Types de documents

Vous pouvez attribuer des types aux documents dans Scanning Station. Cela peut être nécessaire lors de l’exportation de documents vers un espace de stockage de fichiers tout en conservant leur type, ou lorsque des types doivent être attribués avant l’envoi des documents à ABBYY FlexiCapture. Par exemple, vous pouvez attribuer des types de documents afin de vérifier les jeux de documents immédiatement après la numérisation.

Attribuer et vérifier les types de documents

Assembler les images en documents

Toutes les images de documents doivent être assemblées en documents en fonction de leur type (manuellement ou automatiquement).

Assembler les documents en jeux de documents

Ensuite, les documents doivent être assemblés en jeux de documents, et le type de chaque document et de chaque jeu de documents doit être défini.

Vérifier le lot avant l’envoi

Le programme vérifiera alors, avant d’envoyer un lot à sa destination prévue, s’il contient le nombre requis de documents de certains types.

Les types de documents peuvent être créés manuellement dans Scanning Station ou importés depuis ABBYY FlexiCapture. Si les documents doivent être traités à l’aide d’ABBYY FlexiCapture, nous vous recommandons d’importer les types de documents appropriés depuis ABBYY FlexiCapture. Cela garantit que chaque type de document dans Scanning Station aura une Document Definition correspondante dans ABBYY FlexiCapture. Les types de documents contiennent des paramètres d’enregistrement et se configurent dans l’onglet Types de documents de la boîte de dialogue Propriété du type de lot.

Capture d’écran de l’onglet Types de documents dans la boîte de dialogue Propriété du type de lot d’ABBYY FlexiCapture Scanning Station, montrant la liste des types de documents et leurs paramètres d’enregistrement.

Ajouter un type de document

Cliquez sur Add

Cliquez sur le bouton Add… à droite de la liste Types de documents. Pour ajouter un élément enfant, cliquez sur Add Child….

Saisissez le nom du type de document

Saisissez un nom pour votre type de document.

Supprimer un type de document

Sélectionnez dans la liste le type à supprimer, puis cliquez sur le bouton Delete. Le type de document sera supprimé avec son jeu de paramètres d’enregistrement. Les types de documents disponibles et leurs paramètres d’enregistrement sont initialisés lors de la création d’un lot. Si des modifications sont apportées au type de document, elles n’auront aucun effet sur les lots déjà créés. Pour savoir comment spécifier des types de documents, consultez Working with Documents, Batches, and Pages.

Lorsque vous déplacez un document vers un lot d’un autre type, ou lorsque vous modifiez le type de son lot actuel, les règles suivantes s’appliquent :

Si le nouveau type de lot contient déjà un type de document portant le même nom, les paramètres d’enregistrement du document déplacé seront mis à jour avec ceux du type de document déjà présent dans le lot.
Si un document est déplacé entre des lots du même type, ses paramètres d’enregistrement seront conservés.

Importer des types de documents depuis ABBYY FlexiCapture

Vous pouvez importer des types de documents depuis la destination d’exportation du projet et depuis le type de lot FlexiCapture spécifié dans les paramètres.

Ouvrir la boîte de dialogue Propriété du type de lot

Ouvrez la boîte de dialogue Propriété du type de lot.

Ouvrir l’onglet Types de documents

Cliquez sur l’onglet Types de documents.

Importer les types de documents

Cliquez sur Import.

Le programme créera automatiquement des types de documents dont les noms correspondent aux Document Definitions disponibles dans le type de lot FlexiCapture. Si le type de lot FlexiCapture contient des Document Definitions pour des jeux de documents, le nombre minimal et maximal de documents pour chaque type de document sera automatiquement défini. Les paramètres d’enregistrement des types de documents doivent néanmoins être spécifiés manuellement. Pour plus d’informations, consultez Registration Parameters of Batches and Documents.

Lorsque vous importez à nouveau des types de documents :

Tous les types de documents configurés manuellement seront supprimés.
Les paramètres d’enregistrement des types de documents seront conservés.
Si un type de document a été renommé dans Scanning Station, il sera supprimé puis ajouté de nouveau depuis le projet FlexiCapture.
Si un type de document a été renommé dans le projet FlexiCapture, il sera remplacé dans Scanning Station.
Les nouveaux paramètres du projet FlexiCapture seront appliqués aux types de documents précédemment importés.

Vérifier les types de documents et leur nombre

Si l’option Vérifier les types de documents et leur nombre est sélectionnée dans l’onglet Types de documents de la boîte de dialogue Propriété du type de lot, le programme vérifie, avant l’envoi d’un lot à sa destination prévue, s’il contient le nombre requis de documents des types que vous avez spécifiés. Si le lot ne passe pas cette vérification, il n’est pas envoyé et un message d’erreur s’affiche.

Si un type de document est facultatif et ne doit pas affecter les vérifications de complétude, définissez le nombre minimal de documents de ce type sur 0 ou laissez le champ vide.