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À propos du produit

ABBYY Invoice Reader est une application facile à déployer qui permet aux entreprises d’extraire les données des factures et de les intégrer rapidement et efficacement dans des systèmes ERP. Elle repose sur ABBYY FlexiCapture Standalone.

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Configuration

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Configuration initiale du système par l’Administrateur

Une fois ABBYY Invoice Reader installé et la licence activée :

1. Ouvrez le projet de capture de factures.
2. Dans les paramètres de Document Definition, importez les listes d’unités commerciales et de fournisseurs (pour plus de détails, voir « Configuration »).

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Configuration par l’administrateur

ABBYY Invoice Reader ne nécessite aucune configuration (à l’exception des paramètres d’import des listes d’unités commerciales et de fournisseurs) et est prêt à l’emploi immédiatement après l’installation. Si nécessaire, l’administrateur peut modifier les paramètres de capture des factures :

1. Réimporter les listes d’unités commerciales et de fournisseurs afin d’actualiser les données sur les unités commerciales et les fournisseurs disponibles, et d’en ajouter de nouveaux.
2. Modifier les paramètres des champs.
3. Modifier le jeu de règles.
4. Modifier les taux d’imposition par pays (en modifiant un fichier XML).
5. Modifier les paramètres d’export.
6. Ajouter de nouvelles règles.
7. Créer une variante de mise en page pour un fournisseur à l’aide d’ABBYY FlexiLayout Studio et l’importer.

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Capture des factures

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Capture des factures par l’Opérateur

L’Opérateur capture les données des factures dans le système ERP. Les factures sans erreurs de reconnaissance sont traitées automatiquement. L’Opérateur ne vérifie que les factures comportant des erreurs, des avertissements ou ayant le statut Rejeté ou Exception, puis il corrige les erreurs. Une fois cela fait, le statut d’une facture passe soit à Valide, soit son statut actuel est confirmé par l’Opérateur. Lors du contrôle et de la vérification des données, l’Opérateur doit :

1. Vérifier le statut de la facture. Si le statut est différent de Valide, déterminer pourquoi et résoudre les problèmes à l’origine de ce statut. Si ces problèmes ne peuvent pas être résolus (par exemple, si la facture est mal formatée ou si le fournisseur est introuvable dans la base de données), confirmer le statut de la facture.
2. Vérifier les erreurs de reconnaissance et s’assurer que les bonnes données ont été importées depuis les groupes Fournisseur et unité commerciale de la base de données. En cas d’erreurs, sélectionner l’entrée correcte dans la base de données.
3. Examiner les erreurs de règle et les avertissements de règle, et essayer de les corriger.
4. Vérifier les valeurs des champs Total, Numéro de facture et Date de la facture en les comparant à l’image.
5. Corriger les caractères mal reconnus. L’Opérateur peut corriger les caractères individuellement ou saisir une nouvelle valeur (une liste de suggestions apparaît lorsque l’Opérateur commence à taper). Il est également possible de spécifier une nouvelle région sur l’image (l’ancienne valeur sera remplacée par celle de la nouvelle région).
6. Terminer la vérification de la facture et l’envoyer pour export.

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Amélioration de la qualité de reconnaissance des factures à structure complexe

L’opérateur peut entraîner le système pendant la capture des factures. Si un champ a été associé incorrectement ou n’a pas été associé du tout, l’opérateur peut indiquer ce champ sur l’image du document et activer le mode d’entraînement en cliquant sur le bouton Train. La facture sera utilisée pour l’entraînement avec les autres exemples. Lorsque la session d’entraînement se termine avec succès, les résultats sont enregistrés pour être réutilisés ultérieurement lors de la capture des factures.

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Description du produit

Pour installer la version autonome d’ABBYY FlexiCapture :

1. Dans le menu Autorun, sélectionnez Standalone Installation (vous pouvez exécuter manuellement le fichier autorun.exe).
2. Le programme d’installation vérifie la version de votre système d’exploitation ainsi que si vous disposez des privilèges administratifs nécessaires. Si la version du système d’exploitation n’est pas prise en charge par le programme ou si vous ne disposez pas des privilèges administratifs requis, un message d’avertissement s’affiche et le programme d’installation s’interrompt.
3. Si toutes les vérifications aboutissent, le contrat de licence utilisateur final s’affiche. Lisez-le attentivement et, si vous en acceptez les termes, sélectionnez l’option correspondante et cliquez sur le bouton Next.
4. Une boîte de dialogue s’ouvre et vous invite à fournir certaines informations vous concernant. Saisissez les informations requises et poursuivez l’installation.
5. Dans la boîte de dialogue suivante, sélectionnez l’un des modes d’installation disponibles :
   • poste Administrateur
   • Operator Station
   • Administrator and Operator Station

Sélectionnez la première ou la troisième option d’installation (poste Administrateur doit être installé pour configurer Invoice Reader).

