Dokumente zusammenstellen

Dokumente werden automatisch oder durch einen ausdrücklichen Benutzerbefehl zusammengestellt. Die Aufgabe des Operators besteht darin, etwaige Dokumentzusammenstellungsfehler zu erkennen und zu beheben. Dokumente mit Zusammenstellungsfehlern sind mit gekennzeichnet, und unterhalb des Namens der Document Definition wird eine Fehlerbeschreibung angezeigt.

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Wie Dokumente zusammengesetzt werden

Das Prinzip der Zusammensetzung lässt sich an einer von zwei Stellen festlegen; die beiden Varianten unterscheiden sich darin, wann sie ausgeführt werden und auf welche Dokumente sie zugreifen können:

• Beim Erstellen einer Document Definition für die Verarbeitung mehrseitiger Dokumente.
• Beim Erstellen benutzerdefinierter Verarbeitungsstufen im Dialogfeld Batch Type Properties.

Beim Erstellen einer Document Definition konfigurieren Sie eine Regel für die Dokumentzusammensetzung, also die Reihenfolge und Anzahl wiederkehrender Document Sections. Zusätzlich können Sie eine Zusammensetzungsprüfung anhand der Werte wichtiger Felder konfigurieren; dabei müssen die Werte der wichtigen Felder auf allen Seiten des Dokuments identisch sein. Die Reihenfolge der Abschnitte wird nicht geprüft, wenn auf der Registerkarte Assembly der Document Definition die Option Disable sections order check ausgewählt ist. Das Programm prüft weiterhin, ob alle Abschnitte vorhanden sind, ignoriert dabei aber deren Reihenfolge.

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In den Eigenschaften der Dokumentdefinition beschriebene Zusammenstellung

Eine Zusammenstellung dieses Typs weist die folgenden Merkmale auf:

• Sie wird ausgeführt, wenn Sie auf Tools → Refresh Assembly klicken oder nachdem ein Dokumentensatz analysiert oder erkannt wurde. Im zweiten Fall umfasst die Zusammenstellung nur die Dokumente, die an dieser Analyse bzw. Erkennung beteiligt waren.
• Sie wendet sowohl die standardmäßigen Zusammenstellungsregeln als auch ein Skript für die Dokumentzusammenstellung an.
• Dokumente mit gesperrten Dokumentgrenzen werden nie mit anderen Dokumenten zusammengeführt, können aber Dokumentensätzen hinzugefügt werden. Sind die Grenzen eines Dokumentensatzes gesperrt, läuft die automatische Zusammenstellung innerhalb dieser gesperrten Grenzen ab.
• Es findet keine Zusammenstellung statt, wenn die Dokumentdefinition nicht zugeordnet wurde. Besteht der Batch beispielsweise ausschließlich aus Anlagenseiten, erfolgt keine Zusammenstellung.
• Die Reihenfolge der Seiten kann nicht geändert werden.

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Dokumentzusammenstellung in den Eigenschaften des Batch-Typs

Eine Dokumentzusammenstellung dieses Typs weist die folgenden Merkmale auf:

• Wird ausgeführt, wenn Dokumente in die entsprechende Stufe gelangen.
• Wird durch Verarbeitungsskripte beschrieben.
• Kann Seiten und Dokumente verschieben und löschen.

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Im Seitenübersichtsmodus arbeiten

Zusammenstellungsfehler lassen sich am einfachsten im Seitenübersichtsmodus korrigieren, denn dieser bietet einen übersichtlichen Blick auf die Seitenbilder und die Documents, zu denen sie gehören. Um in diesen Modus zu wechseln, klicken Sie auf .

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Falsche Seitenreihenfolge korrigieren

Ein Document kann zu wenige oder zu viele Seiten enthalten, oder seine Seiten sind nicht in der richtigen Reihenfolge angeordnet. Ziehen Sie eine Seite mit der Maus, um sie innerhalb eines Documents oder von einem Document in ein anderes zu verschieben.

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Seiten mehrerer Documents zusammenführen

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Ein Dokument in einzelne Seiten aufteilen

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Ein mehrseitiges Dokument korrigieren, das als Einzelseiten erkannt wurde

Wenn ein mehrseitiges Dokument als Sammlung einseitiger Dokumente erkannt wird, wurde die Document Definition nur auf die erste Seite korrekt angewendet. Fassen Sie die fehlerhaften Seiten in einem Abschnitt zusammen, um das Problem zu beheben. Die gruppierten Seiten werden nun als mehrseitiges Dokument erkannt.

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Werte wichtiger Felder prüfen

Wenn die Document Definition vorschreibt, dass wichtige Felder überprüft werden müssen, damit Seiten korrekt zusammengefügt werden, erscheinen die Werte der wichtigen Felder unter dem Bild jeder Seite:

• Grau hervorgehoben, wenn die Werte übereinstimmen
• Rot hervorgehoben, wenn die Werte nicht übereinstimmen

Wichtige Felder stimmen unter Umständen nur deshalb nicht überein, weil sie falsch erkannt oder falsch ausgefüllt wurden. Prüfen Sie daher zuerst ihre Werte. Stimmen die Werte weiterhin nicht überein, gehören die Seiten höchstwahrscheinlich nicht zum selben Dokument. Ist die Seitenreihenfolge falsch, suchen Sie die Seiten mit identischen wichtigen Feldern und fügen Sie diese zu Dokumenten zusammen, wie unter Falsche Seitenreihenfolge korrigieren beschrieben.

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Dokumentgrenzen sperren

Dokumentgrenzen werden in folgenden Fällen gesperrt:

• Bilder werden in der Import-Stufe in Dokumente aufgeteilt.
• Zusammengefügte Dokumente werden an ihr vorgesehenes Ziel gesendet.
• Seiten oder Dokumente werden einem Dokument per Drag-and-Drop hinzugefügt.
• Der Befehl Match Document Definition… wird ausgeführt.
• Ein Skript, das das Dokument bearbeiten darf, setzt das Dokument-Flag IsExcludedFromAutomaticAssembly auf true.
• Der Operator klickt im Kontextmenü auf Lock Document Boundaries.

Dokumentgrenzen werden in folgenden Fällen entsperrt:

• Der Operator klickt im Kontextmenü auf Unlock Document Boundaries.
• Ein Dokument wird mit dem Befehl Split geteilt.
• Ein Skript setzt das Dokument-Flag IsExcludedFromAutomaticAssembly auf false.

Dokumente und Dokumentensätze mit gesperrten Dokumentgrenzen sind mit dem Symbol gekennzeichnet – in der Listenansicht in der Spalte Gebunden, in der Miniaturansicht neben den Seitenminiaturen.