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Lorsque vous travaillez avec des factures, un opérateur peut vérifier la mise en correspondance des lignes de facture avec les détails de la commande. Pour chaque numéro de commande d’achat trouvé sur une facture, un élément de groupe Commandes d’achat s’affiche. Il contient les éléments suivants :
  • Champ Numéro de commande – affiche le numéro de commande trouvé sur l’image de la commande.
  • Champ Total – affiche le total de la commande trouvé sur l’image de la commande.
  • Case à cocher Commande contrôlée – confirme que les données des champs de facture Numéro de commande et Total sont correctes pour une commande. Ne peut être cochée que manuellement.
  • Bouton Details… – affiche un tableau contenant les lignes de la commande lorsqu’on clique dessus.
Un opérateur peut configurer l’affichage des colonnes dans un tableau en cliquant sur dans le coin gauche du tableau, ou utiliser la fonction de recherche pour trouver du texte dans les champs de l’élément.
Si un simple contrôle visuel suffit pour confirmer que les lignes ont été correctement mises en correspondance, cochez la case Commande contrôlée. Cela confirmera que toutes les lignes de la facture correspondent bien à la commande appropriée. Après une nouvelle vérification des règles pour toutes les lignes (dans Lignes de facture) qui correspondent à un même numéro de commande**,** la case à cocher Est valide sera cochée automatiquement. Pour examiner plus en détail les informations de la commande, un opérateur peut associer manuellement les lignes de commande aux lignes de facture dans Lignes de facture. La mise en correspondance des lignes simplifie la comparaison visuelle, car un opérateur peut voir les lignes en trop et erronées qui ne sont pas mises en correspondance dans Lignes de facture, ainsi que les lignes manquantes (si toutes les lignes du tableau des lignes de commande n’ont pas été mises en correspondance). De plus, la mise en correspondance des lignes peut être définie comme une exigence lors de l’exportation des données de facture. Lors d’un examen détaillé, ouvrez le tableau des lignes de commande en cliquant sur Details…, puis comparez la ligne de commande à la ligne de facture et associez les lignes correspondantes de l’une des deux manières suivantes :
  • Sélectionnez une ligne dans le tableau Lignes de facture et cliquez sur le symbole « + » dans la ligne appropriée du tableau des lignes de commande.
  • Sélectionnez une ligne dans le tableau des lignes de commande et ouvrez le menu contextuel de la ligne appropriée dans Lignes de facture. Choisissez la commande Lier la ligne.
Pour annuler une commande Lier la ligne, choisissez Délier la ligne dans le menu contextuel Lignes de facture.
Après avoir associé une ligne, sa case à cocher Est valide sera cochée, et le champ OrderItemId contiendra l’indice de la ligne de commande associée. Pour les lignes qui n’ont pas été associées, l’opérateur doit renseigner leur champ OrderItemId manuellement.
Si certains numéros de commande n’ont pas été trouvés sur l’image et n’ont donc pas été transférés dans le formulaire de données, cliquez sur le lien Ajouter l’élément ‘Commande d’achat’. Cela ajoutera un élément vide au groupe Commandes d’achat. Renseignez les valeurs des champs Numéro de commande et Total soit en indiquant l’emplacement de ces valeurs sur l’image, soit en les saisissant manuellement au clavier.