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Les formulaires lisibles par machine sont conçus pour la saisie automatisée des données, c’est-à-dire que le programme doit pouvoir distinguer facilement les données à capturer des éléments non reconnaissables du formulaire, tels que les bordures de champ, le marquage de texte, les arrière-plans ou le texte explicatif. Cela peut être réalisé de l’une des deux façons suivantes :
  1. Le formulaire doit être conçu de manière à faire disparaître les bordures de champ, l’arrière-plan et le marquage de texte après la numérisation, ou
  2. Le formulaire doit être conçu de manière à faire ressortir clairement les bordures de champ, l’arrière-plan et le marquage de texte après la numérisation.
Si la première approche est utilisée, seuls les repères, le texte explicatif et les données saisies resteront sur le formulaire après la numérisation. Le programme n’aura donc pas à séparer les données des éléments du formulaire, ce qui rendra la reconnaissance plus facile et plus fiable. Dans ce cas, les types de formulaires suivants sont utilisés : formulaires à suppression de couleur, formulaires en noir et blanc avec arrière-plans tramés, formulaires en noir et blanc avec bordures tramées et formulaires linéaires en noir et blanc. Si la seconde approche est utilisée, les repères, le texte explicatif, les données saisies, ainsi que le marquage de texte et les bordures de champ resteront sur le formulaire après la numérisation. Le programme recherchera les informations entourées par les bordures de champ et le marquage de texte. Si ces éléments du formulaire sont absents, la qualité de reconnaissance s’en trouvera altérée. Dans ce cas, des formulaires linéaires en noir et blanc sont utilisés.