Des types peuvent être attribués aux documents dans Scanning Station. Cela peut être nécessaire lors de l’exportation de documents vers un espace de stockage de fichiers tout en conservant leur type, ou lorsque des types doivent être attribués avant l’envoi des documents à ABBYY FlexiCapture. Par exemple, vous pouvez attribuer des types de documents afin de vérifier les jeux de documents immédiatement après la numérisation. Pour effectuer cette vérification, toutes les images de documents doivent être assemblées en documents en fonction de leur type (manuellement ou automatiquement). Ensuite, les documents doivent être assemblés en jeux de documents, et le type de chaque document et de chaque jeu de documents doit être défini. Le programme vérifiera alors, avant d’envoyer un lot à sa destination prévue, s’il contient le nombre requis de documents de certains types.
Les types de documents peuvent être créés manuellement dans Scanning Station ou importés depuis ABBYY FlexiCapture. Si les documents doivent être traités à l’aide d’ABBYY FlexiCapture, nous vous recommandons d’importer les types de documents appropriés depuis ABBYY FlexiCapture. Cela garantit que chaque type de document dans Scanning Station aura une Document Definition correspondante dans ABBYY FlexiCapture.
Les types de documents contiennent des paramètres d’enregistrement et se configurent dans l’onglet Types de documents de la boîte de dialogue Propriété du type de lot.
Pour ajouter un nouveau type, cliquez sur le bouton Add… à droite de la liste Types de documents. En cliquant sur le bouton Add Child…, vous ajoutez un élément enfant au type de document. Saisissez ensuite un nom pour votre type de document. Pour supprimer un type de document, sélectionnez dans la liste le type à supprimer, puis cliquez sur le bouton Delete. Le type de document sera supprimé avec son jeu de paramètres d’enregistrement.
Les types de documents disponibles et leurs paramètres d’enregistrement sont initialisés lors de la création d’un lot. Si des modifications sont apportées au type de document, elles n’auront aucun effet sur les lots déjà créés.
Pour savoir comment spécifier des types de documents, consultez la section Working with Batches, Documents, and Pages.
Lorsque vous déplacez un document vers un lot d’un autre type, ou lorsque vous modifiez le type de son lot actuel, les règles suivantes s’appliquent :
- Si le nouveau type de lot contient déjà un type de document portant le même nom, les paramètres d’enregistrement du document déplacé seront mis à jour avec ceux du type de document déjà présent dans le lot.
- Si un document est déplacé entre des lots du même type, ses paramètres d’enregistrement seront conservés.
Vous pouvez importer des types de documents depuis la destination d’exportation du projet et depuis le type de lot FlexiCapture spécifié dans les paramètres. Pour ce faire, ouvrez la boîte de dialogue Propriété du type de lot, cliquez sur l’onglet Types de documents, puis sur Import. Le programme créera automatiquement des types de documents dont les noms correspondent aux Document Definitions disponibles dans le type de lot FlexiCapture. Si le type de lot FlexiCapture contient des Document Definitions pour des jeux de documents, le nombre minimal et maximal de documents pour chaque type de document sera automatiquement défini. Les paramètres d’enregistrement des types de documents doivent néanmoins être spécifiés manuellement.
Lorsque vous importez à nouveau des types de documents :
- Tous les types de documents configurés manuellement seront supprimés.
- Les paramètres d’enregistrement des types de documents seront conservés.
- Si un type de document a été renommé dans Scanning Station, il sera supprimé puis ajouté de nouveau depuis le projet FlexiCapture.
- Si un type de document a été renommé dans le projet FlexiCapture, il sera remplacé dans Scanning Station.
- Les nouveaux paramètres du projet FlexiCapture seront appliqués aux types de documents précédemment importés.
Si l’option Vérifier les types de documents et leur nombre est sélectionnée dans l’onglet Types de documents de la boîte de dialogue Propriété du type de lot, le programme vérifiera, avant d’envoyer un lot à sa destination prévue, s’il contient le nombre requis de documents des types que vous avez spécifiés. Si le lot ne passe pas cette vérification, il ne sera envoyé nulle part et un message d’erreur s’affichera.
Si certains types de documents sont facultatifs et ne doivent pas affecter les contrôles de complétude, définissez le nombre minimal de documents de ce type sur 0 ou laissez le champ vide.
