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Beim Verarbeiten von Dokumenten kann es erforderlich sein, die daraus extrahierten Daten mit in Datenkatalogen gespeicherten Datensätzen abzugleichen. Datenkatalog-Suchregeln ermöglichen es Ihnen, diese Aufgabe zu automatisieren. Mit diesen Regeln können Sie:
  • Rechnungen und Bestellungen mit Vendor- und Empfangsempfänger-Datenbanken vergleichen
  • fehlende Dokumentenfelder automatisch mit passenden Datensätzen aus dem Datenkatalog ausfüllen, wie zum Beispiel:
    • Bestellnummern und Beträge
    • Firmendaten
    • Namen und Beschreibungen von Waren und Dienstleistungen
Weitere Informationen zu Datenkatalogen für Document-Skills finden Sie unter Verwenden von Datenkatalogen. Um eine Datenkatalog-Suchregel zu erstellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
  1. Klicken Sie in den Feldeigenschaften auf New Rule.
  2. Wählen Sie im sich öffnenden Dialog Data Catalog Lookup als Regeltyp aus und klicken Sie auf Next.
  3. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Data Catalog for Lookup einen Datenkatalog aus, der zur Validierung der Dokumentenfeldwerte verwendet werden soll. Hinweis: Wenn Sie Werte mit mehreren Datenkatalogen vergleichen müssen, erstellen Sie für jeden Katalog eine separate Regel.
  4. Nachdem Sie einen Datenkatalog ausgewählt haben, wird die folgende Tabelle angezeigt: Konfiguration der Datenkatalog-Suche Catalog Column listet die Spalten aus dem ausgewählten Katalog auf.
  5. Ordnen Sie in der Spalte Skill Field jede Katalogspalte über die Dropdown-Listen dem entsprechenden extrahierten Dokumentenfeld zu. Lassen Sie ein Feld leer, wenn Sie nicht danach suchen müssen oder wenn es in Ihrem Dokument nicht vorhanden ist.
    Hinweis: Eine einzelne Regel kann nur Felder aus einer einzigen wiederholbaren Gruppe referenzieren. Um Werte aus mehreren wiederholbaren Gruppen zu suchen, erstellen Sie für jede Gruppe eine separate Regel.
  6. In der Spalte Action legen Sie fest, wie jedes Feldpaar verarbeitet wird:
    • Exact Comparison. Zum Abgleichen eindeutiger Werte wie Steuer-IDs oder Produktkennungen.
    • Fuzzy Comparison. Für Werte, die leicht abweichen können, wie Straßennamen oder Adressen von Organisationen. Der Schwellenwert für die unscharfe Suche beträgt 30 %, d. h., 70 % des Wertes müssen übereinstimmen. Die Groß- und Kleinschreibung wird dabei nicht berücksichtigt.
    • Get Value from Data Catalog. Kopiert den Katalogwert in das entsprechende Dokumentenfeld. Diese Option ist nur verfügbar, wenn mindestens ein Feldpaar in der Regel Exact oder Fuzzy Comparison verwendet.
  7. (Optional). Bearbeiten Sie den Namen im Feld Rule Name und klicken Sie auf Save.

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Nach dem Erstellen einer Regel

  • Unter dem Katalog erscheint im Abschnitt Data Catalogs ein Link zum Skill.
  • Die Regel wird automatisch für alle Dokumentfelder ausgeführt, die während der Einrichtung zugeordnet wurden.
  • Vorhandene Lookup-Regeln werden nur während der Felderkennung ausgeführt. Wenn ein Benutzer Feldwerte manuell ändert, wird die automatische Lookup-Funktion für die neuen Werte nicht erneut ausgeführt.
    • Um die Regeln erneut auszulösen, laden Sie eine neue Datei in den Dokumentensatz des Skills hoch oder senden Sie das Dokument zur Manuellen Überprüfung.

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Abgleichverhalten und mögliche Fehler

Datenkatalog-Suchregeln funktionieren nur dann zuverlässig, wenn die Vergleiche (exakt oder unscharf) nicht mehr als einen übereinstimmenden Datensatz zurückgeben. Andernfalls kann einer der folgenden Fehler auftreten:
  • Keine Datensätze gefunden. Keine Datensätze im Datenkatalog entsprachen den angegebenen Vergleichskriterien.
  • Zu viele Datensätze gefunden. Mehr als ein Datensatz im Datenkatalog entsprach den Vergleichskriterien.
Um solche Fehler zu vermeiden, stellen Sie sicher, dass mindestens ein zugeordnetes Feld einen Wert verwendet, der entweder eindeutig ist oder nicht mit mehreren Datensätzen im Datenkatalog übereinstimmen kann.

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Feldwerte manuell in Datenkatalogen suchen

Um Feldwerte in einem Datenkatalog nachzuschlagen, gehen Sie wie folgt vor:
  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen rechts neben dem Eingabefeld für den Feldwert, für den eine Regel konfiguriert wurde.
  2. Geben Sie in der eingeblendeten Suchleiste den Wert ein, den Sie finden möchten (vollständig oder teilweise, mindestens 3 Zeichen). Für die Fuzzy-Suche liegt der Schwellenwert bei 30 Prozent, d. h. 70 Prozent müssen übereinstimmen. Die Suche ist nicht Groß-/Kleinschreibungs-sensitiv. Das System durchsucht alle Felder im ausgewählten Datenkatalog.
  3. Wählen Sie den korrekten Wert in den Suchergebnissen aus, indem Sie mit der linken Maustaste darauf klicken. Der ausgewählte Katalogwert wird dann in alle Dokumentfelder kopiert, die während der Regelkonfiguration mit dieser Katalogspalte verknüpft wurden.
Nachdem ein Dokumentfeld mithilfe eines Katalogeintrags gefüllt wurde, ist die manuelle Bearbeitung deaktiviert. Wenn der Wert falsch ist, führen Sie die Suche erneut aus und wählen Sie einen anderen Eintrag aus. Die Dokumentfelder werden aktualisiert, um mit den neu ausgewählten Katalogwerten übereinzustimmen, und die Regel wird erneut ausgeführt. Wenn der benötigte Wert im Datenkatalog nicht gefunden werden konnte, klicken Sie auf Dokumentfelder löschen oder drücken Sie Strg+Entf. Dadurch werden die während der Regelkonfiguration angegebenen Felder mit den aus dem Dokument extrahierten Werten wiederhergestellt, ohne Werte aus dem Datenkatalog anzuwenden.

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Siehe auch