Exporter vers une base de données

Ouvrir les paramètres d’exportation

Dans le Document Definition Editor, sélectionnez Document Definition → Export Settings.

Ajouter un profil d’exportation vers une base de données

Cliquez sur Add, puis sélectionnez Export to ODBC-compatible database dans le champ Type.

Définir le périmètre de l’exportation

Indiquez si l’exportation est obligatoire, si les images doivent être exportées et quels documents exporter (avec erreurs, sans erreurs ou les deux). Cliquez sur Suivant.

Se connecter à la base de données

Saisissez les paramètres de connexion dans la zone Connection string, ou cliquez sur Configure et configurez-les dans la boîte de dialogue Data Link Properties. Utilisez le fournisseur et le pilote adaptés à votre base de données (voir Fournisseurs et pilotes de bases de données). Le fournisseur et le pilote doivent être disponibles sur l’ordinateur qui effectue l’exportation.

Sélectionner le schéma

Sélectionnez un schéma dans la liste déroulante. Pour Microsoft SQL, le schéma est facultatif (pour l’exportation, la mise en cache et la gestion des règles) ; si le champ est vide, le schéma dbo est utilisé. Pour PostgreSQL, indiquez le schéma public.

Si une base de données ne contient aucun tableau, le schéma dbo n’est pas répertorié. Pour l’utiliser, sélectionnez la valeur vide dans le champ de schéma.

Mettre les champs en correspondance

Cliquez sur Test Connection pour vérifier la connexion, puis mettez les champs de la Document Definition en correspondance avec la base de données :

Pour créer automatiquement de nouveaux tableaux, cliquez sur Create Tables Automatically. Un tableau distinct est créé pour chaque section de document, avec les champs de la Document Definition et leurs types de données.
Pour exporter vers des tableaux existants, cliquez sur Set Up Field Mapping et, dans la boîte de dialogue Field Mapping, sélectionnez un tableau de base de données pour chaque section de document et une colonne pour chaque champ. Vous pouvez également enregistrer les données à l’aide de procédures stockées.

Cliquez sur Suivant.

Définir les options d’image

Effectuez cette étape uniquement si des images (images de documents ou champs Picture) doivent être enregistrées.

Choisissez d’enregistrer les images dans la base de données ou sous forme de fichiers. Pour les fichiers, définissez un modèle de nommage de fichier (cliquez sur modifier) et le comportement d’écrasement (voir Règles de nommage des fichiers d’exportation). Indiquez les champs à masquer. Cliquez sur Suivant.
Sélectionnez le format d’image, la qualité et la couleur. Pour modifier la résolution, sélectionnez Change resolution to et choisissez une valeur. Pour les fichiers PDF ou PDF/A, vous pouvez créer des fichiers PDF consultables. Cliquez sur Suivant.

Terminer

Saisissez un nom de profil d’exportation et cliquez sur Finish.

Fournisseurs et pilotes de bases de données

Base de données	Fournisseur	Pilote
Microsoft SQL 2016 SP2, 2017 ou 2019	OLE DB Provider for ODBC Drivers	SQL Server
Access 2003, 2007 ou 2010	OLE DB Provider for ODBC Drivers	Microsoft Access Driver
Oracle 10g, 11g ou 12c	Oracle Provider for OLE DB	Non requis
PostgreSQL	OLE DB Provider for ODBC Drivers	Non requis

Lors du choix d’un fournisseur, tenez compte des points suivants :

Pour Microsoft SQL, l’utilisation de OLE DB Provider for SQL Server peut entraîner des problèmes avec certains types de données et les champs longs.
Pour connecter la version 64 bits de FlexiCapture à une base de données Access, installez le pilote 64 bits Access Database Engine x64.
Pour Oracle, consultez Exporter vers une base de données Oracle.

Mettre les champs en correspondance avec la base de données

La boîte de dialogue Field Mapping affiche les sections et les champs du document à gauche, ainsi que les tableaux et les colonnes de la base de données à droite.

Si la base de données contient déjà des tableaux, sélectionnez un tableau pour chaque section et une colonne pour chaque champ.
Si elle ne contient aucun tableau, cliquez sur Create Tables Automatically pour créer des tableaux présentant la structure requise pour l’exportation ; les champs du document sont mis en correspondance avec les colonnes.

Les groupes de champs, les champs comportant plusieurs instances et les tableaux du document sont exportés vers des tableaux distincts, liés au tableau principal par une clé primaire et une clé étrangère. FlexiCapture ajoute automatiquement ces clés si nécessaire ; il vous suffit d’indiquer le champ vers lequel la clé est exportée.

Utilisez des schémas comportant peu d’objets. Avant l’exportation, ABBYY FlexiCapture interroge la base de données pour obtenir des informations sur tous les objets du schéma. Un schéma volumineux peut donc considérablement allonger la création des tableaux (jusqu’à plusieurs heures).