6. Sélectionnez ensuite un dossier de destination. Par défaut, le programme est installé dans %systemdrive%\Program Files\ABBYY FlexiCapture 12. S’il n’y a pas assez d’espace sur le disque dur sélectionné, une fenêtre s’affiche avec vos disques durs, l’espace libre disponible et l’espace requis pour l’installation. Sélectionnez un disque disposant de suffisamment d’espace libre et poursuivez l’installation.
7. Les fichiers du programme seront copiés sur votre ordinateur. Une fois l’installation terminée, le programme d’installation affichera un message indiquant que l’application a été installée avec succès.
8. ABBYY FlexiCapture 12 License Manager sera lancé automatiquement afin que vous puissiez activer votre numéro de série. Cliquez sur Activate License… et entrez le numéro de série de votre License d’essai. Cliquez sur Next… et suivez les instructions de l’assistant d’activation. Vous aurez besoin d’une connexion Internet pour activer la License.

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Configuration

Le dossier InvoiceReader présent sur votre support d’installation contient un projet Invoice Reader. Veuillez copier ce dossier sur votre disque. Ensuite, ouvrez le poste Administrateur en cliquant sur Démarrer > Tous les programmes > ABBYY FlexiCapture 12 > ABBYY FlexiCapture 12 poste Administrateur. Vous serez invité à ouvrir un projet. Cliquez sur Parcourir… et sélectionnez le projet Invoice.fcproj dans le dossier InvoiceReader > FC Project. Vous devez utiliser le poste Administrateur pour effectuer les actions décrites dans cette section. Avant de commencer à traiter vos factures, vous devez importer dans le projet les données des Fournisseurs et des unités commerciales depuis vos bases de données. Exigences relatives à la base de données :

• L’importation est désormais possible depuis une base de données SQL ou un fichier Microsoft Excel. Si vous utilisez un autre type de base de données, vous pouvez l’exporter vers une feuille de calcul Excel.
• Chaque entrée de la base de données doit contenir un ID unique (champ VendorID).
• Les bases de données Fournisseur et unité commerciale ont la même structure. Elles doivent toutes deux contenir les champs suivants :
• VendorId - INT;
• VATID - NVARCHAR;
• NationalVATID - NVARCHAR;
• IBAN - NVARCHAR;
• CountryCode - NVARCHAR;
• Name - NVARCHAR;
• Street - NVARCHAR;
• ZIP - NVARCHAR;
• Country - NVARCHAR;
• City - NVARCHAR;
• BankAccount - NVARCHAR.
• CountryCode ne peut pas être vide. Veuillez utiliser des codes pays au format ISO-3166 alpha-2 (code à deux lettres). Les champs Name, VATID et IBAN doivent également être renseignés, car cela améliorera considérablement la qualité de la reconnaissance.

Suivez les instructions ci-dessous pour vous connecter à votre base de données Fournisseurs :

1. Ouvrez la définition de document : ouvrez le menu Projet, cliquez sur Définitions de document…, sélectionnez la définition European Invoice, puis cliquez sur le bouton Modifier…
2. Dans le Document Definition Editor, ouvrez le menu Document Definition, sélectionnez Document Definition Properties…, puis ouvrez l’onglet Rules.
3. Sélectionnez Rules stored in the object and its children dans la liste déroulante Show in list, développez l’arborescence des règles, sélectionnez Invoice Layout > Fournisseur > Database check, puis cliquez sur Modifier…
4. Établissez une connexion à une base de données. Les paramètres de connexion à la base de données peuvent être configurés dans la boîte de dialogue Data Link Properties qui s’ouvre lorsque vous cliquez sur le bouton Set…
5. Sélectionnez un schéma et une table de base de données dans la liste.
6. Cliquez sur le bouton Update Cache.

