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Möglicherweise müssen Sie Dokumentensätze vor dem Durchlaufen aller Verarbeitungsstufen in ABBYY FlexiCapture auf Vollständigkeit prüfen, z. B. um festzustellen, ob ein Kunde alle erforderlichen Dokumente eingereicht hat. Angenommen, in Ihrem Büro ist nur eine Scanning Station installiert. Dann können Dokumentensätze direkt nach dem Scannen der Dokumente geprüft werden. Um diese Prüfung umzusetzen, sollten alle Dokumentbilder anhand ihres Typs zu Dokumenten zusammengefügt werden (dies kann manuell oder automatisch erfolgen). Anschließend sollten die Dokumente zu Dokumentensätzen zusammengefügt und der Typ jedes Dokuments und jedes Dokumentensatzes festgelegt werden. Bevor ein Batch an sein vorgesehenes Ziel gesendet wird, prüft das Programm dann, ob er die erforderliche Anzahl von Dokumenten bestimmter Typen enthält.

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Prüfungen für Dokumentensätze konfigurieren

Damit das Programm Dokumentensätze nach dem Scannen prüft, führen Sie die folgenden Schritte aus. Geben Sie im Dialogfeld Batch Type Properties die Dokumenttypen an, die Ihr Batch enthalten soll, sowie die erwartete Dokumentanzahl. Wählen Sie anschließend die Option Check document types and count aus. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe für den Scanning Operator (Abschnitt Document Types).
Wenn einige Dokumenttypen optional sind und die Prüfung nicht beeinflussen sollen, setzen Sie die Mindestanzahl von Dokumenten dieses Typs auf 0 oder lassen Sie das Feld leer.

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Dokumente zusammenstellen

Nach dem Scannen können die Bilder anhand der im Dialogfeld Batch Type Properties festgelegten Einstellungen automatisch in Batches und Dokumente aufgeteilt werden (z. B. mithilfe von Barcodes oder anhand der Seitenzahl in jedem Dokument). Falsch zusammengestellte Dokumentensätze und Dokumente können Sie korrigieren, indem Sie Dokumente mit der Maus verschieben oder die Commands Create Document und Disassemble Document verwenden. Der Command Create Document kann nur auf ausgewählte Dokumente angewendet werden, die direkt aufeinander folgen.

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Dokumenttypen zuweisen

Dokumenttypen können manuell in der Scanning Station erstellt oder aus ABBYY FlexiCapture importiert werden. Wenn die Dokumente mit ABBYY FlexiCapture verarbeitet werden sollen, empfehlen wir, die entsprechenden Dokumenttypen aus ABBYY FlexiCapture zu importieren. Dadurch wird sichergestellt, dass jedem Dokumenttyp in der Scanning Station eine passende Document Definition in ABBYY FlexiCapture zugeordnet ist. Die Anzahl der Abschnitte und Dokumente wird ebenfalls importiert.
Nach dem Importieren von Dokumenttypen können Sie diese anpassen (z. B. die Anzahl der Dokumente für einen Dokumenttyp ändern).
Dokumenttypen können jederzeit während der Dokumentzusammenstellung zugewiesen werden. Empfohlen wird jedoch, zunächst einzelne Bilder zu Dokumenten zusammenzustellen, dann die Dokumenttypen zuzuweisen und erst danach Dokumentensätze zu bilden.
Anweisungen zum Festlegen von Dokumenttypen finden Sie in der Hilfe für den Scanning Operator (Arbeiten mit Batches, Dokumenten und Seiten → So legen Sie einen Dokumenttyp fest).

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Die Prüfung vor dem Senden der Dokumentensätze durchführen

Wenn für einen Batch-Typ die Option Check document types and count ausgewählt ist, überprüft das Programm vor dem Senden eines Batchs an das vorgesehene Ziel, ob er die erforderliche Anzahl an Dokumenten der von Ihnen angegebenen Typen enthält. Besteht der Batch die Prüfung, wird er an das vorgesehene Ziel gesendet. Besteht der Batch die Prüfung nicht, wird er nicht gesendet und es wird eine Fehlermeldung angezeigt (z. B. mit dem Hinweis, dass ein Dokument eines bestimmten Typs fehlt). Sie müssen den Fehler beheben (z. B. fehlende Dokumente scannen oder laden), bevor Sie erneut versuchen, den Batch zu senden.