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Pour configurer les paramètres d’exportation des données, sélectionnez définition de document → paramètres d’exportation… dans le définition de document editor. Vous pouvez définir plusieurs profils d’exportation dans une définition de document, ce qui vous permet d’exporter vos résultats de traitement dans plusieurs formats de fichier et vers plusieurs destinations.

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Paramètres d’export de base et types d’export

Dans l’onglet Destinations d’export, vous pouvez consulter la liste des profils d’export configurés ainsi que les informations suivantes pour chaque profil :
  • Nom Le nom du profil d’exportation.
  • Type Le type d’export. Les types d’export suivants sont disponibles :
    • Export personnalisé (utilise un script)
    • Export vers des fichiers de données (par défaut, chaque définition de document inclut un profil d’exportation qui exporte les données vers un tableau Excel)
    • Export vers des fichiers d’image
    • Export vers une base de données
    • Export vers SharePoint
  • Critique Si cette option est sélectionnée, le profil d’exportation doit être exécuté. Sinon, il est considéré comme facultatif. En cas d’échec de l’export pour un profil d’exportation Critique, l’erreur sera enregistrée dans le journal des événements et la tâche d’export correspondante aura le statut Failed. En cas d’échec de l’export pour un profil d’exportation non Critique, un avertissement sera enregistré pour le profil d’exportation et la tâche d’export correspondante aura le statut Succeeded. Remarque : L’export peut échouer pour diverses raisons. Par exemple, un fichier ou une base de données peut être inaccessible.
  • Activé Si cette option est sélectionnée, le programme utilisera ce profil pour exporter les données capturées. Sinon, le profil est considéré comme désactivé.
  • Conditions Les conditions à remplir pour que le programme exporte les données capturées.

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Conditions d’exportation

Vous pouvez configurer ABBYY FlexiCapture pour exporter des données si certaines conditions sont remplies. Par exemple, vous pouvez exporter uniquement les documents comportant des erreurs de règle, uniquement les documents sans erreurs de règle, ou uniquement les documents dans lesquels un champ donné a une valeur donnée. Vous pouvez définir des conditions d’exportation sous Export si ces conditions sont remplies. Pour configurer l’exportation en fonction des erreurs de règle, sélectionnez l’une des trois options suivantes dans la liste déroulante Condition des documents :
  • Les documents contiennent des erreurs Sélectionnez cette option pour exporter uniquement les documents sans erreurs de règle ni erreurs de format.
  • Les documents ne contiennent pas d’erreurs Sélectionnez cette option pour exporter uniquement les documents avec des erreurs de règle ou des erreurs de format.
  • Les erreurs sont sans importance Sélectionnez cette option pour exporter tous les documents, qu’ils comportent ou non des erreurs de règle ou de format.
Pour configurer l’exportation en fonction de la valeur d’un champ donné, activez l’option Condition du champ puis, dans la boîte de dialogue Conditions d’exportation :
  1. Sélectionnez le champ voulu
  2. Dans la liste déroulante, sélectionnez une condition qui déclenchera l’exportation
  3. Indiquez les valeurs de champ possibles (le cas échéant)
Les conditions suivantes sur la valeur du champ peuvent déclencher l’exportation :
  • Appartient à l’ensemble Les données seront exportées si la valeur du champ correspond à l’une des valeurs que vous avez indiquées.
  • N’appartient pas à l’ensemble Les données seront exportées si la valeur du champ ne correspond à aucune des valeurs que vous avez indiquées.
  • Est vide Les données seront exportées si le champ est vide.
  • N’est pas vide Les données seront exportées si le champ n’est pas vide.
Pour ajouter une valeur à l’ensemble des valeurs possibles, saisissez la valeur et cliquez sur Add. Pour supprimer une valeur de l’ensemble, sélectionnez-la et cliquez sur Delete. Vous pouvez également ajouter une valeur vide à l’ensemble des valeurs possibles. Pour ajouter une valeur vide, cliquez sur Add sans saisir de valeur. La valeur vide apparaîtra sous la forme <Valeur vide> dans l’ensemble des valeurs possibles. Une valeur ne peut être ajoutée qu’une seule fois. Les conditions d’exportation ne peuvent porter que sur des champs de texte (y compris les champs à régions continues), des code-barres et des colonnes de tableau. Elles ne peuvent pas porter sur des coches, des groupes de coches, des champs comportant plusieurs instances, des images ou des cellules de tableau.
Si une condition d’exportation porte sur une colonne de tableau, les données seront exportées si au moins une cellule de la colonne satisfait à cette condition.
Vous pouvez utiliser les conditions d’exportation pour spécifier l’emplacement où stocker les documents traités. Par exemple, vous pouvez placer les documents dans différents dossiers selon la valeur d’un champ donné (par exemple, Subsidiary). Vous pouvez aussi exporter les documents comportant des erreurs de règle vers un dossier spécifique (par exemple, Failed).

