FCFORINVOICES では、データセットを ODBC 対応データベースに接続し (ベンダーおよび事業部門データベースの使用を参照) 、データを一度ロードすることも、一定の間隔で外部データベースのデータを使用してデータセットを更新することもできます (データセットの更新を参照) 。
したがって、最初の手順として、Microsoft Access、Microsoft SQL Server、Oracle などの ODBC 対応データベースに外部データを配置する必要があります。
請求書上でベンダー (または事業部門) が検出された結果として取得する必要がある値を持つ、外部のベンダー (または事業部門) データベース内の field を特定することが重要です。この field (または複数の field の組み合わせ) は、データセットの一意キーにする必要があります。
事業部門データセットの一意キーは Id field です (BusinessUnits データセット を参照) 。ユーザーの観点では、この field は、指定した請求書の発行先である事業部門を FCFORINVOICES が検出した結果です。
ベンダー データセットの一意キーは、指定した請求書を発行したベンダーを FCFORINVOICES が検出した結果として、外部情報システムに渡される値である必要があります。1 つのベンダー テーブルを使用する場合、一意キーはデータセットの Id field に関連付ける必要があります。この値は、請求書内でベンダーが検出されたときに外部情報システムへ渡されます。
1 つのプロジェクト内で、自社の複数の事業部門宛てに発行された請求書を処理する予定であり、各事業部門がそれぞれ独自のベンダー データベースを持っている場合は、各事業部門の一意キーを Vendors データセット の BusinessUnitId 列 に関連付け、各ベンダーのキーを Vendors データセット の Id 列 に関連付ける必要があります。したがって、ベンダーが検出されたときに外部情報システムへ渡されるベンダー record の一意キーは、Id と BusinessUnitId の値の組み合わせになります (Vendors データセット を参照) 。
以下では、事業部門でも状況はまったく同じであるため、ベンダーの検出だけを取り上げます。
record の一意キーは、ベンダー検出に使用される parameters の一意な組み合わせを定めるものでなければなりません。外部情報システムでは、請求書に記載されている、またはベンダー検出に使用されている parameters よりも多くの parameters に基づいて、ベンダー record を一意と見なすことがよくあります。
たとえば、ベンダー My Company Name Ltd. が米ドル建ての請求書を発行した場合、外部情報システムは MCN_USD identifier を受け取ることを想定している一方、同じ会社がユーロ建ての請求書を発行した場合は MCN_EUR identifier を受け取ることを想定していることがあります。通貨は請求書に記載されているため (MCN_USD を返すべき場合と MCN_EUR identifier を返すべき場合は区別できます) が、通貨はベンダー検出には使用されません。
そのため、ベンダー検出メカニズムは MCN_USD と MCN_EUR のどちらを選ぶべきか判断できません。
このような場合は、MCN_USD と MCN_EUR の両方に対応し、ベンダー検出時に返される MCN identifier を作成してください。次に、指定した請求書の通貨に応じて MCN_USD と MCN_EUR のどちらを使用するかを選択する rule を Document Definition 内に作成できます。
一般化すると、ベンダー record の一意 identifier には、会社名、会社住所、税務識別番号 (VATID、NationalVATID) 、IBAN (Vendors データセット を参照) など、ベンダー検出に使用される parameters の一意なセットが必要です。そうして初めて、ベンダー検出メカニズムは請求書に対して正しいベンダー record を選択できます。
その後、プログラムは追加の field を取り込み、Document Definition 内の rules を使用して結果を微調整し、必要な値を取得できます。
データセット内の複数値列
データセットでは、1 つの会社レコードの 1 つの論理列に対して複数の値を保存できます。
複数の値を保存する必要があるのは、会社名や住所などの会社パラメーターが請求書ごとに異なる場合があるためです (たとえば、“My Company Name” と “MCN Ltd.” のようなケースです) 。しかし、会社を確実に検出するには、データセット内のテキストが請求書画像から取得したテキストとできるだけ近く一致している必要があります。また、会社が複数の銀行口座やその他の属性を持つこともあります。
データセット の複数値列は、同じ情報を異なる書き方で表した値を保存するために使用してください。たとえば、“Karl Marx Street” と “K. Marx str.” は、同じ住所の 2 つの異なる表記です。一方、ロンドンとベルリンにある会社の支店は、それぞれ別のレコードにする必要があります。
| データセットの一意キー* | Name1 | Name2 | … | NameN | … |
|---|
| 1 | My Company Name | MCN Ltd. | … | <empty value> | … |
| 2 | The Second Company, Inc. | S-Company | … | <empty value> | … |
| … | … | … | … | … | … |
| データセット内の一意キーに対応する列* | Name | … |
|---|
| 1 | My Company Name | … |
| 1 | MCN Ltd. | … |
| … | … | … |
| N | <empty value> | … |
| 2 | The Second Company, Inc. | … |
| 2 | S-Company | … |
| … | … | … |
| N | <empty value> | … |
| … | … | … |
