Skip to main content
Sie können E-Mail-Anhänge aus Ihrem Postfach in ABBYY Vantage importieren und optional den E-Mail-Text einbeziehen. Die Input-Aktivität greift pro Skill auf genau einen E-Mail-Ordner zu.
Nachdem der Skill veröffentlicht wurde, überprüft Vantage den angegebenen E-Mail-Ordner einmal pro Minute.
Vantage verarbeitet jede neue E-Mail wie folgt:
  • Wenn die E-Mail Anhänge enthält, wird ein neuer Vorgang für alle Anhänge der E-Mail erstellt.
  • Wenn der Import des E-Mail-Textes aktiviert ist, wird der E-Mail-Text in HTML konvertiert und demselben Vorgang hinzugefügt. Vantage verarbeitet außerdem eingebettete E-Mails der ersten Ebene und deren Anhänge.
Vantage importiert pro Überprüfung höchstens 50 E-Mails. Wenn mehr als 50 E-Mails anstehen, importiert Vantage die 50 ältesten und ruft die übrigen bei den folgenden Überprüfungen ab.
Wenn der Durchsatz zum Engpass wird, teilen Sie die Verarbeitung auf zwei Skills mit jeweils eigenem E-Mail-Ordner auf, damit zwei Agenten E-Mails parallel abrufen.

Vorgangs-Registrierungsparameter

Vantage speichert die folgenden Daten in den Vorgangs-Registrierungsparametern: ** Vantage speichert nur die E-Mail-Adressen, nicht die Namen des Absenders oder der Empfänger.*
Vantage erstellt keine Parameter mit leeren Werten. Wenn eine E-Mail beispielsweise keinen Betreff hat, enthält der Vorgang keinen EmailSubject-Vorgangs-Registrierungsparameter.
Vantage speichert den Quelltyp (MailImport) und den Namen der Quelldatei in den Dokument-Registrierungsparametern SourceType und SourceFileName. Um Dokument- und Vorgangs-Registrierungsparameter anzuzeigen, fügen Sie die entsprechenden Spalten im Abschnitt Transactions von Skill Monitor hinzu. Vantage exportiert sie außerdem in die JSON-Ausgabedatei, die Sie im Abschnitt Exported Data der Output-Aktivität konfigurieren. Die Vorgangs-Registrierungsparameter sind zudem über die Vantage-API verfügbar. Dateinamen dürfen die folgenden Zeichen nicht enthalten; Vantage ersetzt jedes davon beim Upload der Datei durch einen Unterstrich: / : ? # [ ] @ ! $ & ' ( ) * + , ; = \. Vantage speichert die ursprünglichen Dateinamen in den Dokument-Registrierungsparametern. Rufen Sie sie mit einem Beispielskript für eine benutzerdefinierte Aktivität ab.

Importergebnisse

Wenn das Format eines Anhangs nicht unterstützt wird, schlägt der Vorgang fehl, und die Verarbeitung aller anderen darin enthaltenen Dokumente wird gestoppt. Den genauen Fehler finden Sie im Abschnitt Error log im Skill Monitor. Wenn eine E-Mail keine Anhänge hat und der Import des E-Mail-Textes deaktiviert ist, erstellt Vantage keinen Vorgang, markiert die E-Mail aber trotzdem als verarbeitet. Vantage löscht verarbeitete E-Mails entweder dauerhaft oder verschiebt sie in einen Ordner, den Sie beim Einrichten der Postfachverbindung angeben. E-Mails, die nicht importiert werden können, landen in dem von Ihnen angegebenen Ausnahmeordner.
Wenn eine E-Mail erfolgreich importiert wird, der Vorgang jedoch fehlschlägt, wird die E-Mail im Ordner Processed abgelegt.
Wenn Vantage nicht auf den Importordner zugreifen kann, protokolliert es einen Fehler im Abschnitt Error log im Skill Monitor.

ABBYY Vantage Zugriff auf Microsoft Graph gewähren

Bevor Personen in Ihrer Organisation Sign in with Microsoft Graph verwenden können, muss ein Microsoft 365-Administrator einmalig ein PowerShell-Skript ausführen. Das Skript fügt die ABBYY Vantage-Unternehmensanwendung Ihrem Microsoft Entra-Mandanten hinzu, falls sie dort noch nicht vorhanden ist. Anschließend erteilt es ABBYY Vantage im Namen aller Benutzer des Mandanten die erforderlichen Berechtigungen. Wenn Sie ausschließlich Sign in with Microsoft oder Sign in with other email account verwenden, müssen Sie das Skript nicht ausführen. Zum Ausführen des Skripts benötigen Sie ein Konto, dem in Microsoft Entra ID mindestens die Rolle „Cloudanwendungsadministrator“ zugewiesen ist. Weitere Informationen finden Sie unter Programmgesteuertes Erteilen oder Widerrufen von API-Berechtigungen.
1

