Erstellen von Dokumentdefinitionen für mehrseitige Dokumente
Erstellen Sie Dokumentdefinitionen für mehrseitige Dokumente in ABBYY FlexiCapture: Fügen Sie Seiten und Abschnitte hinzu, legen Sie wichtige Felder fest und konfigurieren Sie Regeln für die Dokumentzusammenstellung.
ABBYY FlexiCapture ermöglicht es Ihnen, Dokumentdefinitionen für mehrseitige Dokumente zu erstellen. Eine Dokumentdefinition kann eine beliebige Anzahl von Abschnitten umfassen, die eine oder mehrere Seiten enthalten können. Beim Erstellen einer Dokumentdefinition für mehrseitige Dokumente müssen Sie die Reihenfolge der Abschnitte, ihre Anzahl und die Regeln festlegen, nach denen Seiten zu Dokumenten zusammengefügt werden.Mit dem Assistenten können Sie eine einfache Dokumentdefinition erstellen, die keine Abschnitte enthält. Anschließend können Sie dieser Dokumentdefinition Seiten und Abschnitte hinzufügen.
Wenn Sie einer Dokumentdefinition eine Seite hinzufügen, wird deren Bild im Bildbereich des Fensters „Document Definition Editor“ angezeigt, während alle Felder, die Sie auf der Seite erstellen, in der gemeinsamen Feldliste aufgeführt werden. In diesem Fall hat das Dokument nur einen Abschnitt, auch wenn es mehrere Seiten enthalten kann.Sie sollten Seiten zu einem einzelnen Abschnitt hinzufügen, wenn Ihr Dokument Blöcke enthält, die sich über mehrere Seiten erstrecken oder auf mehreren Seiten wiederkehren, oder wenn es Tabellen enthält, die auf die nächste Seite übergehen. Dieselbe Methode wird auch zum Laden eines mehrseitigen FlexiLayout verwendet (siehe Erstellen einer Dokumentdefinition für die Verarbeitung teilstrukturierter Dokumente). Alle Felder in einem FlexiLayout müssen zu einem Abschnitt einer Dokumentdefinition gehören.Um einem Abschnitt eine Seite hinzuzufügen, wählen Sie im Dokumentdefinition Editor Document Definition → Add Pages… aus oder im Kontextmenü des Bildes den Eintrag Add Pages…. Laden Sie dann das Bild einer neuen, noch nicht vervollständigten Seite und wählen Sie die Objekttypen aus, die automatisch markiert werden sollen.Um eine Seite zu löschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie im Kontextmenü Delete Page aus.
Mit dem Befehl Delete Page werden die Seite und ihre Felder aus der Dokumentstruktur gelöscht. Mit dem Befehl Delete Image wird nur das Seitenbild gelöscht; die Felder bleiben in der Dokumentstruktur erhalten (die Regionen der Felder werden jedoch gelöscht).
Sie können einer Dokumentdefinition auch Abschnitte hinzufügen. Im einfachsten Szenario enthält ein Abschnitt eine Seite. Dieses Szenario setzt voraus, dass die Feldgruppen auf verschiedenen Seiten voneinander unabhängig sind. Durch das Hinzufügen von Abschnitten zu einer Dokumentdefinition erhalten Sie ein klareres Bild der Dokumentstruktur: Sie können sehen, welches Feld zu welchem Abschnitt gehört, und die Dokumentzusammenstellung nach Bedarf konfigurieren.Angenommen, Ihr Dokument enthält drei Seitentypen, und Seiten des Typs 1 und 3 dürfen nur einmal vorkommen, während Seiten des Typs 2 zwei- bis fünfmal vorkommen dürfen. In diesem Fall müssen Sie drei Abschnitte erstellen, einen für jeden Seitentyp, und die Reihenfolge der Abschnitte im Dokument sowie die Anzahl ihrer möglichen Vorkommen angeben.In einem komplexeren Szenario kann eine Dokumentdefinition mehrere Abschnitte haben, von denen einige mehr als eine Seite enthalten können. So kann eine Dokumentdefinition beispielsweise mehrere feste Abschnitte und einen flexiblen mehrseitigen Abschnitt haben. Oder eine Dokumentdefinition kann Dokumente mit einem wiederkehrenden doppelseitigen Blatt definieren.Angenommen, Sie müssen eine Dokumentdefinition für ein Dokument erstellen, das ein Deckblatt (Seite A) und eine bestimmte Anzahl doppelseitiger Blätter (Seitenfolge BCBC…) hat. In diesem Fall müssen Sie den aus Seite A bestehenden Abschnitt A und den Abschnitt BC mit den beiden Seiten B und C erstellen. Die Dokumentstruktur wird wie folgt konfiguriert: Abschnitt A kann einmal vorkommen und wird von Abschnitt BC gefolgt, der drei- bis siebenmal vorkommen kann.Um einen neuen Abschnitt hinzuzufügen, wählen Sie im Document Definition-Editor Document Definition → Add Document Section… aus. Der Assistent zum Erstellen von Abschnitten wird geöffnet. Folgen Sie den Anweisungen des Assistenten, um:
einen Namen für Ihren Abschnitt anzugeben
das Bild einer unausgefüllten Seite zu laden (entweder eine Seite zu scannen oder eine Seite aus einer Datei zu laden) oder eine FlexiLayout-Datei zu laden
die Objekttypen auszuwählen, die automatisch markiert werden sollen
Der neue Abschnitt und die darin enthaltenen Felder werden im Fenster „Dokumentstruktur“ angezeigt.