La base de données unités commerciales peut être connectée de la même manière, à une exception près : à l’étape 3, sélectionnez la règle Invoice Layout > BU > Check Business Unit. Les langues, formats, devises, taux de TVA, mots-clés et autres paramètres propres au pays sont désormais stockés dans le fichier InvoiceSettings.xml (dossier Project > FC Project > Templates). Vous pouvez ajuster les paramètres spécifiques au pays, tels que les taux de TVA et les mots-clés, en modifiant ces fichiers. Vous pouvez également modifier les paramètres d’exportation prédéfinis, tels que les paramètres d’exportation des images et des documents contenant des erreurs, les formats de sortie et les paramètres d’exportation vers la base de données. Pour modifier ces paramètres, ouvrez et modifiez la définition de document (Project > Document Definitions…, sélectionnez la définition European Invoice, puis cliquez sur le bouton Edit…). Ouvrez ensuite le menu Document Definition et sélectionnez Export Settings…

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Traitement des factures

Pour commencer à traiter des factures, vous devez créer un lot (facultatif) et acquérir des images de factures à l’aide d’un scanner, ou les charger en cliquant sur le bouton Load images… Vous pouvez sélectionner les options de chargement des images à l’aide de la flèche située à droite du bouton. Si vous ne créez pas de lot à l’avance, un lot sera créé automatiquement lorsque vous commencerez à numériser ou à charger des images. Invoice Reader prend en charge tous les formats et toutes les fonctionnalités d’importation disponibles dans ABBYY FlexiCapture. Vous pouvez vérifier les données reconnues lors de la vérification. Les données sont également contrôlées au moyen de règles de validation. Si des incohérences sont détectées, des avertissements s’affichent. Les avertissements disparaissent une fois les erreurs corrigées ; les données sont alors de nouveau vérifiées et jugées conformes aux règles de validation. Une facture peut avoir l’un des trois statuts suivants : Valid, Exception ou Rejected. Le statut d’une facture est déterminé par les règles de validation :

• Valid

Toutes les vérifications ont été effectuées avec succès et la facture peut être exportée vers un système ERP.

• Exception

La facture satisfait à toutes les règles qui vérifient qu’elle n’enfreint aucune disposition légale, mais elle nécessitera des opérations supplémentaires lors de son exportation vers un système ERP (par exemple, l’ajout d’un nouveau fournisseur à la base de données ou la saisie d’une facture sans préciser son fournisseur).

• Rejected

La facture ne satisfait pas aux règles qui vérifient qu’elle n’enfreint aucune disposition légale (les données obligatoires n’ont pas été trouvées, sont absentes de la facture ou ont été reconnues incorrectement). Les données obligatoires doivent être renseignées (en cas d’erreurs de reconnaissance) ou la facture doit être traitée séparément (par exemple, il peut être nécessaire de la renvoyer au fournisseur si elle n’est pas valide ou si sa mise en forme est incorrecte). Le statut d’une facture change automatiquement lorsque les erreurs sont corrigées. L’opérateur peut également modifier manuellement le statut d’une facture (le motif de cette modification doit être saisi avant qu’elle ne soit appliquée). Pour commencer le processus de vérification, double-cliquez sur une facture. La fenêtre de l’éditeur de document s’ouvre. La fenêtre Document Editor est divisée en trois parties : l’image de la page, le formulaire de données et la fenêtre Errors Window (cette zone n’apparaît que s’il y a des erreurs dans la facture). Il existe quatre types d’erreurs : les erreurs d’assembly, les erreurs de région non associée, les erreurs de format et les rule errors. Vous pouvez choisir les types d’erreurs à afficher en cliquant sur le bouton correspondant en haut de la page. Toute combinaison de ces quatre types d’erreurs peut être sélectionnée. Le menu contextuel du formulaire de données permet de confirmer la valeur d’un champ, de choisir d’afficher ou non les erreurs de format, d’accéder à l’élément précédent ou suivant nécessitant une vérification et de modifier le mode de navigation entre les champs. Dans la région des données, les caractères reconnus avec incertitude ou jugés douteux sont marqués en couleur, et les champs ayant des types de données incorrects ou ne satisfaisant pas aux règles sont mis en évidence. Pour confirmer que toutes les données d’un champ contenant des caractères incertains sont correctes, placez le pointeur de la souris dessus et appuyez sur Entrée. L’opérateur peut sélectionner des fournisseurs et des unités commerciales dans la base de données pendant l’étape de vérification. La fenêtre de lookup dans la base de données s’ouvre automatiquement lorsque l’opérateur commence à saisir du texte dans le champ Fournisseur ou unité commerciale. L’opérateur peut également utiliser la boîte de dialogue Find Field (ouverte en cliquant sur le bouton Find… dans la section Fournisseur ou unité commerciale) pour rechercher des fournisseurs et des unités commerciales. La partie supérieure de la boîte de dialogue contient la zone de recherche, et la partie inférieure gauche contient une liste d’unités commerciales ou une liste de fournisseurs dont les champs contiennent la requête de recherche. Pour sélectionner une entrée dans la liste, cliquez dessus (des informations détaillées s’afficheront alors dans la partie inférieure de la fenêtre), puis cliquez sur le bouton Select. Cliquez sur le bouton Export pour exporter les données à l’aide des paramètres par défaut. Cliquez sur la flèche située à droite du bouton pour choisir d’autres options d’exportation. Par défaut, les données sont exportées vers un fichier Microsoft Excel dans le dossier Export de votre dossier de projet (InvoiceReader > FC Project > Export > <Nom du lot>).