Microsoft Graph PowerShell SDK installieren

Falls das SDK noch nicht auf Ihrem Computer installiert ist, installieren Sie es. Weitere Informationen finden Sie unter Installieren des Microsoft Graph PowerShell SDK.
2

Mandanten-ID ermitteln

Kopieren Sie die ID Ihres Microsoft Entra-Mandanten. Weitere Informationen finden Sie unter Ermitteln Ihrer Mandanten-ID.
3

Skript ausführen

Führen Sie in PowerShell das folgende Skript aus. Ersetzen Sie <your-tenant-id> durch Ihre Mandanten-ID. Melden Sie sich bei entsprechender Aufforderung mit Ihrem Administratorkonto an und akzeptieren Sie die von Microsoft Graph PowerShell angeforderten Berechtigungen.
Das Skript erteilt ABBYY Vantage die folgenden delegierten Berechtigungen: openid, profile, email, offline_access, User.Read, Mail.ReadWrite, Mail.ReadWrite.Shared und IMAP.AccessAsUser.All.Besteht für ABBYY Vantage in Ihrem Mandanten bereits eine Berechtigungserteilung, aktualisiert das Skript diese. Sie können das Skript also bedenkenlos erneut ausführen.
Sobald das Skript abgeschlossen ist, können Benutzer in Ihrer Organisation ihre Postfächer über Sign in with Microsoft Graph verbinden.

E-Mail-Import einrichten

1

Input-Aktivität öffnen

Klicken Sie in Ihrem Dokumentverarbeitungsablauf auf den Aktivitätsblock Input. Falls der Ablauf noch keine Input-Aktivität enthält, fügen Sie eine über den Bereich Activities hinzu.
2

E-Mail als zusätzliche Quelle auswählen

Aktivieren Sie im Aktionsbereich Actions die Option Select additional source und wählen Sie Email aus.
Aktionsbereich der Input-Aktivität mit ausgewählter Option Email

Auswahl von E-Mail als zusätzliche Input-Quelle

3

Einstellungen öffnen und Kontotyp auswählen

Klicken Sie auf Settings. Das Dialogfeld Input Settings: Email wird geöffnet. Wählen Sie einen Kontotyp aus und klicken Sie auf Continue.Zur Auswahl stehen die Kontotypen Sign in with Microsoft, Sign in with Microsoft Graph und Sign in with other email account. Sign in with Microsoft Graph wird nur angezeigt, wenn Microsoft Graph für Ihre Umgebung aktiviert ist.
4

Beim Konto anmelden

Melden Sie sich mit einer der folgenden Methoden an. Weitere Informationen finden Sie unter Verbindung mit einem Microsoft-Konto, Verbindung mit Microsoft Graph oder Verbindung mit anderen E-Mail-Konten herstellen.
5

Import- und Ausnahmeordner festlegen

Nach der Anmeldung wird im Dialogfeld der Bereich Select required folders angezeigt. Wählen Sie unter Import folder den Ordner aus, aus dem Vantage E-Mails importieren soll. Wählen Sie unter Exception folder for emails that could not be imported den Ordner für E-Mails aus, die Vantage nicht importieren kann.Sobald Sie den Skill veröffentlicht haben, erstellt Vantage im angegebenen Importordner den Ordner VantageProcessing. E-Mails werden zunächst in diesen Serviceordner verschoben und anschließend von Vantage gemäß Ihren Einstellungen verarbeitet.
Wählen Sie keinen Importordner aus, der bereits von einem anderen Process-Skill in Ihrem Mandanten verwendet wird. Teilen sich mehrere Skills einen Importordner, können Sie nicht steuern, welcher Skill eine bestimmte E-Mail verarbeitet.
6

Aktion für verarbeitete E-Mails auswählen

Wählen Sie unter What to do with successfully imported emails die Option Delete, um verarbeitete E-Mails endgültig zu löschen. Delete ist die Standardeinstellung und erfordert keinen Ordner.Wenn Sie verarbeitete E-Mails behalten möchten, wählen Sie Move to a folder. Daraufhin wird das Pflichtfeld Folder for successfully imported emails angezeigt. Wählen Sie dort den Zielordner für die E-Mails aus.
Abschnitt Folders des Dialogfelds Input Settings: Email, mit ausgewählter Option Move to a folder für erfolgreich importierte E-Mails und angezeigtem Feld Folder for successfully imported emails

Ordner- und Nachverarbeitungseinstellungen im Dialogfeld Input Settings: Email

7

(Optional) Import des E-Mail-Texts aktivieren

Import mail body ist standardmäßig deaktiviert. Aktivieren Sie die Option, um auch den E-Mail-Text zu importieren. Vantage konvertiert den Text in HTML und fügt ihn demselben Vorgang hinzu wie die Anhänge.
8

