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Dokumentensätze werden anders verarbeitet als einzelne Dokumente und Dokumente mit mehreren Abschnitten. Für die Verarbeitung eines Dokumentensatzes verwendet ABBYY FlexiCapture spezielle Vollständigkeitsregeln, um sicherzustellen, dass keine Dokumente im Satz fehlen. Diese Regeln reichen von einfachen Dokumentlisten bis hin zu komplexen Vorgaben, nach denen ein Satz bestimmte Dokumente enthalten muss, wenn in anderen Dokumenten darauf verwiesen wird oder sie in der Inventarliste aufgeführt sind.

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Verarbeitungsstufen

Ein Dokumentensatz durchläuft die folgenden Verarbeitungsstufen:
  1. Prüfen, ob der Satz alle erforderlichen Dokumente enthält, Prüfen der Anzahl der Dokumente jedes Typs und optional Prüfen der Reihenfolge der Dokumente.
  2. Erfassen von Daten aus einem Hauptdokument im Satz oder aus mehreren Dokumenten sowie Erkennen möglicher Widersprüche (z. B. um sicherzustellen, dass sich alle Dokumente auf dieselbe Person oder Organisation beziehen).
  3. Visuelles Prüfen von Dokumenten auf Unterschriften und Siegel.
  4. Erstellen einer durchsuchbaren PDF aus allen Dokumenten im Satz.
  5. Exportieren der erfassten Daten in eine Datenbank zusammen mit Links zu den Bildern der Originaldokumente.
Ein Dokumentensatz kann Dokumente enthalten, aus denen keine Daten erfasst werden sollen, deren Bilder aber dennoch in die Ergebnisse aufgenommen werden müssen. Solche Dokumente erfordern keine optische Erkennung, ihr Typ muss jedoch trotzdem erkannt werden, um sicherzustellen, dass keine Dokumente im Satz fehlen. Beispiele sind handschriftliche Anträge, Bescheinigungen und Belege.

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Erkennung von Dokumentensätzen

Die Erkennung von Dokumentensätzen weist zwei Besonderheiten auf. Sie müssen untergeordnete Dokumente nicht auflisten. Geben Sie stattdessen nur die zu erkennenden Dokumentensätze an. Öffnen Sie die Eigenschaften des Batch-Typs und wählen Sie auf der Registerkarte Recognition die Dokumentensätze aus, die den erforderlichen Definitionen entsprechen. FlexiCapture erkennt diese Dokumentensätze dann vollständig. Wenn ein untergeordnetes Dokument auf die oberste Ebene eines Satzes verschoben wird, tritt ein Zusammenstellungsfehler auf, weil die zugeordnete Definition nicht der Satzstruktur entspricht. Um solche Fehler zu vermeiden, fügen Sie die Definitionen untergeordneter Dokumente zur allgemeinen Erkennungsliste hinzu.