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購買注文書 (PO) は、購入者が売り手に発行する商取引文書で、売り手が購入者に提供する製品やサービスの種類、数量、合意済みの価格を示すものです。請求書は、売り手が購入者に発行する商取引文書で、売り手が購入者に提供した製品やサービスの内容、数量、合意済みの価格を示すものです。 多くの企業では、購買注文書を管理しています。仕入先が発行する請求書には、対応する購買注文書の番号が記載されています。請求書を処理する際には、請求書に記載された製品やサービスを、対応する購買注文書に記載された内容と比較できます。 これは、たとえば、以前に確認済みの購買注文書と一致する請求書については、検証ステージをスキップしたい場合に役立ちます。 デフォルトでは、請求書と購買注文書のマッチングは無効になっています。

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請求書と対応する購買注文書の比較を有効にする

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I. FCFORINVOICES で該当する機能を有効にします。

  1. Project メニューから、Document Definitions… を選択します。
  2. 表示されたダイアログで、Edit… をクリックします。
  3. Document Definition メニューから、Document Definition Properties… を選択します。
  4. 表示されたダイアログで、Document Definition Settings タブをクリックします。
  5. Additional Fields and Features グループの横にある Edit… ボタンをクリックして、Document Definition Features ダイアログを開きます。
  6. 購買注文書とのマッチング オプションを選択します。

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II. 購買注文書のデータベースを接続します。

  1. Document Definitionエディターのメインウィンドウで、Document Definition → Document Definition Properties… を選択します。
  2. 開いたダイアログで、Data Setsタブをクリックします。 データセット とは、データの構造を定義し、データを格納する、または外部データベースから取得するテーブルです。
  3. 一覧から 購買注文書 を選択し、Set Up… をクリックします。 接続するデータの構造を確認してください (PurchaseOrders data setを参照) 。 データベースに該当するテーブルがない場合は、データベースソフトウェアで利用できるツールを使用して、対応するビューを作成する必要があることがあります。
  4. data set (PurchaseOrders) ダイアログで、ODBC互換の購買注文書データベースへの接続に使用する string、使用するデータスキーマを指定し、目的のテーブルまたはデータベースビューを選択します。
  5. データセット内のカラムと外部データベース内のカラムの対応関係を指定します。
これで、プログラムは請求書上の購買注文番号と合計金額を見つけ出し、購買注文書データベースに保存されている値と比較します。

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III. 購買注文書の明細を接続する

必要に応じて、II. 購買注文書のデータベースを接続する の手順 1 と 2 を繰り返して、Document Definition Properties… ダイアログの Data Sets タブを開きます。
  1. リストから PurchaseOrdersItems を選択し、Set Up… をクリックします。 接続したデータの構造を確認してください (PurchaseOrdersItems data set を参照) 。 購買注文書番号は、購買注文書データベースで指定されている番号と一致している必要があります。 data set PurchaseOrders 列は必須です。その他の列はすべて任意です。 データベースにそのようなテーブルがない場合は、データベースソフトウェアのツールを使用して対応するビューを作成する必要があることがあります。
  2. data set (PurchaseOrdersItems) ダイアログで、購買注文書の ODBC 互換データベースへの接続文字列と使用するデータ スキーマを指定し、目的のテーブルまたはデータベースビューを選択します。
  3. データセット内の列と外部データベース内の列の対応関係を指定します。
関連項目: 主要フィールドの検出。

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IV. 請求書の明細の取得を有効にする

追加フィールドをご覧ください。

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V. 比較ルールを設定する

FCFORINVOICES には、いくつかの事前定義ルールが用意されています。管理者は、それぞれのプロジェクトで必要なルールを有効にする必要があります。これは、Document Definition Properties… ダイアログの Rules タブで行えます。
ルール説明保存場所既定の状態
購買注文書番号と合計金額を確認する請求書から取得した注文番号と合計金額が、PurchaseOrders data set 内の注文に対応しているかを確認します。PurchaseOrder有効
請求書の明細を注文項目と照合する請求書内の明細が、購買注文書内の対応する明細に一致しているかを確認します。比較対象と比較方法を指定できます。LineItemsLine items extraction option が有効な場合は有効
請求書の明細数を注文項目数と照合する請求書内の明細数が、対応する購買注文書内の明細数と同じかどうかを確認します。PurchaseOrder無効
請求書の明細が一意の注文項目と照合されているかを確認する請求書内の複数の明細が、購買注文書内の同一の明細に関連付けられていないかを確認します。PurchaseOrder無効
照合済みの注文項目を収集する (項目レベルでの PO Matching を正しく機能させるために必要)対応する請求書の明細にすでに関連付けられている PO の明細の一覧を作成します。手動で比較する場合、Operator には、購買注文書内でまだ一致が見つかっていない請求書の明細のみが表示されます。PurchaseOrder有効

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請求書の明細を購買注文書と比較する

FCFORINVOICES では、複数の比較方法を利用できます。
  • 請求書の番号と合計金額を、購買注文書の対応する項目と比較できます (請求書ヘッダー比較)
  • 請求書の明細を、購買注文書の明細と比較できます (請求書明細比較) 。

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請求書の項目と購買注文書の項目の比較

購買注文書とのマッチングが選択されている場合、請求書を確認するときに、データ フォームに購買注文書グループが表示されます。 請求書で見つかった各購買注文書について、次の内容で構成されるグループ要素が表示されます。
  • 注文番号
  • 合計金額
  • **詳細…**ボタン
  • 注文の確認済みチェックボックス
**詳細…**をクリックすると、購買注文書の詳細 (Administrator が対応する PO 詳細データベースを接続している場合) が文書画像ウィンドウの下部に表示されるため、請求書の項目と購買注文書の項目を簡単に比較できます。 請求書が購買注文書と一致していることを確認するには、Operator は注文の確認済みチェックボックスを選択できます。このチェックボックスは手動でのみ選択できます。これを選択すると、Operator が請求書の注文番号および合計金額field の値を購買注文書の対応する値と比較し、一致を確認したことを示します。Operator によって一致が確認されると、これらの field の値は rule によって自動的にチェックされなくなります。 注文が画像上で検出されず、データ フォームにも表示されていない場合は、購買注文書グループの下部にある**‘Purchase Order’ インスタンスを追加リンクをクリックします。空の要素が購買注文書グループに追加されます。画像上の値を選択するか手動で入力して、注文番号および合計金額**field の値を入力します。入力した値は、PO データベースに対して rule により自動的にチェックされます。

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明細ごとの比較

請求書を対応する購買注文書と照合するには、請求書から抽出した明細を使用できます。Operator は、各請求書明細に対応する適切な PO 明細を選択する必要がある場合もあります。 明細の抽出が有効になっている場合は、データ フォームに 明細 グループが表示されます。このグループには、請求書画像から抽出された明細が含まれます。 FC は、請求書の明細と対応する PO 明細を自動的に照合します。項目を手動で照合するには、Operator は OrderItemId 列内のボタンをクリックし、表示されたリストから目的の PO 明細を選択する必要があります。 請求書の明細を購買注文書の明細と照合できないものの、その明細が有効である場合は、Operator はその明細の 有効 チェックボックスを選択する必要があります。 Administrator の設定に応じて、次のルールチェックが実行されます。
  • 購買注文書の明細数は、その注文に関連付けられた請求書明細の数と一致している必要があります。
  • すべての請求書明細は、それぞれ異なる PO 明細と照合されているか、または Operator によって有効としてマークされている必要があります。