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Il peut être nécessaire de vérifier l’exhaustivité des jeux de documents avant qu’ils ne passent par toutes les étapes de traitement dans ABBYY FlexiCapture, par exemple pour s’assurer qu’un client a bien fourni tous les documents obligatoires. Supposons que seule Scanning Station soit installée dans votre bureau. Dans ce cas, les jeux de documents peuvent être vérifiés immédiatement après la numérisation. Pour effectuer cette vérification, toutes les images de document doivent être assemblées en documents selon leur type (cette opération peut être effectuée manuellement ou automatiquement). Ensuite, les documents doivent être assemblés en jeux de documents, et le type de chaque document et de chaque jeu de documents doit être indiqué. Ainsi, avant d’envoyer un lot vers sa destination, le programme vérifiera s’il contient le nombre requis de documents de certains types.

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Configuration des vérifications à effectuer sur les jeux de documents

Pour que le programme vérifie les jeux de documents après la numérisation, procédez comme suit. Dans la boîte de dialogue Propriété du type de lot, indiquez les types de documents que votre lot doit contenir ainsi que le nombre de documents attendu. Sélectionnez ensuite l’option Vérifier les types de documents et leur nombre. Pour plus de détails, consultez l’aide de Scanning Operator (section Types de documents).
Si certains types de documents sont facultatifs et ne doivent pas influer sur la vérification, définissez le nombre minimal de documents de ce type sur 0 ou laissez le champ vide.

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Assemblage des documents

Après la numérisation, les images peuvent être automatiquement séparées en lots et en documents à l’aide des paramètres spécifiés dans la boîte de dialogue Propriété du type de lot (par ex. à l’aide de code-barres ou en fonction du nombre de pages de chaque document). Vous pouvez corriger les jeux de documents et les documents mal assemblés en faisant glisser les documents avec la souris ou à l’aide des commandes Create Document et Disassemble Document. La commande Create Document ne peut être appliquée qu’aux documents sélectionnés qui se suivent immédiatement.

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Affectation des types de documents

Les types de documents peuvent être créés manuellement dans Scanning Station ou importés depuis ABBYY FlexiCapture. Si les documents doivent être traités au moyen d’ABBYY FlexiCapture, nous recommandons d’importer les types de documents appropriés depuis ABBYY FlexiCapture. Cela garantit que chaque type de document dans Scanning Station disposera d’une Document Definition correspondante dans ABBYY FlexiCapture. Le nombre de sections et de documents sera également importé.
Après l’importation des types de documents, vous pouvez les ajuster (par ex. modifier le nombre de documents pour un type de document).
Les types de documents peuvent être attribués à tout moment pendant l’assemblage des documents. Toutefois, il est recommandé de regrouper d’abord les images distinctes en documents, puis d’attribuer les types de documents, et ensuite seulement de constituer des jeux de documents.
Pour savoir comment spécifier les types de documents, consultez l’aide de Scanning Operator (Utilisation des lots, documents et pages → Spécifier un type de document).

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Vérification avant l’envoi des jeux de documents

Si l’option Vérifier les types de documents et leur nombre est sélectionnée pour un type de lot, le programme vérifiera, avant d’envoyer un lot à sa destination prévue, qu’il contient bien le nombre requis de documents des types que vous avez spécifiés. Si le lot passe cette vérification, il sera envoyé à sa destination prévue. Si le lot ne la passe pas, il ne sera envoyé nulle part et un message d’erreur s’affichera (par exemple, indiquant qu’un document d’un certain type est manquant). Vous devrez corriger l’erreur (par exemple, numériser ou charger les documents manquants) avant de tenter d’envoyer de nouveau le lot.