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Ajustement de l’exportation

L’ensemble des champs à exporter est d’abord déterminé en fonction des propriétés des champs (c’est-à-dire selon que l’option Exporter la valeur du champ est activée). Ensuite, lorsque vous configurez un profil d’exportation, vous pouvez supprimer des champs de l’ensemble ainsi généré. Des champs d’un même ensemble peuvent être exportés vers différentes destinations. Sélectionnez Paramètres d’exportation, puis cliquez successivement sur Modifier… → Options… → Configurer la mise en correspondance des champs…. La boîte de dialogue Mise en correspondance des champs s’ouvre ; vous pouvez y spécifier les destinations souhaitées.

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Masquage d’informations lors de l’exportation de documents

Lors de l’exportation de données vers des fichiers dans des formats graphiques (y compris le format PDF), vous pouvez masquer les champs contenant des informations sensibles. Pour masquer des champs :
  1. Activez l’option Redact sensitive data on images dans les paramètres du profil d’exportation.
  2. Cliquez sur le bouton Select Fields to Redact…
  3. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, sélectionnez le champ que vous souhaitez masquer dans la section Tous les champs, puis cliquez sur le bouton pour le déplacer vers la section Champs masqués. Le bouton permet de déplacer tous les champs vers la section Champs masqués.
Si vous utilisez un jeu de documents dans lequel un document est inclus dans plusieurs sous-documents, les champs de ce document n’apparaîtront qu’une seule fois dans la boîte de dialogue Select Fields to Redact. Les sous-documents porteront l’icône pour indiquer qu’ils contiennent des champs qui ne sont pas affichés, car ils proviennent d’un autre document.

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Export automatique

Vous pouvez configurer ABBYY FlexiCapture pour exporter automatiquement les documents. Dans la boîte de dialogue Propriétés de votre définition de document, cliquez sur Paramètres d’exportation et sélectionnez Activer l’exportation automatique. Les documents traités seront alors exportés automatiquement, sans qu’un opérateur ait à cliquer sur un bouton lançant l’exportation. L’exportation automatique n’est possible que si votre définition de document indique explicitement le nombre de pages des documents. Cela signifie qu’elle ne fonctionnera pas si certaines pages peuvent apparaître plusieurs fois ou si le nombre de sections est défini sous forme d’intervalle (y compris 0-1). Elle ne fonctionne pas non plus pour les documents soumis à la vérification.
Pour les lots de test, l’option Activer l’exportation automatique est désactivée par défaut.
Si les documents sont exportés automatiquement, l’intégrité du lot n’est pas vérifiée et l’avertissement correspondant est ajouté au log de la tâche.

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Enregistrement des résultats dans le système de fichiers

Vous pouvez configurer ABBYY FlexiCapture pour enregistrer les données capturées et/ou les images de documents dans le système de fichiers. Si un chemin absolu vers un emplacement de stockage des données est utilisé, vous pouvez spécifier soit un chemin local, soit un chemin UNC réseau. (Standalone) Si un chemin relatif vers un emplacement de stockage des données est utilisé, c.-à-d. si seul un sous-dossier est spécifié, ce sous-dossier sera créé dans le sous-dossier Export du dossier de projet. Pour spécifier un autre emplacement de stockage, indiquez un chemin racine d’Export dans les paramètres du projet. Tous les nouveaux sous-dossiers seront alors créés par rapport au chemin racine que vous avez indiqué. Comme chemin racine, vous pouvez spécifier soit un chemin local, soit un chemin UNC réseau. (Distributed) Si un chemin relatif vers un emplacement de stockage des données est utilisé, c.-à-d. si seul un sous-dossier est spécifié, les données seront exportées vers un emplacement de stockage de fichiers sur le serveur d’applications, et vous devrez utiliser l’API pour récupérer les résultats.

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Voir aussi :

Exporter des données vers un fichier Exporter des images vers un fichier Export vers une base de données Exporter des documents vers une bibliothèque SharePoint Export décrit à l’aide d’un script Options de nommage des fichiers d’export