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ABBYY FlexiCapture vous permet d’exporter des documents vers une bibliothèque de documents Microsoft™ SharePoint. Vous obtenez ainsi une bibliothèque contenant les images de vos documents, avec des colonnes supplémentaires pour chaque document contenant les valeurs de certains champs.
  1. Les versions suivantes de Microsoft™ SharePoint sont prises en charge : Microsoft SharePoint 2013, Microsoft SharePoint 2016, Microsoft SharePoint 2019 et Microsoft SharePoint 365.
  2. Les autorisations de contributeur suffisent pour modifier les paramètres d’exportation et exporter des documents vers Microsoft SharePoint.
  3. Les données peuvent être exportées vers les types de colonnes SharePoint suivants : Single line of text, Multiple lines of text, Number, Devise, DateTime, Managed Metadata, ForLookup ou Yes/No (pour plus de détails, voir la section Conversion des données lors de l’exportation vers Microsoft SharePoint 2013 ci-dessous).
  4. L’option Enable Kernel-mode authentication doit être activée pour le site SharePoint dans les paramètres d’Internet Information Services (IIS).
Si cette option n’est pas activée, l’erreur suivante se produira lors de l’exportation : “Impossible de se connecter au serveur SharePoint : accès non autorisé au serveur SharePoint.” Pour configurer l’exportation vers Microsoft SharePoint :
  1. Dans le Document Definition editor, sélectionnez Document Definition → Export Settings…
  2. Cliquez sur Add…
  3. Sélectionnez Export to SharePoint dans le champ Type.
  4. Indiquez si l’exportation est obligatoire.
  5. Indiquez les conditions d’exportation.
    • Indiquez si les documents avec erreurs, les documents sans erreurs ou les deux doivent être exportés.
    • Si nécessaire, indiquez les valeurs des champs qui doivent déclencher ce profil d’exportation. Pour ce faire, sélectionnez l’option Field condition et cliquez sur Options…
  6. Configurez votre connexion SharePoint.
Cliquez sur Connect… puis, dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, indiquez les éléments suivants :
  1. URL du serveur Saisissez l’adresse du serveur où se trouvent vos bibliothèques SharePoint. L’état de la connexion s’affiche sous l’adresse du serveur. Si le serveur n’est pas connecté, cliquez sur le bouton Connect… pour rétablir la connexion.
  2. Si nécessaire, cliquez sur le bouton Paramètres de connexion… pour configurer les paramètres d’authentification et du proxy (les paramètres d’authentification Windows sont utilisés par défaut). Pour vous connecter à Microsoft SharePoint 365, vous devez sélectionner une méthode d’authentification :
    1. SharePoint Online. Indiquez le nom d’utilisateur et le mot de passe de l’utilisateur SharePoint.
    2. SharePoint Online OAuth:
      1. Cliquez sur Use OAuth Login.
      2. Dans l’Assistant d’autorisation OAuth 2.0, cliquez sur le lien pour vous connecter à votre compte Microsoft. Une fois connecté, la fenêtre du navigateur se fermera automatiquement.
      3. Revenez à l’Assistant d’autorisation OAuth 2.0 et cliquez sur Finish. Remarque : Pour plus d’informations sur l’authentification à l’aide d’OAuth 2.0, consultez Authenticating using OAuth 2.0.
  3. Une fois connecté au serveur SharePoint, sélectionnez une bibliothèque dans la liste Sélectionner la bibliothèque SharePoint.
  4. Cliquez sur Browse… et recherchez le dossier souhaité dans la bibliothèque.
  5. Dans le champ Type de contenu, sélectionnez le type de contenu de vos documents (pris en charge à partir de Microsoft SharePoint 2007). Cela vous permettra d’exporter des valeurs vers les champs correspondant au type de contenu sélectionné. Remarque : Type de contenu correspond à la liste des types de contenu sélectionnés dans SharePoint. Le type de contenu sélectionné détermine quels champs SharePoint sont disponibles pour la mise en correspondance.
  6. Sélectionnez un mode d’ajout de fichiers dans la liste.
  7. Indiquez maintenant quels champs de la Document Definition doivent être exportés et où. Cliquez sur le bouton Mise en correspondance des champs… et sélectionnez les options souhaitées dans la boîte de dialogue Mise en correspondance des champs. Dans cette boîte de dialogue, vous devez établir une correspondance entre les champs de la Document Definition et les colonnes de documents SharePoint. Les champs de la Document Definition s’affichent à gauche. Pour chaque champ de la Document Definition à exporter (à l’exception des groupes et des tableaux), vous pouvez sélectionner une colonne SharePoint vide.
  8. Spécifiez les options d’enregistrement des images et cliquez sur Next>.
    • Si vous exportez des données vers des fichiers, indiquez le dossier de destination et cliquez sur Edit… pour définir un modèle de nom de fichier. Si le dossier indiqué n’existe pas, il sera créé automatiquement. Remarque : La longueur du chemin d’accès au fichier (y compris le nom du fichier) ne peut pas dépasser la longueur maximale autorisée par le système d’exploitation. Dans les systèmes d’exploitation Windows, cette longueur maximale est de 260 caractères. Remarque : Nous vous déconseillons d’utiliser les caractères suivants dans les noms de fichiers : ~, #, %, &, {, }.
    • Si nécessaire, indiquez les champs à masquer lors de l’exportation.
  9. Spécifiez les options de stockage des images et cliquez sur Next>.
    • Sélectionnez le format d’image, la qualité et la couleur souhaités.
    • Pour modifier la résolution des images source, sélectionnez Modifier la résolution en et choisissez la valeur appropriée dans la liste.
    • Si vous sélectionnez PDF ou PDF/A comme format de stockage, vous pouvez créer des fichiers PDF interrogeables.
  10. Saisissez un nom de profil d’exportation et cliquez sur Finish.
Les documents seront exportés vers SharePoint et recevront le statut Checked In. Chaque document aura une colonne correspondante contenant les valeurs des champs spécifiés. Ces valeurs peuvent être utilisées pour la recherche et l’indexation des documents.
Vous pouvez convertir les données dans l’un des formats suivants lors de l’exportation vers Microsoft SharePoint 2013 :
  • Texte sur une seule ligne
  • Texte sur plusieurs lignes
  • Number
  • Devise
  • DateTime
  • Oui/Non
Vous pouvez également convertir le type de données d’une cellule vers un format compatible. Par exemple, vous pouvez :
  • Convertir les dates vers le type de données DateTime ou Text.
  • Convertir les coches vers le type de données Yes/No ou Text.
Tous les types de données exportés mais non pris en charge apparaîtront en gris.