) にある Microsoft Excel ファイルにエクスポートされます。

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学習

一部のベンダーの請求書は標準的なものと構造が大きく異なる場合があり、そのような請求書に柔軟なレイアウトが誤って適用されることがあります。そうなると、その請求書内の field が誤ってマッチングされたり、まったくマッチングされなかったりすることがあります。 ABBYY Invoice Reader は、ベンダーの請求書サンプルを使って学習させることで、そのベンダーの請求書からのデータ キャプチャを向上させることができます。学習は請求書取り込み中にオペレーターによって実行され、そのベンダーの請求書に対する認識精度を向上させます。 ABBYY Invoice Reader を学習させるには、以下の手順に従ってください。

1. 誤ってマッチングされた field、またはまったくマッチングされなかった field がある場合は、それらを文書画像上で選択します (データ フォーム内の field をクリックし、次に左マウス ボタンを押したままマウス ポインターをドラッグして、ページ画像上で必要なデータを含む領域を指定します) 。Train ボタンがアクティブになります。
2. Train ボタンをクリックして文書をサンプルに追加し、学習モードをアクティブ化します。

重要！ 文書は学習に一度しか使用できないため、Train ボタンをクリックする前に、すべてのエラーが修正されていることを確認してください。

3. 同じベンダーの請求書をさらに数件追加します (請求書に何も変更を加えなくても、学習モードでは Train ボタンを使用できます) 。サンプルが追加されると、ABBYY Invoice Reader は学習セッションを実行し、結果を確認します。
4. 十分な学習結果が得られると、その結果は後で使用できるように保存され、学習モードは非アクティブ化されます。

新しいサンプルが利用可能になれば、学習プロセスは繰り返し実行できます。以前に追加したものを含め、すべてのサンプルが新しい学習セッションで使用されます。

• ベンダーの学習バッチを削除して、すべての学習結果を破棄します。
• 学習バッチからサンプルを削除して、学習プロセスから除外します。これらの文書は次回の学習セッションでは使用されません。
• 特定のベンダーに対して ABBYY FlexiLayout Studio で作成した柔軟なレイアウトを有効にします。レイアウトを作成して Current.afl として保存し、バッチの attachments から自動生成されたレイアウトを削除して、作成したレイアウトをバッチにアタッチします。

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仕様

• 英語
• ドイツ語

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データの抽出元となるfield

次の請求書のfieldグループが抽出されます。

• 事業部門 このfieldグループが抽出されると、Database Lookup を使用して、名前、住所、電話番号などの認識されたfieldをデータベース内の値と照合します。
• ベンダー ID このfieldグループが抽出されると、Database Lookup を使用して、VATID、IBAN (国際銀行口座番号) 、住所、電話番号などの認識されたfieldをデータベース内の値と照合します。
• 請求書データ (請求書番号、日付と種類、支払期日と配送日、注文番号、顧客) 。
• 金額 (税抜金額、税額、税率、合計金額、追加費用) 。

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ルール

BU の住所は必須です。 このルールは、請求書にビジネス ユニットの住所 (住所関連の field のうち少なくとも 1 つ) が含まれているかどうかを確認します。 BU 名は必須です このルールは、請求書にビジネス ユニット名が含まれているかどうかを確認します。 BU VATID は必須です このルールは、請求書にビジネス ユニットの VATID が含まれているかどうかを確認します。 ベンダーの住所は必須です このルールは、請求書にベンダーの住所 (住所関連の field のうち少なくとも 1 つ) が含まれているかどうかを確認します。 ベンダー名は必須です このルールは、請求書にベンダー名が含まれているかどうかを確認します。 ベンダー VATID は必須です このルールは、請求書にベンダーの VATID が含まれているかどうかを確認します。 請求書番号は必須です このルールは、請求書に請求書番号が含まれているかどうかを確認します。 請求日は必須です このルールは、請求書に請求日が含まれているかどうかを確認します。 配送日は必須です このルールは、請求書に配送日が含まれているかどうかを確認します。 すべての VAT 税率が適用されていること このルールは、請求書内で見つかったすべての VAT 税率に対して税抜金額があるかどうかを確認します。 合計税額は必須です このルールは、請求書に VAT 額が含まれているかどうかを確認します。 税率ごとの税額は必須です このルールは、請求書内で見つかったすべての税率に対して税額があるかどうかを確認します。 合計金額は必須です このルールは、請求書に合計金額が含まれているかどうかを確認します。 通貨は必須です このルールは、請求書に通貨が含まれているかどうかを確認します。

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請求書ステータスをExceptionに設定するルール警告

合計金額チェック 1 次のチェックを行います: Sum = Net0 + Net1 + Net2 + TaxAmount1 + TaxAmount2. 合計税額チェック 次のチェックを行います: Total Tax Amount = TaxAmount1 + TaxAmount2.

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請求書ステータスを変更しないルール

ベンダー チェック このルールを使用して、ベンダー データベース内でベンダーを照合します。 BU チェック このルールを使用して、ビジネス ユニット データベース内でビジネス ユニットを照合します。 税抜合計チェック 次のチェックを行います: 税抜合計 = Net0 + Net1 + Net2。 請求日は今日から1年以内である必要があります 次のチェックを行います: 請求日は Today - 360 days <= 請求日 <= Today の範囲内にあります。 配送日は請求日より前で、かつ1年前より後である必要があります 次のチェックを行います: 配送日は Today - 360 days <= 配送日 <= 請求日 の範囲内にあります。

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請求書ステータスを変更せず、エラーメッセージも表示しないルール

請求書の種類を設定 Invoice Amount が負の値である場合、または “Credit note” という語句が見つかった場合、請求書の種類は Credit note に変更されます。 リバースチャージ (逆課税) 検出された VAT 率が 0 のみである場合、または “Reversed Charge” という語句が見つかった場合、Reversed Charge field の値は Yes に設定されます。

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付録

テクニカルプレビューで利用可能な機能に加えて、正式リリースには次の機能が含まれます。

• 複数ページの請求書
• 国別のルール、ルールパラメーター、書式設定を備えた国ペイン
• 初回セットアップウィザード
• 明細の抽出と購買注文書のマッチング
• 現在は XML ファイルを編集しないと変更できない一部の設定を、UI から変更できるようになります。
• 追加の学習機能の一部が Administrator Station で利用可能になります
• メール本文からのインポート

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連絡先

当社では、製品の改善と使いやすさの向上に継続的に取り組んでいます。このバージョンの製品は、機能の評価と確認を目的としたものです。ABBYY Invoice Reader をさらに改善するため、ぜひご意見やご提案をお寄せください。ご質問、ご意見、ご提案がありましたら、テストプログラムへの参加をご案内した ABBYY の担当者、または invoicereader@abbyy.com までお送りください。