ベンダーまたは事業部門のデータベースを接続する
ベンダー データベースと事業部門データベースは同じ方法で接続します。1
Document Definitions ダイアログを開く
Project メニューを開き、Document Definitions… をクリックします。
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Document Definition を編集する
開いたダイアログで Edit… ボタンをクリックします。
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Document Definition のプロパティを開く
Document Definition メニューを開き、Document Definition Properties… をクリックします。
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Data Sets タブを開く
開いたダイアログで Data Sets タブを開きます。
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データ セットを開く
BusinessUnits (または Vendors) の行をダブルクリックするか、Set Up… ボタンをクリックします。Data Set ダイアログが開きます。データ セットは基本的に、変更できない固定の列と型を持つデータのテーブルです。各データ セット列を外部データベースの列に対応付けます。データベースに必要なデータを含むテーブルがない場合は、そのデータを含むビューを作成し、そのビューをテーブルとして指定してください。
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ソースを選択する
Source ドロップダウンリストから Database を選択します。データ セットの更新にスクリプトを使用する予定がある場合にのみ、Script ソース型を選択してください。詳しくは、データ セットの更新を参照してください。
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接続文字列を指定する
データベース接続文字列を指定します。プロジェクトの既存の環境変数を 1 つ選択することも、Specify… ボタンをクリックして新しい文字列を定義することもできます。プロジェクトの環境変数を使用すると、Document Definition を編集しなくても、プロジェクトを移動して同じ構造のデータベースに接続できます。
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スキーマとテーブルを選択する
Data schema と Database table を選択します。
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列を対応付ける
データ セットの列を、外部データベース内の対応する列に対応付けます。各データ セット列について、対応する外部データベース列または値を指定できます。Match fields リストには、次の項目が含まれます。
- データ セット内の列名。
- 外部データベース内の対応する列。
- Found 列。データ セットの field とデータベース列の対応付けが確立されると、チェックマークが表示されます。
- Normalization 列。値に使用される正規化の種類が表示されます。
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カスタム列を追加する（任意）
Add… ボタンを使用して、データ セットにカスタム列を追加し、外部データベース内の対応する列を指定します。Edit… ボタンと Delete ボタンを使用して複合列を管理します。事前定義列 (ロック アイコンで示されます) は削除できません。
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更新間隔を設定する
自動更新が必要な場合は、データ セットでデータベースの更新間隔を指定します。
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スクリプト検証を有効にする（任意）
スクリプトを使用してレコードを検証するには、Check records using scripts オプションを有効にします。詳しくは、データ セット検証スクリプトを参照してください。
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変更を保存する
変更を保存します。
データ セット列をデータベース列に対応付ける
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列マッピングを開く
Match fields リストで列を選択し、Edit… ボタンをクリックします。Data Set Column Mapping ダイアログが開きます。
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データベース列を選択する
Database columns リストから一致するデータベース列を選択します。データセットの列に一致する列がデータベースにない場合は、Vendors data set および BusinessUnits data set のセクションを参照してください。
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複数値の設定（オプション）
同じベンダーの請求書に異なる会社名や住所が含まれる場合があります。複数の値が同じベンダー (同じ VATID) に対応する場合は、外部データベースのテーブルまたはビュー内の異なる列 (Name1、Name2、Address1、…、AddressN など) に配置します。その後、リストから Several columns… を選択し、データセットの列に一致するデータベース列を任意の数指定できます。外部データベースには会社名または住所の値が 1 つしか含まれていない場合がありますが、これらのfieldは請求書上で複数の一般的な候補を持つことがあります。最高の検出品質を得るには、請求書上のこれらのfieldのテキストを、データセット内の対応するテキストにできるだけ近づける必要があります。詳細については、データセット内の multiple-value columns を参照してください。複数の列を作成するには、Max variant count ボックスでfieldに許可される列数を指定します。オペレーターは後でこれらの列に値を追加できます。指定した数が実際の列数より少ない場合は、データセットの更新時に自動的に増加します。指定した数が実際の列数より多い場合は、空の列が追加されます。
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正規化の種類を選択する
列内のデータの種類に最も適したエントリを Normalization リストから選択します。詳細については、データセット内の値の正規化 を参照してください。必要に応じて Store normalized value オプションを有効にします。
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Cannot be empty オプションを設定する
必要に応じて Cannot be empty オプションを有効にします。このオプションは、列に値が含まれている必要があることをプログラムに指示します。列に値が含まれていない場合、レコードは無効としてマークされます。Cannot be empty は、以下の両方が当てはまる場合に BusinessUnitId 列に対してデフォルトで有効になります。Document Definition に外部データベースをソースとする Vendors データセットが含まれており、ベンダー fieldの値が 事業部門 fieldの値に依存する場合です。Vendors データセットが別のソースを使用している場合は、このオプションを手動で有効にしてください。
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マッピングを保存する
Data Set Column Mapping ダイアログで変更を保存します。
Data Sets タブ
すべてのデータ セットは Data Sets タブに一覧表示され、次の列があります。
一覧の右側にあるボタンを使って、データ セットを管理できます。
Vendors と BusinessUnits のデータ セットはプロジェクト内に保存され、時間の経過とともにデータが変化する可能性のある外部データベースと同期する必要があります。同期はプロジェクトを開いたときに実行されますが、前回の同期からの経過時間が指定された更新期間を超えている場合に限られます。詳細については、データ セットの更新を参照してください。
データ セットレコードの表示と編集
データ セットを表示または編集するには、Document Definition のプロパティダイアログの Data Sets タブでデータ セットを選択し、View… ボタンをクリックします。 すべてのレコードは、3 つのレコードグループのいずれかに属しています。表示するレコードグループは、Record group ドロップダウンリストから選択できます。
Set… ボタンをクリックすると、リスト内のいずれかの列の値でレコードを並べ替えたり、フィルタリングしたりできます。Reset ボタンをクリックすると、フィルターは無効になります。新しく追加または編集したレコードに並べ替えやフィルタリングを適用するには、フィルターを再設定してください。
レコードグループごとに、使用できる操作は異なります。
- レコードの追加と編集は、主キー オプションが有効な場合にのみ可能です。既定のデータ セット PurchaseOrders と PurchaseOrderItems のレコードは追加または編集できません。
ボタンと 
ボタンを使用してレコードを管理できます。
データベース チェック ルール
Invoice Document Definition には、ベンダーおよびビジネス ユニットの field グループ内のデータをデータベースと照合するためのルールが含まれています。これらは標準のデータベース チェック型ルールで、 (却下済み) ベンダーがデータベース内に見つかる必要があります および (却下済み) ビジネス ユニットがデータベース内に見つかる必要があります という名前です。リスト内でルールを見つける方法については、ルールを参照してください。 これらのルールのプロパティを確認すると、ベンダーおよびビジネス ユニットグループ内の各 field がどのようにチェックされるかを確認できます。- どの fields がデータ セット内の レコード (つまり、データベース内の レコード) と完全に一致する必要があるか。
- どの fields は完全に一致していなくてもよいか。
- どの fields が単にデータベースからコピーされるだけか。