Vous pouvez également :

Ajouter automatiquement une colonne manquante à un tableau existant : laissez le champ du document mis en correspondance avec un champ de base de données portant un nom similaire et suivi de (auto) entre parenthèses, ou sélectionnez le champ et cliquez sur Auto.
Utiliser Auto pour créer un tableau nommé d’après la section ou le tableau de la Document Definition, ou New pour créer un tableau pour chaque champ si les noms diffèrent.
Utiliser Move Up et Move Down pour définir l’ordre des colonnes dans un tableau créé automatiquement.
Utiliser Format pour configurer le mode d’enregistrement des champs typés, par exemple le nombre de chiffres décimaux d’un champ Number, ou le format et les séparateurs d’un champ Date.

Lors de l’exportation d’un champ Time, créez une colonne de type DateTime dans le tableau de la base de données. La colonne SmallDateTime utilisée par défaut provoque une erreur.

Selon l’option sélectionnée, le contenu des champs Picture et les images de documents peuvent être exportés vers le système de fichiers ou la base de données. Lors de l’exportation vers des fichiers distincts, le nom et le chemin du fichier sont stockés dans le champ de base de données correspondant (défini lors de la mise en correspondance des champs). Si le chemin d’exportation se trouve sur un disque réseau, assurez-vous que toutes les stations qui l’utilisent y ont accès. Si la chaîne de chemin dépasse 255 caractères, une erreur se produit. Augmentez la limite de caractères de cette colonne.

Export à l’aide de procédures stockées

Outre l’exportation directe vers des tableaux de base de données, vous pouvez enregistrer des données à l’aide de procédures stockées. Une procédure stockée est un objet de base de données : un ensemble d’instructions SQL compilé une seule fois et stocké sur le serveur. Les procédures stockées peuvent effectuer des calculs numériques et sur des caractères, ainsi que des opérations de base de données standard. Avantages par rapport à l’exportation directe :

Accès plus rapide à la base de données.
Calculs supplémentaires.
Intégrité des données.

Exemple de procédure stockée pour Microsoft SQL :

Create procedure Export( @userId as int, @lastName as nvarchar(255), @firstName as nvarchar(255) )
as
begin
  if Exists( Select Id from Users where Id = @userId ) begin
     Update Users set LastName = @lastName, FirstName = @firstName where Id = @userId
  end else begin
     Insert into Users ( Id, LastName, FirstName ) values ( @userId, @lastName, @firstName )
  end
end

Les trois paramètres transmis à la procédure sont des champs d’un document FlexiCapture : un identifiant (UserId), le prénom (FirstName) et le nom (LastName). Si aucune entrée avec cet identifiant n’existe dans le tableau Users, une nouvelle entrée est ajoutée. Si une telle entrée existe, son prénom et son nom sont remplacés par les valeurs des champs FlexiCapture.

Configurer l’exportation avec des procédures stockées

Établissez d’abord une connexion à la base de données (voir les étapes ci-dessus). Cliquez sur Set Up Field Mapping et sélectionnez une procédure stockée pour enregistrer les données. Contrairement à la mise en correspondance avec des colonnes de tableau, les champs proposés à l’exportation correspondent aux paramètres typés de la procédure : le type de chaque paramètre doit correspondre au type de données du champ de Document Definition mis en correspondance. Mettez les champs du document en correspondance avec les paramètres de la procédure. Pour exporter des tableaux, des champs complexes (par exemple, des champs comportant plusieurs instances) et des champs distincts, configurez les indices appropriés afin de relier les entrées enfants à l’entrée principale du document. Spécifiez la valeur de retour (@RETURN_VALUE) ou un paramètre de sortie comme clé primaire à exporter (ROW_INDEX). La procédure écrit ensuite les données dans le tableau et renvoie l’identifiant de l’entrée courante, qui est transmis à la procédure lors de l’exportation des entrées enfants.

Exportation vers une base de données Oracle

Utilisez le schéma d’autorisation utilisé pour les utilisateurs lors de l’exportation de données vers des bases de données. Spécifiez les éléments suivants :

Rôle : Connect.
Privilèges : CREATE ANY TABLE (pour créer un tableau), ainsi que INSERT ANY TABLE et UNLIMITED TABLESPACE (pour exporter des données).

Aucun privilège n’est requis pour configurer la boîte de dialogue Field Mapping.

Pour une base de données Oracle, évitez les libellés de champ de plus de 30 caractères dans vos Document Definitions. Les noms plus longs sont tronqués lors de l’exportation vers Oracle.

ABBYY FlexiCapture architecture

Program settings

Document Definitions

Classification and training

Operate a configured project

Using NLP to process unstructured documents

Reference

Exporter vers une base de données

Fournisseurs et pilotes de bases de données

Mettre les champs en correspondance avec la base de données

Export à l’aide de procédures stockées

Configurer l’exportation avec des procédures stockées

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​Fournisseurs et pilotes de bases de données

​Mettre les champs en correspondance avec la base de données

​Export à l’aide de procédures stockées

​Configurer l’exportation avec des procédures stockées

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Mettre les champs en correspondance avec la base de données

Export à l’aide de procédures stockées

Configurer l’exportation avec des procédures stockées

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