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Si un fournisseur ou une unité commerciale n’a pas été détecté automatiquement lorsqu’une facture a été reconnue, vous pouvez en sélectionner un dans la base de données. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Rechercher… dans le formulaire. La boîte de dialogue Recherche de fournisseur (unité commerciale) s’ouvre. Cette boîte de dialogue permet de rechercher des entrées dans la base de données. Commencez à saisir du texte dans la zone de recherche. Toutes les entrées similaires s’afficheront dans la liste ci-dessous. Tous les champs de l’enregistrement actuel apparaîtront à droite de la boîte de dialogue. Sélectionnez l’enregistrement souhaité à l’aide de la souris ou des touches fléchées, puis cliquez sur le bouton Sélectionner . Les champs de l’enregistrement seront insérés dans les champs du groupe du formulaire. Si vous ne trouvez pas l’entrée souhaitée dans la boîte de dialogue, cliquez sur le bouton Réinitialiser les données pour effacer tous les champs du groupe. Modification des enregistrements actuels et ajout de nouveaux enregistrements de fournisseurs et de bénéficiaires
Cette fonctionnalité doit être activée par l’Administrateur.
Pour saisir des factures, vous avez besoin des informations sur les fournisseurs et les unités commerciales. Les groupes de champs Fournisseur et Unité commerciale sont obligatoires. Le traitement automatique (reconnaissance) des factures par le système commence par la recherche des fournisseurs et des unités commerciales. Pour rechercher ces champs sur les images de factures, le système utilise les informations de votre liste de fournisseurs et d’unités commerciales. Cette liste représente une copie locale d’une base de données externe. Cette copie est synchronisée périodiquement avec la base de données externe. Si vous ne trouvez pas d’enregistrements du fournisseur et de l’unité commerciale dans la copie locale de la base de données, ajoutez-les manuellement. Cela est nécessaire pour que les champs soient détectés automatiquement dans les factures. Si des données changent (par exemple, l’adresse du fournisseur), répercutez ces modifications dans la copie locale de la base de données. Comment ajouter un nouvel enregistrement à une copie locale de la base de données
  1. Cliquez sur Rechercher… dans le formulaire de données pour ouvrir la boîte de dialogue Recherche de fournisseur (unité commerciale).
  2. Cliquez sur Ajouter un enregistrement
  3. Saisissez vos données dans la boîte de dialogue.
  4. Enregistrez les modifications.
  5. Fermez la boîte de dialogue.
Votre enregistrement sera ajouté à la copie locale de la base de données et les champs seront surlignés en vert. Le champ ID du formulaire de données affichera UNKNOWN. Cela signifie que cet enregistrement n’existe pour l’instant que dans la copie locale de la base de données et n’est pas stocké dans la base de données externe. La facture se verra attribuer le statut Exception. Toutes les factures suivantes de ce fournisseur auront le même statut. Dès que le nouvel enregistrement fournisseur sera ajouté à la base de données externe, le champ ID sera renseigné dans toutes les factures suivantes. Comment modifier un enregistrement existant d’une copie locale de la base de données
  1. Cliquez sur Rechercher… dans le formulaire de données pour ouvrir la boîte de dialogue Recherche de fournisseur (unité commerciale).
  2. Cliquez sur Modifier l’enregistrement
  3. Saisissez vos données dans la boîte de dialogue.
  4. Enregistrez les modifications.
  5. Fermez la boîte de dialogue.
Si vous n’utilisez pas de base de données des fournisseurs, ABBYY FlexiCapture utilisera des réseaux neuronaux pour la détection des champs, sauf si les réseaux neuronaux sont désactivés dans les paramètres du programme. Pour plus d’informations, voir Détection des principaux champs.