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Maschinenlesbare Formulare sind für die automatisierte Dateneingabe konzipiert, d. h., das Programm sollte die zu erfassenden Daten leicht von den nicht erkennbaren Formularelementen wie Feldgrenzen, Textmarkierungen, Hintergründen oder erläuterndem Text unterscheiden können. Dies lässt sich auf zwei Arten erreichen:
  1. Das Formular muss so gestaltet sein, dass die Feldgrenzen, der Hintergrund und die Textmarkierungen nach dem Scannen verschwinden, oder
  2. Das Formular muss so gestaltet sein, dass die Feldgrenzen, der Hintergrund und die Textmarkierungen nach dem Scannen deutlich hervortreten.
Wird der erste Ansatz verwendet, bleiben nach dem Scannen nur die Anker, der erläuternde Text und die eingegebenen Daten auf dem Formular erhalten. Dadurch muss das Programm die Daten nicht von den Formularelementen trennen, was die Erkennung einfacher und zuverlässiger macht. In diesem Fall werden die folgenden Formulartypen verwendet: Dropout-Formulare, Schwarz-Weiß-Formulare mit Rasterhintergründen, Schwarz-Weiß-Formulare mit Rasterrahmen und lineare Schwarz-Weiß-Formulare. Wird der zweite Ansatz verwendet, bleiben nach dem Scannen die Anker, der erläuternde Text, die eingegebenen Daten sowie die Textmarkierungen und Feldgrenzen auf dem Formular erhalten. Das Programm sucht nach Informationen, die von Feldgrenzen und Textmarkierungen umgeben sind. Fehlen diese Formularelemente, wird die Erkennungsqualität beeinträchtigt. In diesem Fall werden lineare Schwarz-Weiß-Formulare verwendet.