Bei einer Dokumentdefinition mit mehreren Abschnitten können Sie die Verifizierung wichtiger Felder aktivieren sowie die Reihenfolge und Anzahl wiederkehrender Abschnitte festlegen. Um die Verifizierung wichtiger Felder zu aktivieren, müssen Sie zunächst die wichtigen Felder in jedem Dokumentabschnitt festlegen. Deren Werte müssen in verschiedenen Abschnitten identisch sein. Um ein wichtiges Feld zu mehreren Seiten desselben Abschnitts hinzuzufügen, erstellen Sie ein mehrfaches wichtiges Feld und platzieren Sie seine Instanzen auf verschiedenen Seiten. Ein Beispiel für ein wichtiges Feld ist der Name der Person, die das Dokument ausgefüllt hat und der auf jeder Seite stehen muss, oder eine bestimmte Identifikationsnummer.Bei der Verarbeitung eines Batches versucht das Programm, die Seiten zu Dokumenten zusammenzustellen, und prüft dabei die Regeln für die Dokumentzusammenstellung. Das Programm prüft die Werte wichtiger Felder, wenn die entsprechende Option ausgewählt ist. Wenn die wichtigen Felder auf den Seiten desselben Dokuments nicht übereinstimmen, wird eine Fehlermeldung angezeigt. Dies kann vorkommen, wenn Dokumentseiten beim Scannen vertauscht werden; in diesem Fall genügt es, die Reihenfolge der Seiten zu ändern, um eine korrekte Dokumentzusammenstellung sicherzustellen. Siehe Seiten zu Dokumenten zusammenstellen.Sie können auch einen Abschnitt aus einer anderen Dokumentdefinition im Projekt importieren. Um einen Abschnitt zu importieren, klicken Sie im Hauptmenü auf Document Definition → Import Document Section… und wählen Sie dann den Abschnitt im Dialogfeld Select Section Definition to Import aus.
Gemeinsam genutzte Skriptmodule werden beim Importieren von Abschnitten nicht mit importiert. Daher funktionieren Skriptregeln, die in einem neuen Abschnitt geschrieben wurden, möglicherweise nicht korrekt oder überhaupt nicht.
Um die resultierende Dokumentstruktur anzuzeigen, klicken Sie im Bereich Dokumentstruktur im rechten Teil des Document Definition-Editors auf die Registerkarte Seiten. Die Dokumentstruktur wird in Form von Seitenminiaturen dargestellt. Auf dieser Registerkarte können Sie ändern, wie oft ein Abschnitt im Dokument vorkommen darf (geben Sie eine Zahl oder einen Bereich in das Feld rechts neben dem Abschnittsnamen ein), Anhangsseiten hinzufügen, die Reihenfolge der Seiten im Abschnitt ändern und Seiten per Drag-and-Drop von einem Abschnitt in einen anderen verschieben.Für Seiten, die innerhalb eines Abschnitts mehrfach vorkommen können, aktivieren Sie im Dialogfeld Seiteneigenschaften die Option Can repeat in section. Um das Dialogfeld Seiteneigenschaften zu öffnen, wählen Sie im Kontextmenü einer Seite Eigenschaften… aus oder drücken Sie Alt+Enter.
Um die Reihenfolge und Anzahl wiederkehrender Abschnitte sowie eine Zusammenstellungsregel festzulegen, wählen Sie im Dokumentdefinition editor Document Definition → Eigenschaften der Dokumentdefinition… aus.Geben Sie auf der Registerkarte Assembly die Mindest- und Höchstanzahl an, mit der jeder Abschnitt im Dokument vorkommen darf (der Standardwert ist 1).Wenn Sie die Werte der wichtigen Felder prüfen möchten, wählen Sie die Option Use key fields equality assembling rule und anschließend in jedem Abschnitt ein wichtiges Feld aus.Legen Sie die Zusammenstellungsregeln fest. Es können sowohl Standardregeln als auch benutzerdefinierte Zusammenstellungsregeln verwendet werden.Mit Standardregeln für die Zusammenstellung können Sie die Prüfung der Abschnittsreihenfolge deaktivieren und Dokumente mit Anhangsseiten zusammenstellen.Deaktivieren Sie die Prüfung der Abschnittsreihenfolge (Disable sections order check), wenn die Reihenfolge der Abschnitte keinen Einfluss auf die Dokumentzusammenstellung hat. Das Programm prüft weiterhin, ob alle Abschnitte im Dokument vorhanden sind, ignoriert jedoch deren Reihenfolge. Um Dokumente mit Anhangsseiten zusammenzustellen, wählen Sie die Option Enable annex pages aus. Wenn Anhangsseiten anhand der Dokumentstruktur erkannt werden sollen, wählen Sie die entsprechende Option aus.