Speichern

Klicken Sie auf Save. Vantage speichert die Einstellungen und schließt das Dialogfeld.
Wenn Sie den Input-Block auswählen, wird die mit der Aktivität verbundene E-Mail-Adresse im Aktionsbereich Actions angezeigt. Klicken Sie unter der E-Mail-Adresse auf Settings, um die aktuellen Einstellungen für den E-Mail-Import anzuzeigen oder zu ändern. Um die Verbindung zum E-Mail-Konto zu trennen, klicken Sie im Dialogfeld Input Settings: Email auf Sign out. Änderungen an den Einstellungen werden erst wirksam, nachdem der Skill veröffentlicht wurde.
Wenn Sie sich vom E-Mail-Konto abmelden, werden alle Einstellungen zurückgesetzt.

Verbindung mit einem Microsoft-Konto

Wählen Sie im Microsoft-Anmeldedialogfeld Ihr aktuelles Konto aus, wenn Sie bereits angemeldet sind, oder verwenden Sie ein anderes Konto. Nach erfolgreicher Authentifizierung wird das Anmeldedialogfeld geschlossen. Wenn Sie sich zum ersten Mal mit einem Microsoft-Konto anmelden, fordert Vantage Berechtigungen für Folgendes an:
  • Anmeldung bei der App mit einem Geschäfts- oder Schulkonto.
  • Zugriff auf die primäre E‑Mail‑Adresse und grundlegende Benutzerprofildaten.
  • Zugriff auf und Aktualisierung von Benutzerdaten, auch wenn der Benutzer die App nicht verwendet.
  • Zugriff auf, Aktualisierung, Erstellung und Löschung von E‑Mails in den Postfächern des Benutzers (jedoch ohne Versand).
Wenn Sie eine Exchange-Hybridkonfiguration verwenden, verschieben Sie das Postfach von On-Premises zu Exchange Online. Siehe Microsofts Leitfaden zur Postfachmigration.

Verbindung über Microsoft Graph herstellen

Sign in with Microsoft Graph stellt die Verbindung zu einem Microsoft 365-Postfach über die Microsoft Graph API statt über IMAP her. Für Microsoft 365-Postfächer ist dies die empfohlene Option. Sie müssen weder eine Mailserveradresse noch einen Port angeben. Bevor jemand in Ihrer Organisation diese Option nutzen kann, muss Ihr Microsoft 365-Administrator einmalig ein Einrichtungsskript ausführen. Weitere Informationen finden Sie unter ABBYY Vantage Zugriff auf Microsoft Graph gewähren. Melden Sie sich mit dem Microsoft-Konto an, zu dem das Postfach gehört. Nach erfolgreicher Authentifizierung wird das Anmeldedialogfeld geschlossen, und Sie gelangen zur Ordnerauswahl. Microsoft Graph importiert dieselben Anhangsformate wie die anderen Kontotypen und verarbeitet sie auf dieselbe Weise. Wenn die Anmeldung erfolgreich ist, Vantage aber nicht auf das Postfach zugreifen kann, meldet das Dialogfeld den HTTP-Fehler 403. In diesem Fall ist das Konto zwar angemeldet, verfügt aber nicht über die Postfachberechtigung, die Vantage benötigt. Wenn die Option im Dialogfeld Input Settings: Email fehlt, ist Microsoft Graph für Ihre Umgebung nicht aktiviert. Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihr ABBYY-Account-Team.

Verbindung mit anderen E-Mail-Konten herstellen

Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Kennwort, die IMAP-Serveradresse und den IMAP-Port an. Der Standardport ist 993 und muss nur selten geändert werden. Klicken Sie auf Sign in. Wenn Vantage keine Verbindung zum Server herstellen kann, bleibt das Dialogfeld für die Kontoanmeldung geöffnet, und neben den Eingabefeldern wird ein Fehlersymbol angezeigt.
Dialogfeld „Input Settings: Email“ mit Symbolen für Verbindungsfehler

Hinweise auf E-Mail-Verbindungsfehler im Dialogfeld „Input Settings: Email“

Wenn alle Angaben korrekt sind, liegt dem Verbindungsfehler in der Regel eine der folgenden Ursachen zugrunde. Nach erfolgreicher Authentifizierung wird die verbundene E-Mail-Adresse im Dialogfeld Input Settings: Email angezeigt.

Importe deaktivieren

Administratoren können den Dokumentimport aus Skill Monitor deaktivieren. Das Deaktivieren des E-Mail-Imports wirkt sich nicht auf den Dokumentimport über die API aus.

Bereinigung beim Löschen eines Skills

Wenn Sie einen Skill löschen, überwacht Vantage dessen E-Mail-Ordner nicht mehr.