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Entraînement

La structure des factures de certains fournisseurs peut être très différente de la norme, et une mise en page flexible peut alors être appliquée incorrectement à l’une de ces factures. Dans ce cas, les champs de cette facture peuvent être mis en correspondance de manière incorrecte, voire ne pas être reconnus du tout. ABBYY Invoice Reader peut être entraîné à partir d’exemples de factures d’un fournisseur afin d’améliorer la capture de données sur les factures de ce fournisseur. L’entraînement est effectué par un Opérateur pendant la capture des factures et améliore la qualité de reconnaissance des factures du fournisseur. Suivez les instructions ci-dessous pour entraîner ABBYY Invoice Reader.

1. Si vous voyez des champs mis en correspondance de manière incorrecte ou non reconnus, sélectionnez-les sur l’image du document (cliquez sur le champ dans le formulaire de données, puis indiquez la région contenant les données nécessaires sur l’image de la page en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé et en faisant glisser le pointeur de la souris). Le bouton Train devient alors actif.
2. Cliquez sur le bouton Train pour ajouter le document aux exemples et activer le mode d’entraînement.

Important ! Le document ne peut être utilisé qu’une seule fois pour l’entraînement. Assurez-vous donc que toutes les erreurs ont été corrigées avant de cliquer sur le bouton Train !

3. Ajoutez quelques factures supplémentaires du même fournisseur (le bouton Train reste disponible en mode d’entraînement même si vous n’apportez aucune modification à une facture). Une fois un exemple ajouté, ABBYY Invoice Reader exécute une session d’entraînement et vérifie les résultats.
4. Lorsque des résultats d’entraînement satisfaisants ont été obtenus, ils sont enregistrés pour une utilisation ultérieure et le mode d’entraînement est désactivé.

Le processus d’entraînement peut être répété à mesure que de nouveaux exemples deviennent disponibles. Tous les exemples seront utilisés lors de la nouvelle session d’entraînement, y compris ceux que vous avez ajoutés précédemment.

• Rejetez tous les résultats d’entraînement en supprimant le lot d’entraînement d’un fournisseur.
• Supprimez des exemples du lot d’entraînement pour les exclure du processus d’entraînement. Ces documents ne seront pas utilisés lors de la prochaine session d’entraînement.
• Activez une mise en page flexible créée dans ABBYY FlexiLayout Studio pour un fournisseur spécifique : créez la mise en page, enregistrez-la sous le nom Current.afl, supprimez la mise en page générée automatiquement des pièces jointes du lot et joignez au lot la mise en page que vous avez créée.

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Spécifications

• Anglais
• Allemand

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Champs à partir desquels les données sont extraites

Les groupes de champs de facture suivants sont extraits :

• Unité commerciale Lorsque ce groupe de champs est extrait, Database Lookup est utilisé pour comparer des champs reconnus tels que le nom, l’adresse et le téléphone à leurs valeurs dans la base de données.
• ID du fournisseur Lorsque ce groupe de champs est extrait, Database Lookup est utilisé pour comparer des champs reconnus tels que le VATID, l’IBAN, l’adresse et le téléphone à leurs valeurs dans la base de données.
• Données de facture (Numéro de facture, Date et type, Date d’échéance et date de livraison, Numéro de commande, Client).
• Montants (Montant net, Montant(s) de la taxe, Taux d’imposition, Total, Coûts supplémentaires).

