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Para formar un conjunto de documentos, debe crear una nueva Definición de Document. Las secciones de esta Definición de Document estarán compuestas por Definiciones de Document existentes y por sus propias secciones. Las Definiciones de Document existentes, es decir, las Definiciones de Document de documentos individuales ya creadas y depuradas, se seleccionan al crear la Definición de Document para un conjunto de documentos, mientras que sus propias secciones pueden añadirse al depurar la Definición de Document del conjunto de documentos. Además, al crear la Definición de Document para un conjunto de documentos, puede añadir una sección de resumen, lo que permite verificar el conjunto de documentos como una única unidad.

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Creación de una Definición de Document para un conjunto de documentos

  1. Abra el menú Project y haga clic en Definiciones de Document… (Ctrl + T).
  2. En el cuadro de diálogo Definiciones de Document, haga clic en el botón Nuevo…
  3. En el cuadro de diálogo Crear nueva Definición de Document, seleccione la opción Conjunto de documentos y, en la lista inferior, seleccione las Definiciones de Document de los documentos que desea incluir en el conjunto de documentos. Estas Definiciones de Document pasarán a ser secciones de la Definición de Document del conjunto de documentos.
  4. Opcionalmente, active la opción Agregar sección de resumen… (consulte más abajo los detalles). Haga clic en Siguiente.
  5. En el cuadro de diálogo que se abre, especifique un nombre para el conjunto de documentos e introduzca una descripción (el nombre es obligatorio y la descripción es opcional). Haga clic en Finalizar.
La nueva Definición de Document se abrirá en el editor de Definición de Document, y todas las secciones que haya agregado a la Definición de Document se mostrarán en el panel Estructura del documento, incluida la sección de resumen. Las secciones creadas a partir de Definiciones de Document existentes solo contendrán campos de índice de las Definiciones de Document originales. También puede agregar más Definiciones de Document como secciones a la Definición de Document del conjunto de documentos. Para ello, en el editor de Definición de Document, haga clic en Definición de Document → Add Link to Document… Para agregar una sección de resumen, haga clic en Definición de Document → Agregar sección de resumen…
Si agrega o elimina campos de índice al editar una Definición de Document de conjunto de documentos, tendrá que actualizarlos; de lo contrario, no se mostrarán correctamente. Para ello, haga clic con el botón derecho en el elemento y, en el menú contextual, haga clic en Actualizar campos de índice.
Puede cambiar el orden de las secciones en la Definición de Document en la pestaña Assembly del cuadro de diálogo de propiedades de la Definición de Document.
Puede elegir si desea mostrar o no una sección en la sección de resumen activando o desactivando la opción Mostrar en verificación en el cuadro de diálogo de propiedades de la sección.

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Sección de resumen

Una sección de resumen es una sección de la Definición de Document que muestra todos los campos principales de un conjunto de documentos. Esto facilita enormemente que los Operadores verifiquen los documentos de un conjunto, ya que pueden ver todos los errores y los datos con baja confianza en un solo lugar. Además, los Operadores solo tendrán que abrir los documentos que puedan contener errores. Una sección de resumen:
  • No contiene páginas ni imágenes.
  • No afecta a la forma en que se aplica la Definición de Document.
  • Normalmente contiene enlaces a campos existentes de los documentos del conjunto.
Para agregar una sección de resumen a una Definición de Document, ábrula en el editor de Definición de Document y haga clic en Document Definition → Agregar sección de resumen… En el cuadro de diálogo que se abre, especifique un nombre para la sección de resumen y proporcione una descripción (opcional). La nueva sección de resumen se mostrará en el panel Estructura del documento. Las reglas habilitadas en la Definición de Document afectarán a los campos de la sección de resumen como si fueran campos de secciones normales.

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Mostrar campos de documentos repetidos de un conjunto

Si en su conjunto se permiten repeticiones de ciertos tipos de documentos, la información extraída de ellos puede mostrarse en una sección de resumen como un grupo repetido o una tabla. Por ejemplo, un operador trabaja con una solicitud de préstamo que contiene varios ID: el ID de un prestatario, el de su esposa y el de un garante. En este conjunto de documentos, el ID indica un tipo de documento repetido. Si crea un grupo de campos que haga referencia a estos documentos, también será un grupo repetido, lo que le permitirá presentarlo en forma de tabla. En este caso, al reconocer documentos, todos los datos se mostrarán cómodamente en un formulario de datos, donde cada documento se presentará como una fila de la tabla. Esto permitirá al operador ver de inmediato toda la información necesaria sin tener que abrir todos los documentos uno por uno, lo que reducirá significativamente el tiempo dedicado a la verificación. Para ir a la imagen y al formulario de datos del documento original, haga doble clic en la celda de la tabla o seleccione el comando Ir al campo original en el menú contextual. Cuando el operador agrega documentos de este tipo al conjunto, la fila correspondiente se añade a la tabla. Cuando elimina un documento o lo mueve a otro conjunto, la fila se elimina.

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Mostrar como tabla los campos de documentos repetidos de un conjunto

Para configurar la visualización como tabla de los campos de los documentos repetidos de un conjunto, agregue un grupo que haga referencia a uno de los documentos del conjunto en una sección de resumen. Si el documento es repetitivo (es decir, se repite más de una vez), el grupo también pasará a ser repetitivo. Después, el usuario debe agregar a este grupo los campos del documento que quiera mostrar en forma de tabla en la sección de resumen.
  1. Agregue una sección de resumen (Document Definition → Agregar sección de resumen…).
  2. En la pestaña Assembly de la configuración del conjunto de documentos, establezca la repetición del documento correspondiente.
  3. En la sección de resumen, configure el grupo de campos que hace referencia al documento. Para ello, seleccione Create Field → Link to Existing Field en el menú contextual de la sección de resumen y especifique el documento. Si el documento se repite más de una vez, el grupo también será repetitivo.
  4. En el grupo, cree vínculos a los campos del documento seleccionado durante la creación del grupo (Create Field → Link to Existing Field) y especifique los campos que se mostrarán en la tabla. Solo se pueden agregar al grupo campos simples. Esto incluye campos de texto e imágenes sin repeticiones ni subgrupos.
  5. Si desea configurar la visualización de campos como tabla, seleccione el grupo de campos resultante en la estructura del documento. En el formulario de datos, el grupo se resaltará con un rectángulo verde. Haga clic con el botón derecho en el rectángulo y seleccione Show as Table.
Si agrega o elimina un documento de un conjunto, la línea correspondiente también se agregará o eliminará de la tabla.

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Ensamblaje automático de conjuntos de documentos

Las reglas de ensamblaje para los conjuntos de documentos se crean de forma similar a las reglas de ensamblaje para documentos con varias secciones. Un documento reconocido se añadirá automáticamente a un conjunto de documentos (a) si es el primer documento de uno de los conjuntos de documentos y está habilitada la comprobación del orden de los conjuntos de documentos y las secciones, o (b) si este documento pertenece a un único conjunto de documentos. Los documentos siguientes se añadirán a este conjunto de documentos según las reglas de ensamblaje.