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Pour constituer un jeu de documents, vous devez créer une nouvelle Document Definition. Les sections de cette Document Definition seront composées de Document Definitions existantes et de vos propres sections. Les Document Definitions existantes, c’est-à-dire les Document Definitions de documents individuels déjà créées et déboguées, sont sélectionnées lors de la création de la Document Definition d’un jeu de documents, tandis que vos propres sections peuvent être ajoutées lors du débogage de la Document Definition du jeu de documents. En outre, lors de la création de la Document Definition d’un jeu de documents, vous pouvez ajouter une section récapitulative, ce qui permet de vérifier le jeu de documents comme une seule unité.

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Création d’un Document Definition pour un jeu de documents

  1. Ouvrez le menu Project et cliquez sur Document Definitions… (Ctrl + T).
  2. Dans la boîte de dialogue Document Definitions, cliquez sur le bouton New…
  3. Dans la boîte de dialogue Create New Document Definition, sélectionnez l’option Document set puis, dans la liste ci-dessous, sélectionnez les Document Definitions des documents que vous souhaitez inclure dans le jeu de documents. Ces Document Definitions deviendront des sections du Document Definition du jeu de documents.
  4. Si nécessaire, activez l’option Add Summary Section… (voir ci-dessous pour plus de détails). Cliquez sur Next.
  5. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, indiquez un nom pour le jeu de documents et saisissez une description (le nom est obligatoire, la description est facultative). Cliquez sur Finish.
Le nouveau Document Definition s’ouvrira dans le Document Definition editor, et toutes les sections que vous avez ajoutées au Document Definition s’afficheront dans le volet Document Structure, y compris la section récapitulative. Les sections créées à partir de Document Definitions existants ne contiendront que les champs d’indice des Document Definitions d’origine. Vous pouvez également ajouter d’autres Document Definitions comme sections au Document Definition du jeu de documents. Pour ce faire, dans le Document Definition editor, cliquez sur Document Definition → Add Link to Document… Pour ajouter une section récapitulative, cliquez sur Document Definition → Add Summary Section…
Si vous ajoutez ou supprimez des champs d’indice lors de la modification d’un Document Definition de jeu de documents, vous devrez les actualiser, sinon ils ne s’afficheront pas correctement. Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit sur l’élément, puis cliquez sur Update Index Fields dans le menu contextuel.
Vous pouvez modifier l’ordre des sections dans le Document Definition sous l’onglet Assembly de la boîte de dialogue des propriétés du Document Definition.
Vous pouvez choisir d’afficher ou non une section dans la section récapitulative en activant ou en désactivant l’option Show on verification dans la boîte de dialogue des propriétés de la section.

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Section récapitulative

Une section récapitulative est une section de Document Definition qui affiche tous les principaux champs d’un jeu de documents. Elle permet aux opérateurs de vérifier beaucoup plus facilement les documents d’un jeu de documents, car ils peuvent voir au même endroit toutes les erreurs et les données à faible niveau de confiance. De plus, les opérateurs n’ont besoin d’ouvrir que les documents susceptibles de contenir des erreurs. Une section récapitulative :
  • Ne contient ni pages ni images.
  • N’affecte pas la manière dont la Document Definition est appliquée.
  • Contient généralement des liens vers des champs existants provenant des documents du jeu de documents.
Pour ajouter une section récapitulative à une Document Definition, ouvrez-la dans le Document Definition editor et cliquez sur Document Definition → Add Summary Section… Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, indiquez un nom pour votre section récapitulative et ajoutez une description (facultatif). La nouvelle section récapitulative s’affichera dans le volet Document Structure. Toutes les règles activées dans la Document Definition s’appliqueront aux champs de la section récapitulative comme s’il s’agissait de champs de sections ordinaires.

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Affichage des champs des documents en plusieurs exemplaires d’un jeu

Si certains types de documents peuvent être présents en plusieurs exemplaires dans votre jeu, les informations qui en sont extraites peuvent être affichées dans une section récapitulative sous la forme d’un groupe répétitif ou d’un tableau. Par exemple, un opérateur traite une demande de prêt contenant plusieurs pièces d’identité : celle d’un emprunteur, de son épouse et d’un garant. Dans ce jeu de documents, la pièce d’identité correspond à un type de document répétitif. Si vous créez un groupe de champs faisant référence à ces documents, il sera lui aussi répétitif, ce qui vous permettra de le présenter sous la forme d’un tableau. Dans ce cas, lors de la reconnaissance des documents, toutes les données seront affichées de façon pratique dans un formulaire de données, où chaque document apparaîtra comme une ligne du tableau. L’opérateur pourra ainsi voir immédiatement toutes les informations nécessaires sans avoir à ouvrir chaque document un par un, ce qui réduira considérablement le temps consacré à la vérification. Pour accéder à l’image et au formulaire de données du document d’origine, double-cliquez sur la cellule de tableau ou sélectionnez la commande Accéder au champ d’origine dans le menu contextuel. Lorsque l’opérateur ajoute des documents de ce type au jeu, la ligne correspondante est ajoutée au tableau. Lorsque vous supprimez un document ou le déplacez vers un autre jeu, la ligne est supprimée.

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Afficher sous forme de tableau les champs des documents répétés d’un jeu

Pour configurer l’affichage sous forme de tableau des champs provenant de documents répétés d’un jeu, ajoutez dans une section récapitulative un groupe qui fera référence à l’un des documents du jeu. Si le document est répété (présent plus d’une fois), le groupe devient lui aussi répétitif. L’utilisateur doit ensuite ajouter à ce groupe les champs du document qu’il souhaite afficher sous forme de tableau dans la section récapitulative.
  1. Ajoutez une section récapitulative (Document Definition → Add Summary Section…).
  2. Dans l’onglet Assembly des paramètres du jeu de documents, définissez la répétition du document concerné.
  3. Dans la section récapitulative, créez le groupe de champs qui fait référence au document. Pour ce faire, sélectionnez Create Field → Link to Existing Field dans le menu contextuel de la section récapitulative et indiquez le document. Si le document est répété plus d’une fois, le groupe sera lui aussi répétitif.
  4. Dans le groupe, créez des liens vers les champs du document sélectionné lors de la création du groupe (Create Field → Link to Existing Field), puis indiquez les champs à afficher dans le tableau. Seuls des champs simples peuvent être ajoutés au groupe. Cela inclut les champ de texte et les images sans répétitions ni sous-groupes.
  5. Si vous souhaitez afficher les champs sous forme de tableau, sélectionnez le groupe de champs obtenu dans la structure du document. Dans le formulaire de données, le groupe sera mis en évidence par un rectangle vert. Cliquez avec le bouton droit sur le rectangle, puis sélectionnez Show as Table.
Si vous ajoutez ou supprimez un document d’un jeu, la ligne correspondante sera elle aussi ajoutée ou supprimée du tableau.

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Assemblage automatique des jeux de documents

Les règles d’assemblage des jeux de documents sont créées de la même manière que les règles d’assemblage des documents à plusieurs sections. Un document reconnu est automatiquement ajouté à un jeu de documents (a) s’il s’agit du premier document de l’un des jeux de documents et que la vérification de l’ordre des sections est activée, ou (b) si ce document n’appartient qu’à un seul jeu de documents. Tous les documents suivants sont ajoutés à ce jeu de documents conformément aux règles d’assemblage.