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Wenn ein Vendor oder ein Geschäftsbereich beim Erkennen einer invoice nicht automatisch erkannt wurde, können Sie den entsprechenden Eintrag aus der Datenbank auswählen. Klicken Sie dazu im Formular auf die Schaltfläche Find…. Das Dialogfeld Lookup for Vendor (Business Unit) wird geöffnet. In diesem Dialogfeld können Sie nach Einträgen in der Datenbank suchen. Beginnen Sie mit der Eingabe in das Suchfeld. Alle ähnlichen Einträge werden in der Liste darunter angezeigt. Alle Felder des aktuellen Datensatzes erscheinen auf der rechten Seite des Dialogfelds. Wählen Sie den gewünschten Datensatz mit der Maus oder den Pfeiltasten aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Select . Die Felder aus dem Datensatz werden in die Felder der Gruppe im Formular eingefügt. Wenn Sie den gewünschten Eintrag im Dialogfeld nicht finden, klicken Sie auf die Schaltfläche Reset Data , um alle Felder in der Gruppe zu löschen. Vorhandene Datensätze bearbeiten und neue Datensätze für Vendors und Empfänger hinzufügen
Diese Funktion muss vom Administrator aktiviert werden.
Zum Erfassen von invoices benötigen Sie Informationen zu Vendors und Geschäftsbereichen. Die Feldgruppen Vendor und Geschäftsbereich sind erforderlich. Das System beginnt die automatische Verarbeitung (Erkennung) von invoices mit der Suche nach Vendors und Geschäftsbereichen. Für die Suche nach diesen Feldern auf invoice-Bildern werden die Informationen aus Ihrer Liste von Vendors und Geschäftsbereichen verwendet. Diese Liste ist eine lokale Kopie einer externen Datenbank. Diese Kopie wird in regelmäßigen Abständen mit der externen Datenbank synchronisiert. Wenn Sie in der lokalen Datenbankkopie keine Datensätze zu Vendor und Geschäftsbereich finden konnten, fügen Sie diese manuell hinzu. Dies ist erforderlich, damit Felder in invoices automatisch gefunden werden. Wenn sich Daten ändern (zum Beispiel die Vendor-Adresse), übernehmen Sie diese Änderungen in die lokale Datenbankkopie. So fügen Sie einen neuen Datensatz zu einer lokalen Datenbankkopie hinzu
  1. Klicken Sie im Datenformular auf Find…, um das Dialogfeld Lookup for Vendor (Business Unit) zu öffnen.
  2. Klicken Sie auf Add Record
  3. Geben Sie Ihre Daten in das Dialogfeld ein.
  4. Speichern Sie die Änderungen.
  5. Schließen Sie das Dialogfeld.
Ihr Datensatz wird zur lokalen Datenbankkopie hinzugefügt; die Felder werden grün hervorgehoben. Das Feld Id im Datenformular zeigt UNKNOWN an. Das bedeutet, dass dieser Datensatz momentan nur in der lokalen Datenbankkopie vorhanden ist und nicht in der externen Datenbank gespeichert ist. Der invoice wird der Status Exception zugewiesen. Alle nachfolgenden invoices dieses Vendors haben denselben Status. Sobald der neue Vendor-Datensatz in die externe Datenbank aufgenommen wurde, wird das Feld Id in allen nachfolgenden invoices ausgefüllt. So bearbeiten Sie einen vorhandenen Datensatz in einer lokalen Datenbankkopie
  1. Klicken Sie im Datenformular auf Find…, um das Dialogfeld Look Up Vendor (Business Unit) zu öffnen.
  2. Klicken Sie auf Edit record
  3. Geben Sie Ihre Daten in das Dialogfeld ein.
  4. Speichern Sie die Änderungen.
  5. Schließen Sie das Dialogfeld.
Wenn Sie keine Vendor-Datenbank verwenden, nutzt ABBYY FlexiCapture neuronale Netze zur Felderkennung, sofern neuronale Netze nicht in den Programmeinstellungen deaktiviert sind. Weitere Informationen finden Sie unter Erkennen der Hauptfelder.