請求書がプログラムに取り込まれると、自動的に認識され、その後、一連のバリデーションルールに基づいてチェックされます。ルールの適用後、各請求書にステータスが割り当てられます。
請求書ステータスは、あらかじめ作成されているルールセットに基づいて自動的に割り当てられます (利用可能なルールを参照) 。
Valid ステータスのドキュメントは、検証を行わずにエクスポートできます。
それ以外のステータスの請求書は、まずオペレーターがレビューする必要があります。オペレーターは各ドキュメントを確認し、ルールによって検出されたエラーや警告を修正します。請求書内のエラーや警告が修正されると、そのステータスは Valid に変わります。オペレーターは、自動的に割り当てられたステータスをそのまま受け入れることも、コメントフィールドに理由を記入して手動でステータスを割り当てることもできます。
画像の請求書でプログラムが特定のフィールドを継続的に検出できない場合、オペレーターは現在の画像上で正しいフィールドの位置を示すことで、処理中にプログラムを学習させることができます。
異なるステータスのドキュメントは、その後の処理のために、それぞれ異なる送信先へエクスポートできます。ステータスを変更する際にオペレーターが入力したコメントは、お使いの財務ソフトウェアでも表示されます。
請求書ステータスを無効にすると、次のように変わります。
- Status field と Reason field がデータ フォームから消え、Document Definition エディターで編集できなくなります
- 認識後も Invoice Status 列は空のままになります
これらの変更によって、ドキュメント ステータスに影響する事前定義ルールの動作が妨げられることはありません。
請求書ステータスを無効にすると、ステータスベースのエクスポートは機能しなくなります (エクスポート プロファイルの設定で、Field condition オプションを必ずクリアしてください) 。また、ステータスによってトリガーされるルールも機能しなくなります。
- Document Definition エディターのメイン メニューで、Document Definition → Document Definition Properties… をクリックします。
- 請求書のプロパティ ダイアログで、Document Definition Settings タブをクリックします。
- Additional Fields and Features グループで、Edit… ボタンをクリックします。
- Document Definition Features ダイアログで、Invoice status オプションをオフにします。
オペレーターは、ルールによって生成されたエラーや警告を無視して、請求書にステータスを手動で設定できます。その場合、オペレーターはコメントを入力するか、事前定義の理由の一覧から理由を選択する必要があります。
- Project メニューで、Document Definitions… を選択します。
- 開いたダイアログで、Edit… をクリックします。
- Document Definition メニューで、Document Definition Properties… を選択します。
- 開いたダイアログで、Document Definition Settings タブをクリックします。
- Handling Invoice Output Status グループの横にある Edit… をクリックします。Reasons for Change of Status ダイアログが開きます。
Status リストで項目を選択すると、請求書のステータス変更理由として事前定義された理由の一覧を表示できます。
新しいカスタム理由を追加するには、Add… をクリックします。Reason for Change of Statusダイアログで、新しい理由とそのコードを追加します。
テキストファイルから理由をロードするには、Load… ボタンをクリックします。
ステータス変更の理由として、オペレーターがその場で独自の理由を入力できるようにするには、Operator may enter custom reasons オプションを選択します。
一般に、FCFORINVOICES のエクスポート設定は、FC でのエクスポート設定と変わりません (データエクスポート設定を参照) 。FCFORINVOICES でステータスに応じたエクスポートを設定する詳しい手順については、データエクスポート設定を参照してください。
ルールを表示するには、次の手順を実行します。
- Document Definition メニューで、Document Definition Properties… を選択します。
- 表示されたダイアログで、Rules タブをクリックします。
ルールによって、請求書のステータスが変わる場合があります。
ルールが請求書のステータスに影響するようにするには、ルール名の先頭に (Rejected) または (Exception) という接頭辞を追加します。これらの接頭辞が付いたルールによってエラーが発生すると、検証に失敗した請求書には対応するステータスが割り当てられます。ステータス変更用の接頭辞は、新しいルールの作成時にも、既存のルールの編集時にも追加できます。 