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Bei der Verarbeitung von Dokumenten müssen Sie möglicherweise aus einem Dokument extrahierte Daten mit Einträgen aus Datenkatalogen abgleichen. Dieser Vorgang kann mithilfe von Regeln für die Datenkatalogsuche automatisiert werden. Diese können Folgendes leisten:
  • Abgleich von Rechnungen und Bestellungen mit Vendor- und Empfangsempfänger-Datenbanken
  • Ausfüllen fehlender Dokumentfeldwerte mithilfe entsprechender Einträge aus dem Datenkatalog, zum Beispiel:
    • Bestellnummern und Beträge
    • Firmendaten
    • Namen und Beschreibungen von Waren und Dienstleistungen
Weitere Informationen zu Datenkatalogen für Document-Skills finden Sie unter Verwenden von Datenkatalogen. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Datenkatalog-Suchregel einzurichten:
  1. Klicken Sie in den Feldeigenschaften auf Neue Regel.
  2. Wählen Sie im daraufhin geöffneten Dialogfeld den Regeltyp Datenkatalogsuche aus.
  3. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Datenkatalog für Suche einen Datenkatalog aus, der zum Prüfen der Dokumentfeldwerte verwendet wird. Hinweis: Um Dokumentfeldwerte gleichzeitig mit Einträgen aus mehreren Datenkatalogen zu vergleichen, müssen Sie für jeden dieser Kataloge eine separate Regel erstellen.
  4. Nachdem Sie einen Datenkatalog ausgewählt haben, wird die folgende Tabelle angezeigt: Konfiguration der Datenkatalogsuche Die Spalte Katalogspalte enthält die Namen der Spalten des ausgewählten Datenkatalogs.
  5. Verwenden Sie in der Spalte Skill-Feld die Dropdown-Listen, um die extrahierten Dokumentfelder anzugeben, die den Katalogfeldern entsprechen. Wenn Sie ein bestimmtes Feld nicht berücksichtigen müssen oder wenn ein Feld in Ihrem Dokument nicht vorhanden ist, lassen Sie das entsprechende Feld in der Tabelle leer.
    Hinweis: Eine Regel kann nur Felder aus einer einzigen wiederholbaren Gruppe enthalten. Wenn Sie nach Werten aus mehreren wiederholbaren Gruppen Ihres Dokuments suchen müssen, erstellen Sie für jede dieser Gruppen eine separate Regel.
  6. Geben Sie in der Spalte Aktion an, welche Aktionen mit den Feldpaaren ausgeführt werden sollen:
    • Wählen Sie Exakter Vergleich, um eindeutige Werte wie Steuer-IDs und Warenkennungen abzugleichen.
    • Wählen Sie Unscharfer Vergleich, um Werte abzugleichen, die geringfügige Abweichungen aufweisen können, wie Straßennamen und Anschriften von Organisationen.
    • Wählen Sie Wert aus Datenkatalog übernehmen, um einen Wert aus einem Katalogeintrag in das entsprechende Dokumentfeld zu kopieren. Dies ist nur möglich, wenn während der Regelerstellung für mindestens ein Feldpaar entweder Exakter Vergleich oder Unscharfer Vergleich angegeben ist.
  7. Bearbeiten Sie bei Bedarf den Namen Ihrer Regel im Textfeld Regelname und klicken Sie auf Speichern.
Sobald eine Regel erstellt wurde, erscheint der Link zum Skill in der Liste der Kataloge im Abschnitt Datenkataloge. Die neu erstellte Regel wird für alle Dokumentfelder ausgeführt, die während der Einrichtung angegeben wurden. Vorhandene Datenkatalog-Suchregeln werden nur während der Felderkennung ausgeführt. Wenn Dokumentfeldwerte manuell bearbeitet werden, wird für neue Werte keine automatische Katalogsuche ausgeführt. Um Datenkatalog-Suchregeln für Felder erneut auszuführen, können Sie entweder eine neue Datei im Dokumentensatz des Skills hochladen oder das Dokument zur Manuellen Überprüfung senden. Datenkatalog-Suchregeln funktionieren nur dann korrekt, wenn sowohl exakte als auch unscharfe Vergleiche höchstens einen passenden Katalogeintrag liefern. Andernfalls können zwei Fehler auftreten:
  • Keine Einträge gefunden bedeutet, dass der angegebene Vergleichstyp keinen Treffer im Katalog für das Dokumentfeld gefunden hat.
  • Zu viele Einträge gefunden bedeutet, dass der angegebene Vergleichstyp mehr als einen Treffer im Katalog für das Dokumentfeld gefunden hat.
Um diese Fehler zu vermeiden, geben Sie während der Regelerstellung mindestens ein Feld an, das entweder einen eindeutigen Wert hat oder nicht mehr als einem Katalogeintrag zugeordnet werden kann.

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Feldwerte in Datenkatalogen manuell suchen

Bei Bedarf können Sie Feldwerte manuell in einem Datenkatalog suchen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Search rechts neben dem Feld, das einen Wert enthält, für den eine Regel eingerichtet wurde, und verwenden Sie die eingeblendete Suchleiste, um den gesuchten Wert einzugeben (vollständig oder teilweise, jedoch mindestens 3 Zeichen). Die Suche erfolgt in allen Feldern des Datenkatalogs. Wählen Sie den passenden Wert in der Ergebnisliste per Linksklick aus. Dadurch wird dieser Datenkatalogwert in alle Dokumentfelder kopiert, die während der Regelerstellung mit dieser Datenkatalogspalte verknüpft wurden.
Hinweis: Nachdem Sie einen Dokumentwert mithilfe eines Eintrags aus dem Katalog ausgefüllt haben, können Sie ihn nicht mehr manuell bearbeiten. Wenn ein Fehler auftritt, können Sie die Suche manuell durchführen und anschließend den passenden Eintrag auswählen. Die Werte der Dokumentfelder werden auf die ausgewählten Katalogwerte geändert, und die Regel wird erneut ausgeführt.
Wenn der benötigte Wert im Datenkatalog nicht gefunden wurde, klicken Sie auf Clear Document Fields oder drücken Sie Strg+Entf. Dadurch werden die während der Regelerstellung angegebenen Felder mit Werten aus dem Dokument befüllt, ohne die Werte aus den entsprechenden Datenkatalogeinträgen zu verwenden.

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Siehe auch