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Règles

L’adresse de l’unité commerciale est obligatoire. Cette règle vérifie si l’adresse (au moins un des champs d’adresse) de l’unité commerciale est présente dans la facture. Le nom de l’unité commerciale est obligatoire Cette règle vérifie si le nom de l’unité commerciale est présent dans la facture. Le VATID de l’unité commerciale est obligatoire Cette règle vérifie si le VATID de l’unité commerciale est présent dans la facture. L’adresse du fournisseur est obligatoire Cette règle vérifie si l’adresse (au moins un des champs d’adresse) du fournisseur est présente dans la facture. Le nom du fournisseur est obligatoire Cette règle vérifie si le nom du fournisseur est présent dans la facture. Le VATID du fournisseur est obligatoire Cette règle vérifie si le VATID du fournisseur est présent dans la facture. Le numéro de facture est obligatoire Cette règle vérifie si le numéro de facture est présent dans la facture. La date de la facture est obligatoire Cette règle vérifie si la date de la facture est présente dans la facture. La date de livraison est obligatoire Cette règle vérifie si la date de livraison est présente dans la facture. Tous les taux de TVA appliqués Cette règle vérifie qu’il existe un montant net pour chaque taux de TVA trouvé dans la facture. Le montant total de la taxe est obligatoire Cette règle vérifie si le montant de TVA est présent dans la facture. Le montant de la taxe par taux d’imposition est obligatoire Cette règle vérifie qu’il existe un montant de la taxe pour chaque taux d’imposition trouvé dans la facture. Le montant total est obligatoire Cette règle vérifie si le montant total est présent dans la facture. La devise est obligatoire Cette règle vérifie si la devise est présente dans la facture.

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Avertissements de règle qui font passer le statut de la facture à Exception

Vérification du montant total 1 Effectue la vérification suivante : Sum = Net0 + Net1 + Net2 + TaxAmount1 + TaxAmount2. Vérification du montant total de la taxe Effectue la vérification suivante : Montant total de la taxe = TaxAmount1 + TaxAmount2.

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Règles qui ne modifient pas le statut de la facture

Vérification du fournisseur Utilisez cette règle pour rechercher le fournisseur dans la base de données des fournisseurs. Vérification de l’unité commerciale Utilisez cette règle pour rechercher l’unité commerciale dans la base de données des unités commerciales. Vérification du montant net hors taxes Effectue la vérification suivante : Montant net hors taxes = Net0 + Net1 + Net2. La date de la facture doit être comprise dans l’année précédant aujourd’hui Effectue la vérification suivante : la date de la facture est comprise dans l’intervalle Aujourd’hui - 360 jours <= Date de la facture <= Aujourd’hui. La date de livraison doit être antérieure à la date de la facture et postérieure à il y a un an Effectue la vérification suivante : la date de livraison est comprise dans l’intervalle Aujourd’hui - 360 jours <= Date de livraison <= Date de la facture.

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Règles qui ne modifient pas le statut de la facture et n’affichent pas de messages d’erreur

Définir le type de facture Si le Montant de la facture est négatif ou si les mots “Credit note” sont trouvés, le type de facture sera remplacé par Avoir. Autoliquidation de TVA Si le seul taux de TVA trouvé est égal à 0 ou si les mots “Reversed Charge” sont trouvés, la valeur du champ Autoliquidation de TVA sera définie sur Oui.

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Annexe

En plus des fonctionnalités disponibles dans l’aperçu technique, la version officielle inclura les fonctionnalités suivantes :

• Factures multipages
• Volet Pays avec des règles spécifiques aux pays, des paramètres de règle et des paramètres de formatage
• Assistant de configuration initiale
• Capture des lignes d’articles et mise en correspondance des commandes d’achat
• Certains paramètres qui ne peuvent actuellement être modifiés qu’en modifiant un fichier XML seront accessibles depuis l’UI.
• Certaines fonctionnalités d’entraînement supplémentaires seront disponibles depuis l’Administrator Station
• Importation du corps de l’e-mail

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Contacts

Nous travaillons constamment à améliorer nos produits et à les rendre plus faciles à utiliser. Cette version du produit est destinée à l’évaluation et à la découverte de ses fonctionnalités. Nous vous serions très reconnaissants de nous faire part de vos commentaires et suggestions pour nous aider à améliorer ABBYY Invoice Reader. Si vous avez des questions, des commentaires ou des suggestions, veuillez les adresser au représentant ABBYY qui vous a proposé de participer à notre programme de test, ou les envoyer à invoicereader@abbyy.com.